Điều 98 Luật Doanh nghiệp 2020: Chế độ làm việc, điều kiện và thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên

1. Mục đích điều chỉnh và vai trò của Điều 98

Điều 98 quy định toàn diện về chế độ làm việc, điều kiện và thể thức họp của Hội đồng thành viên, nhằm bảo đảm hoạt động quản trị doanh nghiệp nhà nước diễn ra theo cơ chế tập thể, minh bạch, có trách nhiệm. Quy định này gắn trực tiếp với việc kiểm soát tính hợp lệ của nghị quyết và quyết định quản lý vốn nhà nước tại doanh nghiệp. Người áp dụng cần nhìn Điều 98 như bộ “quy tắc thủ tục” bắt buộc khi HĐTV xem xét, quyết định vấn đề thuộc thẩm quyền của mình.

2. Chế độ làm việc tập thể và hình thức thông qua nghị quyết

Hội đồng thành viên làm việc theo chế độ tập thể, họp định kỳ ít nhất mỗi quý và có thể họp bất thường khi xuất hiện vấn đề cấp bách theo các đề nghị được luật liệt kê. Việc này bảo đảm HĐTV không vận hành như cá nhân quyết định mà phải thảo luận, biểu quyết tập thể đối với các vấn đề trọng yếu. Bên cạnh hình thức họp trực tiếp, Điều 98 cho phép lấy ý kiến bằng văn bản đối với vấn đề không yêu cầu thảo luận, tạo linh hoạt nhưng vẫn giữ yêu cầu tỷ lệ tán thành trên một nửa tổng số thành viên. Người áp dụng cần chú ý phân biệt: họp để thảo luận, biểu quyết và lấy ý kiến bằng văn bản là hai cơ chế thông qua nghị quyết với điều kiện hợp lệ riêng.

3. Điều kiện họp hợp lệ và điều kiện thông qua nghị quyết

Điều kiện về tư cách và số lượng thành viên tham dự là trọng tâm khi kiểm tra tính hợp lệ của cuộc họp HĐTV. Cuộc họp chỉ hợp lệ khi có ít nhất hai phần ba tổng số thành viên tham dự; nếu không đạt tỷ lệ này, mọi nghị quyết đưa ra đều có nguy cơ vô hiệu do vi phạm trình tự, thủ tục. Về thông qua nghị quyết, luật đặt ra ngưỡng hơn một nửa số thành viên tham dự tán thành, đồng thời thiết lập cơ chế “lá phiếu quyết định” của Chủ tịch HĐTV hoặc người được ủy quyền chủ trì khi số phiếu ngang nhau. Thành viên có quyền bảo lưu ý kiến và kiến nghị lên cơ quan đại diện chủ sở hữu, đây là “van an toàn” để ghi nhận bất đồng chính đáng, đồng thời hỗ trợ cơ chế kiểm tra, giám sát từ chủ sở hữu nhà nước.

4. Thủ tục triệu tập, tài liệu họp và hình thức họp

Chủ tịch HĐTV hoặc người được ủy quyền chịu trách nhiệm chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu, triệu tập và chủ trì cuộc họp – đây là trách nhiệm pháp lý quan trọng, liên quan trực tiếp đến tính hợp lệ của thủ tục họp. Thông báo mời họp có thể gửi bằng nhiều phương thức (giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử…) nhưng bắt buộc phải xác định rõ thời gian, địa điểm, chương trình họp và được gửi trực tiếp đến từng thành viên. Luật đặt ra thời hạn gửi tài liệu tối thiểu (03 hoặc 05 ngày làm việc tùy nội dung) để bảo đảm thành viên có đủ thời gian nghiên cứu, hạn chế tình trạng “thông qua vội vàng” đối với quyết định quan trọng như sửa đổi Điều lệ, phương hướng phát triển, báo cáo tài chính, tổ chức lại hoặc giải thể công ty. Hình thức họp trực tuyến được thừa nhận, tạo điều kiện cho quản trị hiện đại, nhưng vẫn phải tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về triệu tập, chương trình, biểu quyết và lập biên bản.

5. Biên bản họp và trách nhiệm về tính trung thực

Biên bản họp là chứng cứ pháp lý ghi nhận toàn bộ diễn biến và kết quả cuộc họp HĐTV. Điều 98 yêu cầu ghi nhận đầy đủ vấn đề thảo luận, ý kiến phát biểu, kết quả biểu quyết, nghị quyết được thông qua và kết luận cuộc họp, kèm danh sách thành viên dự họp và chữ ký. Chủ tọa và thư ký họp liên đới chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của biên bản; biên bản phải được thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý trong thực tiễn: nếu biên bản bị lập thiếu, sai nội dung hoặc không được thông qua đúng trình tự, tính hợp lệ của nghị quyết có thể bị đặt lại khi có tranh chấp hoặc kiểm tra, thanh tra.

6. Quyền tiếp cận thông tin và cơ chế hỗ trợ hoạt động HĐTV

Điều 98 trao cho thành viên HĐTV quyền yêu cầu Giám đốc, Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, người quản lý công ty, công ty con 100% vốn và người đại diện phần vốn góp tại doanh nghiệp khác cung cấp thông tin về tình hình tài chính, hoạt động doanh nghiệp. Việc cung cấp phải kịp thời, đầy đủ, chính xác theo quy chế thông tin hoặc nghị quyết HĐTV, trừ trường hợp HĐTV có quyết định khác. Đây là cơ chế bảo đảm HĐTV có dữ liệu đầy đủ để ra quyết định, đồng thời đặt nghĩa vụ tích cực lên bộ máy điều hành. Bên cạnh đó, HĐTV được sử dụng bộ máy quản lý, điều hành, bộ phận giúp việc của công ty, cũng như có thể lấy ý kiến chuyên gia tư vấn trong nước và nước ngoài đối với vấn đề quan trọng; chi phí hoạt động, tiền lương, phụ cấp, thù lao và chi phí tư vấn được tính vào chi phí quản lý và điều chỉnh bởi quy chế tài chính của công ty. Những quy định này khẳng định HĐTV không chỉ là cơ quan quyết định mà còn được bảo đảm nguồn lực và công cụ cần thiết để thực hiện thẩm quyền một cách chuyên nghiệp.

7. Người được mời dự họp và giá trị pháp lý của ý kiến tham vấn

HĐTV có quyền mời đại diện cơ quan, tổ chức có liên quan để tham dự, thảo luận các vấn đề cụ thể trong chương trình họp. Những người được mời chỉ có quyền phát biểu ý kiến, không tham gia biểu quyết, nhưng ý kiến của họ phải được ghi đầy đủ vào biên bản họp. Về góc độ pháp lý, đây là cơ chế tham vấn, không làm thay đổi thẩm quyền quyết định và trách nhiệm cuối cùng của HĐTV, nhưng giúp nâng cao chất lượng quyết định và là căn cứ chứng minh HĐTV đã cân nhắc ý kiến chuyên môn, ý kiến của bên liên quan khi ra nghị quyết.

8. Hiệu lực nghị quyết và một số nhầm lẫn thường gặp

Nghị quyết HĐTV có hiệu lực kể từ ngày được thông qua hoặc ngày có hiệu lực ghi trong nghị quyết, trừ trường hợp phải được cơ quan đại diện chủ sở hữu chấp thuận. Khi áp dụng, cần tránh nhầm lẫn cho rằng mọi nghị quyết của HĐTV đều tự động có hiệu lực mà không cần kiểm tra xem nội dung đó có thuộc diện phải trình chủ sở hữu nhà nước chấp thuận theo luật và Điều lệ hay không. Một nhầm lẫn khác trong thực tiễn là chỉ chú trọng tỷ lệ tán thành mà bỏ qua điều kiện họp hợp lệ, thủ tục triệu tập, thời hạn gửi tài liệu và việc lập, thông qua biên bản; những yếu tố thủ tục này đều là cấu phần quan trọng đánh giá tính hợp lệ và khả năng bị xem xét lại của nghị quyết. Khi xử lý tình huống cụ thể, người áp dụng cần đối chiếu đồng thời Điều 98, Điều lệ công ty và các quy chế nội bộ về thông tin, quản lý tài chính để đánh giá đầy đủ.