Điều 58 Luật Doanh nghiệp 2020: Điều kiện và thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên
Bình luận pháp lý Điều 58 Luật Doanh nghiệp 2020 về điều kiện và thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên.
Điều 58. Điều kiện và thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên
1. Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
2. Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này và Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc triệu tập họp Hội đồng thành viên được thực hiện như sau:
a) Thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu từ 50% vốn điều lệ trở lên;
b) Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại điểm a khoản này, thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.
3. Thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên phải tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên. Thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên, hình thức biểu quyết do Điều lệ công ty quy định.
4. Trường hợp cuộc họp đủ điều kiện quy định tại Điều này không hoàn thành chương trình họp trong thời hạn dự kiến thì có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày kể từ ngày khai mạc cuộc họp đó.
Ý nghĩa và mục đích của quy định về điều kiện tiến hành họp
Điều 58 thiết lập cơ chế bảo đảm tính liên tục của quản trị công ty TNHH, tránh tình trạng Hội đồng thành viên không thể họp do không đủ số thành viên tham dự. Quy định ba cấp độ điều kiện tiến hành họp (65%, 50% và không phụ thuộc tỷ lệ) nhằm cân bằng giữa yêu cầu đại diện vốn đủ lớn và nhu cầu ra quyết định kịp thời. Đây là điều khoản có tính "phá vỡ bế tắc" trong trường hợp thành viên cố tình không tham dự để ngăn cản hoạt động của công ty.
Các ngưỡng tỷ lệ và vai trò của Điều lệ công ty
Khoản 1 cho phép Điều lệ công ty điều chỉnh tỷ lệ cụ thể trên cơ sở mức tối thiểu là 65% vốn điều lệ để cuộc họp được tiến hành. Điều lệ có thể quy định tỷ lệ cao hơn, nhưng không nên thấp hơn ngưỡng luật định để bảo đảm tính hợp pháp. Khi họp lần thứ hai, luật hạ ngưỡng xuống 50% nếu Điều lệ không có quy định khác, thể hiện ưu tiên cho việc vẫn tổ chức được họp khi lần đầu thất bại. Lần thứ ba, cuộc họp được tiến hành không phụ thuộc số thành viên và tỷ lệ vốn dự họp, nhưng chỉ khi đã tuần tự thực hiện đúng thể thức triệu tập hai lần trước.
Cấu trúc "kích hoạt" họp lần thứ hai, lần thứ ba
Để áp dụng khoản 2, phải có ba nhóm điều kiện: (i) cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo khoản 1 Điều 58; (ii) Điều lệ không có quy định khác thay thế cơ chế ba lần triệu tập; (iii) thông báo mời họp lần thứ hai được gửi trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Tương tự, cuộc họp lần thứ ba chỉ hợp lệ khi cuộc họp lần thứ hai vẫn không đủ điều kiện tiến hành, và thông báo mời họp lần thứ ba được gửi trong thời hạn 10 ngày từ ngày dự định họp lần thứ hai. Việc tuân thủ đúng mốc thời gian là điều kiện thủ tục quan trọng để tránh tranh chấp về tính hợp pháp của cuộc họp và nghị quyết.
Thể thức họp và hình thức biểu quyết
Khoản 3 xác định nguyên tắc: thành viên hoặc người đại diện theo ủy quyền phải tham dự và biểu quyết tại cuộc họp, qua đó khẳng định Hội đồng thành viên là thiết chế họp, không phải cơ quan quyết định bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản trừ khi Điều lệ có quy định phù hợp với luật. Thể thức tiến hành họp, trình tự, cách thức biểu quyết (bỏ phiếu trực tiếp, ủy quyền, điện tử...) do Điều lệ công ty quy định, nhưng phải bảo đảm nguyên tắc đối xử bình đẳng, minh bạch và lưu vết chứng cứ. Khi xây dựng Điều lệ, doanh nghiệp nên quy định rõ thủ tục: cách thức gửi thông báo mời họp, nội dung kèm theo, cách xác định tỷ lệ vốn tham dự, cách ghi nhận phiếu biểu quyết và biên bản họp.
Phân biệt điều kiện tiến hành họp và điều kiện thông qua nghị quyết
Một nhầm lẫn phổ biến là đồng nhất tỷ lệ vốn dự họp với tỷ lệ biểu quyết thông qua nghị quyết. Điều 58 chỉ quy định điều kiện để cuộc họp được tiến hành hợp lệ, còn tỷ lệ phiếu cần thiết để nghị quyết được thông qua thường nằm ở điều luật khác hoặc trong Điều lệ công ty. Do đó, dù cuộc họp lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc tỷ lệ vốn dự họp, nghị quyết được thông qua vẫn phải đáp ứng tỷ lệ tán thành tối thiểu do pháp luật hoặc Điều lệ quy định. Việc không phân biệt hai nhóm điều kiện này dễ dẫn đến tranh chấp về hiệu lực nghị quyết.
Thời hạn kéo dài cuộc họp và lưu ý thực tiễn
Khoản 4 cho phép cuộc họp kéo dài nếu chưa hoàn thành chương trình họp, nhưng tổng thời gian không vượt quá 30 ngày kể từ ngày khai mạc. Đây là giới hạn nhằm bảo đảm nội dung thảo luận không bị kéo dài quá mức, gây xáo trộn tính thời sự của thông tin và quyết định. Trong thực tiễn, doanh nghiệp cần: (i) ghi nhận rõ trong biên bản về việc hoãn, tiếp tục họp; (ii) bảo đảm thành viên được thông tin đầy đủ về thời gian tiếp tục họp; (iii) tránh lợi dụng việc kéo dài để thay đổi chương trình, nội dung nghị quyết vượt quá phạm vi đã thông báo ban đầu.
Một số cách hiểu sai và rủi ro thường gặp
Thứ nhất, hiểu rằng sau lần triệu tập thứ ba, bất kỳ nhóm thành viên nào cũng có thể họp và thông qua mọi nghị quyết, bỏ qua các quy định về tỷ lệ biểu quyết là cách hiểu sai bản chất Điều 58. Thứ hai, bỏ qua yêu cầu về thời hạn gửi thông báo mời họp (15 ngày, 10 ngày) dẫn đến rủi ro nghị quyết bị tuyên vô hiệu do vi phạm thủ tục. Thứ ba, không quy định cụ thể trong Điều lệ về thể thức họp, hình thức biểu quyết khiến việc chứng minh tính hợp pháp của cuộc họp và nghị quyết trở nên khó khăn khi phát sinh tranh chấp. Doanh nghiệp cần rà soát Điều lệ để "ăn khớp" với cấu trúc thủ tục mà Điều 58 đặt ra, tránh khoảng trống hoặc mâu thuẫn.