Điều 124 Luật Hôn nhân và gia đình 2014: Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu về hôn nhân và gia đình

Vai trò và mục đích của yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự

Điều 124 đặt ra hàng rào thủ tục nhằm bảo đảm tính xác thực của giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp khi được sử dụng trong giải quyết các vụ việc hôn nhân và gia đình tại Việt Nam. Hợp pháp hóa lãnh sự ở đây không xem xét nội dung đúng sai mà chỉ xác nhận chữ ký, con dấu và thẩm quyền của cơ quan nước ngoài đã cấp. Mục đích sâu xa là phòng ngừa việc sử dụng giấy tờ giả, giấy tờ bị sửa chữa hoặc cấp sai thẩm quyền, từ đó bảo vệ trật tự quản lý nhà nước và quyền nhân thân trong quan hệ hôn nhân và gia đình.

Phạm vi áp dụng và điều kiện “kích hoạt” Điều 124

Quy định này chỉ áp dụng đối với giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc xác nhận, tức là các văn bản chính thức như giấy chứng nhận kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy nhận cha mẹ con, văn bản xác nhận quan hệ gia đình… phát hành bởi cơ quan nhà nước, cơ quan công quyền nước ngoài. Điều luật “kích hoạt” khi có hai yếu tố đồng thời: (i) giấy tờ được lập ở nước ngoài và thuộc lĩnh vực hôn nhân, gia đình; (ii) giấy tờ đó được sử dụng trong một thủ tục, vụ việc hôn nhân và gia đình tại Việt Nam (đăng ký hộ tịch, giải quyết ly hôn, công nhận nuôi con nuôi, chia tài sản…). Khi thiếu một trong hai yếu tố, Điều 124 không phải là căn cứ bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Nguyên tắc bắt buộc – ngoại lệ về miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Điều 124 thiết lập nguyên tắc chung: hợp pháp hóa lãnh sự là điều kiện bắt buộc trước khi cơ quan Việt Nam xem xét sử dụng giấy tờ nước ngoài trong giải quyết hôn nhân và gia đình. Tuy nhiên, điều luật đồng thời ghi nhận ngoại lệ quan trọng là trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại. Ngoại lệ này phản ánh chính sách hội nhập, đơn giản hóa thủ tục và tôn trọng các cam kết quốc tế, ví dụ các hiệp định song phương về tương trợ tư pháp, thỏa thuận công nhận lẫn nhau văn bằng hộ tịch. Khi có điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận nêu rõ việc miễn hợp pháp hóa lãnh sự, cơ quan giải quyết phải ưu tiên áp dụng điều ước theo quy định chung của Luật điều ước quốc tế.

Những cách hiểu sai thường gặp trong thực tiễn

Một nhầm lẫn phổ biến là cho rằng mọi giấy tờ nước ngoài liên quan đến cá nhân đều phải hợp pháp hóa lãnh sự trước khi mang về Việt Nam. Điều 124 chỉ điều chỉnh giấy tờ dùng trực tiếp cho việc giải quyết vụ việc hôn nhân và gia đình, không phải mọi loại tài liệu khác. Một cách hiểu sai khác là đồng nhất hợp pháp hóa lãnh sự với việc “công nhận” nội dung giấy tờ nước ngoài; thực chất, hợp pháp hóa chỉ là khâu xác nhận hình thức và thẩm quyền cấp, không bảo đảm rằng nội dung phù hợp pháp luật Việt Nam hay được tự động công nhận. Ngoài ra, có trường hợp bỏ qua nghĩa vụ hợp pháp hóa vì cho rằng giấy tờ đã được dịch và chứng thực tại Việt Nam là đủ, trong khi dịch thuật và chứng thực bản dịch là bước pháp lý khác, không thay thế cho hợp pháp hóa lãnh sự.

Lưu ý thực tiễn khi áp dụng Điều 124

Thứ nhất, cần kiểm tra xem quốc gia nơi cấp giấy tờ và loại giấy tờ đó có thuộc phạm vi miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận song phương với Việt Nam hay không; nếu có, ghi nhận cơ sở miễn rõ ràng trong hồ sơ. Thứ hai, phải phân biệt trình tự: giấy tờ nước ngoài thường phải được cơ quan có thẩm quyền của nước đó xác nhận trước, sau đó mới được cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự Việt Nam hợp pháp hóa. Thứ ba, khi giải quyết vụ việc, cán bộ cần đối chiếu thời hạn, điều kiện sử dụng giấy tờ nước ngoài (ví dụ giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thường chỉ có giá trị trong một khoảng thời gian) để tránh dùng giấy tờ đã hết hiệu lực. Cuối cùng, trong trường hợp đương sự không thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự mà không rơi vào diện được miễn, cơ quan có thẩm quyền có căn cứ từ chối chấp nhận giấy tờ, dẫn tới hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết.