Điều 120 Luật nhà ở 2023: Lưu trữ, bàn giao và quản lý hồ sơ nhà ở

Trọng tâm của quy định

Điều 120 không chỉ nói về việc “giữ giấy tờ”, mà thiết lập cơ chế quản lý hồ sơ nhà ở như một phần của quản trị nhà ở và quản lý đất đai. Nhà làm luật phân định trách nhiệm lưu trữ theo chủ thể quản lý và loại nhà ở, nhằm tránh tình trạng hồ sơ phân tán, thiếu thống nhất hoặc thất lạc khi phát sinh giao dịch, cấp Giấy chứng nhận, cải tạo, chuyển nhượng, tranh chấp.

Điểm đáng chú ý là hồ sơ nhà ở được đặt trong mối liên hệ chặt chẽ với cơ quan làm thủ tục cấp Giấy chứng nhận. Điều này cho thấy mục tiêu chính là chuẩn hóa dữ liệu nhà ở – đất ở, bảo đảm thông tin trong hồ sơ nhà ở phản ánh đúng tình trạng pháp lý của tài sản.

Xác định đúng chủ thể phải lưu trữ

Quy định này phân tầng trách nhiệm rất rõ. Chủ sở hữu nhà ở là chủ thể mặc định phải lưu trữ hồ sơ; nếu chưa xác định được chủ sở hữu thì người đang sử dụng nhà ở hoặc tổ chức được giao quản lý nhà ở thuộc tài sản công sẽ thực hiện việc này. Với nhà chung cư, việc bàn giao, lưu trữ và quản lý hồ sơ không áp dụng máy móc theo một đầu mối chung mà phải theo Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư.

Đối với cơ quan quản lý nhà ở, cấp huyện và cấp tỉnh được giao lưu trữ theo phạm vi đối tượng quản lý tương ứng. Cách thiết kế này nhằm gắn hồ sơ với thẩm quyền quản lý thực tế, tránh hiểu nhầm rằng mọi hồ sơ nhà ở đều do một cấp duy nhất nắm giữ.

Điều kiện để áp dụng

Điều 120 được kích hoạt khi phát sinh nhu cầu thiết lập, bàn giao, lưu trữ hoặc cập nhật hồ sơ nhà ở đối với một tài sản cụ thể. Trên thực tế, việc áp dụng còn phụ thuộc vào loại chủ thể sở hữu, nguồn gốc nhà ở, tình trạng xác định chủ sở hữu và cơ chế quản lý riêng đối với nhà chung cư. Khi có thủ tục cấp Giấy chứng nhận, cơ quan có thẩm quyền còn phải cung cấp thông tin theo khoản 2 Điều 119 của Luật Nhà ở 2023 cho cơ quan quản lý nhà ở cùng cấp để hoàn thiện hồ sơ.

Những hiểu nhầm thường gặp

Một nhầm lẫn phổ biến là cho rằng chỉ cơ quan nhà nước mới có trách nhiệm lưu hồ sơ nhà ở. Thực tế, chủ sở hữu hoặc người đang sử dụng nhà ở trong một số trường hợp vẫn là chủ thể trực tiếp lưu trữ, còn cơ quan nhà nước chủ yếu giữ vai trò quản lý, tiếp nhận và thiết lập dữ liệu theo thẩm quyền.

Nhầm lẫn khác là coi hồ sơ nhà ở trùng hoàn toàn với hồ sơ cấp Giấy chứng nhận. Hai loại thông tin này liên thông nhưng không đồng nhất; hồ sơ nhà ở là nền tảng quản lý rộng hơn, còn hồ sơ cấp Giấy chứng nhận chỉ là một nguồn dữ liệu quan trọng để hình thành, cập nhật hồ sơ.

Lưu ý khi áp dụng trong thực tiễn

Khi giải quyết một vụ việc cụ thể, cần xác định trước ba yếu tố: loại nhà ở, nhóm chủ thể quản lý và cơ quan có thẩm quyền đang nắm dữ liệu gốc. Nếu sai ngay từ khâu xác định chủ thể lưu trữ, việc bổ sung hồ sơ sau đó thường chậm và dễ phát sinh lệch thông tin giữa giấy tờ nhà ở và hồ sơ đất ở.

Với địa phương, quy định giao Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định cơ chế phối hợp là điểm then chốt để bảo đảm dữ liệu thống nhất. Vì vậy, khi áp dụng Điều 120, cần ưu tiên đối chiếu quy định địa phương, nhất là trong các trường hợp hồ sơ liên quan đến nhiều cơ quan hoặc nhà chung cư có quy chế quản lý riêng.