Điều 57 Luật Doanh nghiệp 2020: Triệu tập họp Hội đồng thành viên
Bình luận pháp lý Điều 57 Luật Doanh nghiệp 2020 về triệu tập họp Hội đồng thành viên, điều kiện áp dụng và lưu ý thực tiễn.
Điều 57. Triệu tập họp Hội đồng thành viên
1. Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 49 của Luật này. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó triệu tập họp Hội đồng thành viên. Chi phí hợp lý cho việc triệu tập và tiến hành họp Hội đồng thành viên sẽ được công ty hoàn lại.
2. Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người triệu tập họp chuẩn bị chương trình, nội dung tài liệu họp, triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp Hội đồng thành viên. Thành viên có quyền kiến nghị bổ sung nội dung chương trình họp bằng văn bản. Kiến nghị phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức; họ, tên, chữ ký của thành viên kiến nghị hoặc người đại diện theo ủy quyền của họ;
b) Tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp;
c) Nội dung kiến nghị đưa vào chương trình họp;
d) Lý do kiến nghị.
3. Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người triệu tập họp phải chấp thuận kiến nghị và bổ sung chương trình họp Hội đồng thành viên nếu kiến nghị có đủ nội dung theo quy định tại khoản 2 Điều này và được gửi đến trụ sở chính của công ty chậm nhất là 01 ngày làm việc trước ngày họp Hội đồng thành viên; trường hợp kiến nghị được trình ngay trước khi bắt đầu họp thì kiến nghị được chấp thuận nếu đa số các thành viên dự họp tán thành.
4. Thông báo mời họp Hội đồng thành viên có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định và được gửi trực tiếp đến từng thành viên Hội đồng thành viên. Nội dung thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm và chương trình họp.
5. Chương trình và tài liệu họp phải được gửi cho thành viên công ty trước khi họp. Tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua chiến lược phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi đến các thành viên chậm nhất là 07 ngày làm việc trước ngày họp. Thời hạn gửi các tài liệu khác do Điều lệ công ty quy định.
6. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên theo quy định tại khoản 1 Điều này phải bằng văn bản và bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức; tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của từng thành viên yêu cầu;
b) Lý do yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên và vấn đề cần giải quyết;
c) Dự kiến chương trình họp;
d) Họ, tên, chữ ký của từng thành viên yêu cầu hoặc người đại diện theo ủy quyền của họ.
7. Trường hợp yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên không có đủ nội dung theo quy định tại khoản 6 Điều này thì Chủ tịch Hội đồng thành viên phải thông báo bằng văn bản về việc không triệu tập họp Hội đồng thành viên cho thành viên, nhóm thành viên có liên quan biết trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong các trường hợp khác, Chủ tịch Hội đồng thành viên phải triệu tập họp Hội đồng thành viên trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu.
8. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo quy định tại khoản 7 Điều này thì phải chịu trách nhiệm cá nhân về thiệt hại xảy ra đối với công ty và thành viên công ty có liên quan.
Ý nghĩa của quy định
Điều 57 đặt ra cơ chế “mở khóa” cuộc họp Hội đồng thành viên khi cần thiết, tránh tình trạng quyền quản trị của thành viên bị tê liệt bởi sự chậm trễ hoặc né tránh của Chủ tịch Hội đồng thành viên. Tinh thần xuyên suốt là bảo vệ quyền tham gia quyết định của thành viên theo tỷ lệ vốn góp, đồng thời bảo đảm doanh nghiệp vẫn có thể vận hành thông suốt khi phát sinh vấn đề cần biểu quyết.
Quy định này cũng thể hiện rõ quan điểm lập pháp: quyền yêu cầu triệu tập họp không chỉ thuộc về Chủ tịch Hội đồng thành viên mà còn thuộc về thành viên hoặc nhóm thành viên đáp ứng điều kiện luật định. Vì vậy, trong thực tiễn quản trị, đây là công cụ kiểm soát nội bộ quan trọng, đặc biệt trong các tình huống tranh chấp, bế tắc điều hành hoặc cần thông qua quyết định có tính chiến lược.
Điểm cần nắm khi áp dụng
Điều kiện kích hoạt cơ chế triệu tập họp trước hết là yêu cầu phải xuất phát từ chủ thể có quyền theo luật, tức Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc thành viên, nhóm thành viên đáp ứng ngưỡng tại khoản 2 và khoản 3 Điều 49 Luật Doanh nghiệp 2020. Nếu yêu cầu không hợp lệ về chủ thể hoặc không đủ nội dung theo khoản 6 Điều 57 thì Chủ tịch Hội đồng thành viên có quyền từ chối triệu tập và phải thông báo bằng văn bản trong thời hạn 07 ngày làm việc.
Khi yêu cầu hợp lệ, Chủ tịch Hội đồng thành viên phải triệu tập họp trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu. Nếu quá thời hạn này mà không triệu tập, thành viên hoặc nhóm thành viên yêu cầu có quyền tự triệu tập và công ty phải hoàn lại chi phí hợp lý cho việc triệu tập, tổ chức họp. Đây là cơ chế bảo đảm tính hiệu lực của quyền yêu cầu, không chỉ dừng ở quyền “đề nghị”.
Về thủ tục, người triệu tập họp phải chuẩn bị chương trình, tài liệu, gửi thông báo mời họp và chủ trì cuộc họp. Thông báo mời họp phải thể hiện rõ thời gian, địa điểm và chương trình; riêng tài liệu quan trọng như sửa đổi Điều lệ, chiến lược phát triển, báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày họp.
Điều kiện và cấu thành để áp dụng
Để Điều 57 vận hành đúng, cần đồng thời xác định ba nhóm yếu tố: có yêu cầu triệu tập họp; yêu cầu đó hợp lệ về nội dung và chủ thể; và đã hết thời hạn luật định mà Chủ tịch Hội đồng thành viên không thực hiện nghĩa vụ triệu tập. Chỉ khi đủ các điều kiện này, quyền triệu tập thay thế của thành viên hoặc nhóm thành viên mới phát sinh.
Trong thực tiễn, nhiều tranh chấp xuất phát từ việc nhầm lẫn giữa “gửi đề nghị” và “yêu cầu hợp lệ”. Một văn bản yêu cầu thiếu thông tin nhận dạng, thiếu lý do, thiếu vấn đề cần giải quyết hoặc thiếu chữ ký của người có thẩm quyền sẽ không đủ điều kiện để buộc Chủ tịch Hội đồng thành viên phải triệu tập.
Những hiểu nhầm thường gặp
Không ít trường hợp cho rằng cứ có bất đồng trong nội bộ là thành viên có thể tự ý triệu tập họp ngay. Cách hiểu này không đúng, vì luật vẫn ưu tiên cơ chế yêu cầu trước, chờ Chủ tịch Hội đồng thành viên xử lý trong thời hạn 15 ngày, trừ trường hợp đã có yêu cầu hợp lệ mà không được thực hiện.
Một nhầm lẫn khác là coi mọi tài liệu họp đều phải gửi trước 07 ngày làm việc. Thực tế, mốc 07 ngày chỉ áp dụng bắt buộc đối với một số tài liệu liên quan đến các quyết định quan trọng nêu tại khoản 5 Điều 57; các tài liệu khác do Điều lệ công ty quy định.
Lưu ý thực tiễn
Do Điều 57 cho phép Điều lệ công ty quy định thêm về phương thức gửi thông báo và thời hạn gửi tài liệu, doanh nghiệp cần rà soát Điều lệ trước khi thực hiện thủ tục. Nếu Điều lệ có quy định riêng nhưng trái với các mốc bắt buộc của luật thì phải ưu tiên áp dụng luật.
Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên cố tình không triệu tập họp dù yêu cầu hợp lệ, trách nhiệm cá nhân về thiệt hại phát sinh là hệ quả pháp lý rất quan trọng. Vì vậy, khi lập hồ sơ yêu cầu hoặc từ chối yêu cầu, cần lưu vết đầy đủ về thời điểm nhận, nội dung yêu cầu, căn cứ tỷ lệ vốn góp và việc gửi thông báo để bảo vệ quyền lợi khi phát sinh tranh chấp.