Điều 155 Luật nhà ở 2023: Sử dụng kinh phí bảo trì của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu
Bình luận ngắn gọn về Điều 155 Luật Nhà ở 2023: nguyên tắc, điều kiện sử dụng và lưu ý thực tiễn về kinh phí bảo trì chung cư.
Điều 155. Sử dụng kinh phí bảo trì của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu
1. Kinh phí bảo trì chỉ được sử dụng để bảo trì, thay thế các hạng mục, trang thiết bị thuộc phần sở hữu chung của nhà chung cư theo kế hoạch bảo trì được Hội nghị nhà chung cư thông qua. Ban quản trị nhà chung cư không được sử dụng kinh phí bảo trì này vào mục đích quản lý vận hành nhà chung cư và các mục đích khác. Trường hợp nhà chung cư phải phá dỡ theo quy định của Luật này mà kinh phí bảo trì chưa sử dụng hết thì được sử dụng để hỗ trợ tái định cư hoặc đưa vào quỹ bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư mới sau khi được xây dựng lại.
2. Việc sử dụng kinh phí bảo trì phải có hóa đơn, chứng từ và phải báo cáo Hội nghị nhà chung cư.
3. Trường hợp sử dụng hết kinh phí bảo trì đã đóng thì các chủ sở hữu nhà chung cư có trách nhiệm đóng kinh phí bảo trì khi thực hiện bảo trì theo kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua hoặc khi xuất hiện hạng mục, trang thiết bị cần bảo trì đột xuất.
4. Trường hợp nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp mà phân chia được riêng biệt các khu chức năng khác nhau trong cùng một tòa nhà chung cư bao gồm khu chức năng căn hộ, khu chức năng kinh doanh dịch vụ và mỗi khu chức năng này có phần sở hữu chung được tách biệt với phần sở hữu chung của cả tòa nhà chung cư, được quản lý vận hành độc lập thì chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở và người mua, thuê mua căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, thuê mua hoặc lập phụ lục hợp đồng về việc phân chia tỷ lệ kinh phí bảo trì thành nhiều phần để quản lý, sử dụng.
Việc thỏa thuận phân chia tỷ lệ kinh phí bảo trì quy định tại khoản này được tính theo nguyên tắc tỷ lệ phần trăm diện tích sàn xây dựng của từng khu chức năng trong tòa nhà chung cư trên tổng diện tích sàn xây dựng của tòa nhà chung cư đó.
5. Việc quản lý kinh phí bảo trì quy định tại khoản 4 Điều này được thực hiện như sau:
a) Đối với kinh phí bảo trì của tòa nhà chung cư và phần sở hữu chung của khu căn hộ thì chuyển vào tài khoản do Ban quản trị nhà chung cư lập theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 153 của Luật này để quản lý, sử dụng;
b) Đối với phần kinh phí bảo trì của khu kinh doanh dịch vụ thì chủ sở hữu khu kinh doanh dịch vụ tự quản lý, sử dụng để bảo trì phần sở hữu chung của khu chức năng này.
6. Đối với nhà chung cư không bắt buộc thành lập Ban quản trị nhà chung cư theo quy định của Luật này thì chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư thống nhất cử người đại diện quản lý tài khoản kinh phí bảo trì, việc sử dụng kinh phí bảo trì.
Ý nghĩa của quy định
Điều 155 hướng tới việc bảo vệ tính mục đích riêng của kinh phí bảo trì nhà chung cư. Đây không phải là nguồn chi thường xuyên cho hoạt động vận hành, mà là khoản tiền dành riêng để duy tu, sửa chữa, thay thế các hạng mục thuộc phần sở hữu chung nhằm bảo đảm an toàn và giá trị sử dụng của tòa nhà.
Quy định này đồng thời phản ánh nguyên tắc quản lý minh bạch: tiền bảo trì do cư dân đóng góp phải được quản lý tách bạch, sử dụng đúng kế hoạch và chịu giám sát của Hội nghị nhà chung cư. Vì vậy, điều khoản này là cơ sở pháp lý để ngăn tình trạng lạm dụng quỹ, chi sai mục đích hoặc thiếu công khai trong quản trị chung cư.
Điểm cốt lõi khi áp dụng
Điều kiện để kích hoạt việc chi quỹ bảo trì là phải có hạng mục, thiết bị thuộc phần sở hữu chung cần bảo trì theo kế hoạch đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua. Chỉ những khoản chi phục vụ trực tiếp cho bảo trì, thay thế đúng đối tượng mới hợp lệ. Mọi khoản chi cho quản lý vận hành, dịch vụ thường xuyên hay mục đích khác đều không thuộc phạm vi điều luật này.
Việc sử dụng quỹ phải gắn với hóa đơn, chứng từ và nghĩa vụ báo cáo trước Hội nghị nhà chung cư. Đây là yêu cầu bắt buộc để xác định tính hợp lệ của khoản chi và trách nhiệm giải trình của Ban quản trị. Trên thực tế, thiếu chứng từ hoặc không báo cáo đúng sẽ làm phát sinh tranh chấp, thậm chí bị xem xét trách nhiệm quản lý.
Các tình huống đặc thù
Trường hợp nhà chung cư phải phá dỡ mà kinh phí bảo trì còn dư, khoản tiền này không bị “bỏ trống” mà được dùng để hỗ trợ tái định cư hoặc chuyển vào quỹ bảo trì của nhà chung cư mới sau khi xây dựng lại. Cách xử lý này bảo đảm nguồn tiền tiếp tục phục vụ lợi ích chung của cộng đồng cư dân, thay vì dừng lại ở trạng thái tồn quỹ không sử dụng.
Đối với chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp, nếu các khu chức năng được phân chia riêng biệt và quản lý độc lập, kinh phí bảo trì được tách thành nhiều phần theo tỷ lệ diện tích sàn xây dựng. Đây là điểm rất quan trọng vì tránh tình trạng khu căn hộ phải gánh chi phí cho khu kinh doanh dịch vụ hoặc ngược lại.
Với nhà chung cư không bắt buộc thành lập Ban quản trị, chủ sở hữu và người sử dụng phải thống nhất cử người đại diện quản lý tài khoản và việc sử dụng kinh phí bảo trì. Trong trường hợp này, dù không có Ban quản trị, nguyên tắc tách bạch, minh bạch và đúng mục đích vẫn phải được bảo đảm đầy đủ.
Những hiểu sai thường gặp
Một nhầm lẫn phổ biến là coi kinh phí bảo trì như nguồn tài chính chung để bù đắp mọi thiếu hụt của chung cư. Cách hiểu này không đúng, vì quỹ bảo trì chỉ phục vụ bảo trì phần sở hữu chung, không dùng để thanh toán chi phí vận hành hoặc chi tiêu hành chính.
Nhầm lẫn thứ hai là cho rằng Ban quản trị có quyền quyết định tuyệt đối đối với quỹ bảo trì. Thực tế, quyền này bị giới hạn bởi kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua, cùng nghĩa vụ công khai chứng từ và báo cáo. Vì vậy, Ban quản trị chỉ là chủ thể quản lý, không phải chủ sở hữu tùy ý sử dụng khoản tiền này.
Lưu ý thực tiễn
Khi áp dụng Điều 155, cần ưu tiên kiểm tra ba yếu tố: đúng đối tượng chi, đúng thẩm quyền quyết định và đúng hồ sơ chứng từ. Chỉ cần thiếu một trong ba yếu tố này, rủi ro tranh chấp và trách nhiệm pháp lý sẽ tăng đáng kể.
Trong thực tiễn, việc quy định rõ tỷ lệ phân chia quỹ, cơ chế lập kế hoạch bảo trì và chế độ báo cáo ngay từ đầu sẽ hạn chế xung đột giữa chủ đầu tư, Ban quản trị và cư dân. Điều 155 vì vậy không chỉ là quy định về chi tiêu, mà còn là chuẩn mực quản trị tài chính minh bạch trong nhà chung cư.