Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020: Dấu của doanh nghiệp

Ý nghĩa và định hướng điều chỉnh về dấu doanh nghiệp

Điều 43 tiếp cận dấu doanh nghiệp theo hướng hiện đại, coi dấu chỉ là một phương tiện xác thực, không còn là điều kiện mặc định bắt buộc để văn bản có giá trị pháp lý. Quy định mở rộng khái niệm dấu bao gồm cả dấu vật lý và dấu dưới hình thức chữ ký số theo pháp luật giao dịch điện tử, qua đó khuyến khích chuyển đổi số trong hoạt động doanh nghiệp. Trọng tâm được đặt vào quyền tự chủ của doanh nghiệp trong lựa chọn loại dấu, nội dung, hình thức và số lượng, thay vì áp đặt mẫu thống nhất như giai đoạn trước.

Quyền tự quyết về loại dấu, nội dung và số lượng

Doanh nghiệp có toàn quyền quyết định sử dụng dấu khắc truyền thống hay dấu dưới hình thức chữ ký số, hoặc kết hợp cả hai, miễn tuân thủ pháp luật chuyên ngành liên quan. Quy định cho phép doanh nghiệp chủ động thiết kế nội dung dấu (tên, logo, mã số doanh nghiệp...) mà không còn bị ràng buộc bởi khuôn mẫu hành chính cứng nhắc. Việc được tự quyết về số lượng dấu cho công ty mẹ, chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị phụ thuộc giúp doanh nghiệp linh hoạt tổ chức hoạt động, song cũng đòi hỏi phải xây dựng cơ chế kiểm soát nội bộ chặt chẽ.

Quản lý, lưu giữ dấu và giá trị pháp lý của giao dịch

Điều 43 chuyển trách nhiệm quản lý dấu từ cơ quan nhà nước sang doanh nghiệp thông qua điều lệ và quy chế nội bộ. Việc quản lý, lưu giữ và phân cấp sử dụng dấu phải được quy định rõ ràng trong điều lệ công ty hoặc quy chế riêng của từng đơn vị có dấu, để xác định thẩm quyền ký, chế tài khi lạm dụng hoặc sử dụng sai dấu. Doanh nghiệp chỉ sử dụng dấu trong các giao dịch khi pháp luật yêu cầu hoặc khi điều lệ, hợp đồng, quy chế nội bộ hoặc thông lệ giao dịch đặt ra, tránh tư duy mọi văn bản đều phải đóng dấu mới có hiệu lực. Điều này gắn giá trị pháp lý của giao dịch chủ yếu với điều kiện có hiệu lực theo Bộ luật Dân sự và luật chuyên ngành, thay vì chỉ dựa vào dấu.

Nhầm lẫn thường gặp khi áp dụng Điều 43

Một nhầm lẫn phổ biến là cho rằng mọi văn bản doanh nghiệp ban hành mà không có dấu đều vô hiệu, điều này không phù hợp với tinh thần Điều 43 và các quy định về giao dịch dân sự. Pháp luật hiện hành không coi dấu là điều kiện bắt buộc cho mọi hợp đồng, văn bản; dấu chỉ bắt buộc khi luật chuyên ngành, điều lệ công ty hoặc các bên trong giao dịch có thỏa thuận. Một nhầm lẫn khác là coi việc sử dụng chữ ký số thay cho dấu khắc không cần tuân thủ quy định giao dịch điện tử, trong khi Điều 43 dẫn chiếu rõ phải tuân theo pháp luật về chữ ký số và chứng thực điện tử.

Lưu ý thực tiễn khi xây dựng và áp dụng quy chế về dấu

Quy định nội bộ về thẩm quyền và phạm vi sử dụng dấu

Doanh nghiệp cần cụ thể hóa Điều 43 bằng điều lệ và quy chế về quản lý dấu, xác định rõ ai có quyền quản lý, ai có quyền sử dụng dấu, trong loại giao dịch nào phải có dấu và cơ chế ghi nhận, lưu vết. Việc phân cấp sử dụng dấu cho chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị phụ thuộc nên gắn với phạm vi ủy quyền và chức năng, tránh để dấu được dùng vượt quá thẩm quyền dẫn đến tranh chấp, vô hiệu hoặc khó khăn khi chứng minh ý chí doanh nghiệp.

Phân biệt yêu cầu của pháp luật, đối tác và thông lệ

Khi áp dụng Điều 43, doanh nghiệp cần phân biệt ba lớp yêu cầu: yêu cầu bắt buộc của pháp luật (ví dụ văn bản cần công chứng, chứng thực hoặc đăng ký); yêu cầu do đối tác đặt ra trong hợp đồng; và yêu cầu thuần túy mang tính thông lệ nội bộ. Điều 43 cho phép doanh nghiệp linh hoạt, nhưng nếu pháp luật chuyên ngành hoặc hợp đồng yêu cầu dấu, việc không đóng dấu hoặc sử dụng sai loại dấu có thể bị coi là không đáp ứng điều kiện về hình thức. Do đó, quy chế dấu phải được thiết kế hài hòa với các nghĩa vụ pháp lý và cam kết hợp đồng hiện có.