Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020: Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Định hướng hiện đại hóa thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Điều 26 thể hiện định hướng chuyển từ thủ tục hành chính truyền thống sang môi trường số, nhưng vẫn bảo lưu các phương thức nộp hồ sơ trực tiếp và qua bưu chính. Việc thừa nhận ba phương thức đăng ký (trực tiếp, bưu chính, điện tử) bảo đảm tính linh hoạt, tiếp cận được nhiều nhóm chủ thể khác nhau, đồng thời tạo hành lang pháp lý rõ ràng cho việc sử dụng hệ thống đăng ký doanh nghiệp trực tuyến. Đây là điều khoản kỹ thuật nhưng có ý nghĩa lớn trong việc cải thiện chỉ số gia nhập thị trường và môi trường kinh doanh.

Giá trị pháp lý của hồ sơ đăng ký qua mạng thông tin điện tử

Quy định hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy là điểm mấu chốt cần nắm khi áp dụng Điều 26. Điều này bảo đảm rằng tất cả quyền, nghĩa vụ phát sinh từ việc đăng ký doanh nghiệp trực tuyến không bị nghi ngờ chỉ vì hình thức điện tử. Người lập doanh nghiệp cần hiểu rằng dữ liệu và văn bản điện tử nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp được coi là hồ sơ chính thức để xem xét cấp đăng ký doanh nghiệp, không phải bản phụ hay hồ sơ thử.

Cách thức xác thực: chữ ký số và tài khoản đăng ký kinh doanh

Điều 26 trao quyền lựa chọn giữa chữ ký số theo pháp luật giao dịch điện tử và tài khoản đăng ký kinh doanh khi thực hiện đăng ký trực tuyến. Chữ ký số phù hợp với tổ chức, cá nhân đã sử dụng trong giao dịch điện tử khác, trong khi tài khoản đăng ký kinh doanh là cơ chế xác thực được thiết kế riêng cho hệ thống đăng ký doanh nghiệp. Cá nhân được cấp tài khoản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin khi đăng ký và việc sử dụng tài khoản, nên không thể coi đó là tài khoản dùng chung hoặc cho mượn tùy tiện.

Trách nhiệm pháp lý gắn với tài khoản đăng ký kinh doanh

Tài khoản đăng ký kinh doanh được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia, gắn với cá nhân cụ thể, là cơ sở để truy cứu trách nhiệm khi có hành vi khai báo gian dối, mạo danh hoặc lạm dụng thông tin. Trách nhiệm trước pháp luật bao gồm trách nhiệm hành chính và trong trường hợp nghiêm trọng có thể phát sinh trách nhiệm dân sự hoặc hình sự, tùy tính chất hành vi. Vì vậy, doanh nghiệp nên phân định rõ người được phép sử dụng tài khoản, quy trình kiểm soát nội bộ và lưu giữ chứng cứ về việc phê duyệt thông tin trước khi nộp hồ sơ điện tử.

Thời hạn xử lý hồ sơ và quyền được thông tin của người đăng ký

Thời hạn 03 ngày làm việc để Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp đăng ký doanh nghiệp là mốc thời gian quan trọng để đánh giá việc tuân thủ pháp luật của cơ quan. Khi hồ sơ chưa hợp lệ hoặc bị từ chối, cơ quan có nghĩa vụ thông báo bằng văn bản, nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung hoặc lý do từ chối. Đây là cơ sở để người thành lập doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi, yêu cầu giải thích, khiếu nại nếu cho rằng việc từ chối hoặc chậm trễ không có căn cứ pháp luật.

Những nhầm lẫn thường gặp trong áp dụng Điều 26

Một nhầm lẫn phổ biến là cho rằng đăng ký qua mạng chỉ là bước tạm, vẫn cần nộp lại hồ sơ giấy để được cấp đăng ký doanh nghiệp; Điều 26 đã khẳng định hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương, nên không đặt ra nghĩa vụ “kép” như vậy, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có yêu cầu riêng. Nhầm lẫn khác là coi tài khoản đăng ký kinh doanh là tài khoản doanh nghiệp, trong khi pháp luật xác định đó là tài khoản cấp cho cá nhân để thực hiện đăng ký. Việc chia sẻ tài khoản bừa bãi dẫn đến rủi ro pháp lý khi thông tin bị sử dụng trái ý chí người có thẩm quyền.

Liên hệ với quy định chi tiết của Chính phủ

Khoản 6 giao Chính phủ quy định cụ thể về hồ sơ, trình tự, thủ tục, liên thông trong đăng ký doanh nghiệp, nghĩa là để áp dụng đầy đủ Điều 26 cần đối chiếu với các văn bản dưới luật (ví dụ Nghị định hướng dẫn Luật Doanh nghiệp). Đây là nơi quy định chi tiết về mẫu biểu, yêu cầu kỹ thuật đối với hồ sơ điện tử, cách thức cấp và quản lý tài khoản, cũng như cơ chế liên thông với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, cơ quan quản lý đầu tư. Khi tư vấn hoặc áp dụng trong tình huống cụ thể, chỉ đọc Điều 26 là chưa đủ, cần rà soát các quy định chi tiết để tránh thiếu sót thủ tục.

Lưu ý thực tiễn khi chuẩn bị và nộp hồ sơ

Khi lựa chọn đăng ký qua mạng, người lập doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ dữ liệu và tệp văn bản theo đúng định dạng, bảo đảm tên file, nội dung trùng khớp với thông tin khai trên hệ thống để hạn chế bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Cần lưu giữ bản sao điện tử và biên nhận nộp hồ sơ để đối chiếu trong trường hợp phát sinh tranh chấp về thời điểm nộp hoặc nội dung hồ sơ. Đồng thời, cần theo dõi phản hồi của Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc để kịp thời xử lý yêu cầu bổ sung, tránh kéo dài thời gian gia nhập thị trường.