Điều 61 Luật Doanh nghiệp 2020: Thủ tục thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản

1. Mục đích và ý nghĩa của thủ tục lấy ý kiến bằng văn bản

Quy định tại Điều 61 nhằm tạo cơ chế ra quyết định linh hoạt cho Hội đồng thành viên, đặc biệt khi khó tổ chức họp trực tiếp đầy đủ. Thủ tục lấy ý kiến bằng văn bản giúp tiết kiệm thời gian, chi phí nhưng vẫn bảo đảm tính hợp lệ, minh bạch của nghị quyết. Đồng thời, điều luật đặt ra khuôn mẫu bắt buộc về nội dung và trình tự, hạn chế tranh chấp về hiệu lực nghị quyết do sai sót thủ tục.

2. Điều kiện “kích hoạt” áp dụng Điều 61

Điều 61 chỉ áp dụng khi Điều lệ công ty không có quy định khác về thủ tục lấy ý kiến bằng văn bản. Như vậy, Điều lệ được quyền thiết kế linh hoạt hơn, nhưng nếu im lặng thì phải tuân thủ đầy đủ trình tự tại Điều 61 Luật Doanh nghiệp 2020. Bên cạnh đó, nội dung được lấy ý kiến phải thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.

3. Vai trò, trách nhiệm trung tâm của Chủ tịch Hội đồng thành viên

Chủ tịch Hội đồng thành viên là người quyết định việc lấy ý kiến bằng văn bản và chịu trách nhiệm tổ chức toàn bộ quy trình. Chủ tịch phải bảo đảm soạn thảo, gửi báo cáo, tờ trình, dự thảo nghị quyết và phiếu lấy ý kiến đúng, đủ, kịp thời đến các thành viên. Ở giai đoạn kiểm phiếu, Chủ tịch cùng người kiểm phiếu chịu trách nhiệm liên đới về tính đầy đủ, chính xác, trung thực của báo cáo kết quả kiểm phiếu, nên mọi sai lệch, bóp méo kết quả có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý cá nhân.

4. Yêu cầu về nội dung phiếu lấy ý kiến và hệ quả pháp lý

Phiếu lấy ý kiến phải chứa tối thiểu các nội dung: thông tin công ty; thông tin nhận diện thành viên (họ tên, giấy tờ pháp lý, tỷ lệ vốn góp); vấn đề cần biểu quyết kèm phương án tán thành/không tán thành/không ý kiến; thời hạn gửi lại; họ tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng thành viên. Nếu thiếu những nội dung căn bản này, đặc biệt là thời hạn và phương án biểu quyết, nguy cơ nghị quyết bị tranh chấp về thủ tục rất cao. Phiếu chỉ được coi là hợp lệ khi đầy đủ nội dung, có chữ ký của thành viên và được gửi về trong thời hạn đã ghi nhận.

5. Báo cáo kết quả kiểm phiếu và giá trị tương đương biên bản họp

Báo cáo kết quả kiểm phiếu phải lập trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ khi kết thúc thời hạn gửi ý kiến, bảo đảm tính kịp thời và minh bạch của thông tin. Nội dung báo cáo bao gồm mục đích, nội dung lấy ý kiến; danh sách thành viên gửi phiếu hợp lệ và không hợp lệ; tổng hợp tình trạng phiếu và kết quả biểu quyết; nội dung nghị quyết, quyết định được thông qua và tỷ lệ biểu quyết tương ứng; chữ ký của người kiểm phiếu và Chủ tịch Hội đồng thành viên. Báo cáo này được pháp luật thừa nhận có giá trị tương đương biên bản họp Hội đồng thành viên, là chứng cứ quan trọng chứng minh tính hợp lệ của nghị quyết trong trường hợp có tranh chấp.

6. Những nhầm lẫn thường gặp và lưu ý thực tiễn

6.1. Nhầm lẫn về giá trị pháp lý so với họp trực tiếp

Một nhầm lẫn phổ biến là cho rằng việc lấy ý kiến bằng văn bản “kém giá trị” hơn họp trực tiếp. Điều 61 khẳng định nếu tuân thủ đúng trình tự, nội dung, thời hạn thì nghị quyết thông qua bằng hình thức văn bản có giá trị pháp lý tương đương nghị quyết thông qua tại cuộc họp. Do đó, không thể vô hiệu hóa nghị quyết chỉ vì không tổ chức họp trực tiếp, trừ khi có vi phạm thủ tục trọng yếu.

6.2. Bỏ qua hoặc quy định mơ hồ trong Điều lệ

Nhiều doanh nghiệp không dự liệu rõ trong Điều lệ về thủ tục lấy ý kiến bằng văn bản, dẫn đến lúng túng khi áp dụng. Nếu Điều lệ quy định khác với Điều 61, cần bảo đảm quy định đó rõ ràng, khả thi và không trái với các nguyên tắc cơ bản của Luật Doanh nghiệp. Trường hợp Điều lệ mơ hồ, rời rạc, doanh nghiệp nên áp dụng khung của Điều 61 như chuẩn mực an toàn để hạn chế rủi ro tranh chấp.

6.3. Lưu ý về chứng cứ và lưu trữ hồ sơ

Do quy trình diễn ra chủ yếu qua văn bản, email, bưu chính, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ phiếu lấy ý kiến, chứng từ gửi nhận, báo cáo kiểm phiếu, nghị quyết đính kèm. Việc lưu trữ này không chỉ phục vụ kiểm tra nội bộ mà còn là chứng cứ quan trọng trước cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế hoặc Tòa án khi có tranh chấp về hiệu lực nghị quyết. Tốt nhất nên quy định cụ thể trong Điều lệ hoặc quy chế nội bộ về phương thức gửi phiếu (bưu điện, email, hệ thống điện tử) và cách xác định thời điểm nhận để thuận lợi khi chứng minh.