Điều 170 Luật Doanh nghiệp 2020: Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát

Vị trí và mục đích của Ban kiểm soát

Điều 170 đặt Ban kiểm soát là thiết chế giám sát độc lập trong mô hình công ty cổ phần, nhằm cân bằng quyền lực với Hội đồng quản trị và Giám đốc/Tổng giám đốc. Ban kiểm soát không tham gia điều hành mà tập trung bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch và thận trọng trong hoạt động quản lý, kinh doanh của công ty. Trọng tâm là bảo vệ lợi ích cổ đông, đặc biệt cổ đông nhỏ lẻ, thông qua cơ chế kiểm tra, thẩm định và cảnh báo sớm đối với rủi ro quản trị.

Trọng tâm quyền và nghĩa vụ cần nắm

Thứ nhất, Ban kiểm soát có nhiệm vụ giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng giám đốc về quản lý, điều hành, không chỉ ở tính hợp pháp mà còn ở tính trung thực, cẩn trọng và hợp lý của quyết định kinh doanh. Thứ hai, Ban kiểm soát là chủ thể thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh giá công tác quản lý để trình Đại hội đồng cổ đông, qua đó ảnh hưởng trực tiếp đến việc ra quyết định của cổ đông. Thứ ba, Ban kiểm soát có vai trò then chốt trong rà soát hợp đồng, giao dịch với người có liên quan, đưa ra khuyến nghị về việc phải trình Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông phê duyệt, qua đó hạn chế xung đột lợi ích và giao dịch nội bộ bất minh.

Cấu thành kích hoạt và phạm vi giám sát

Điều luật “kích hoạt” khi tồn tại hoạt động quản lý, điều hành, ký kết, thực hiện giao dịch, lập và công bố báo cáo tài chính, cũng như khi có yêu cầu từ cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo khoản 2 Điều 115 Luật Doanh nghiệp 2020. Phạm vi giám sát không giới hạn ở tài chính – kế toán mà mở rộng đến hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm. Việc xem xét sổ sách, tài liệu, hoạt động quản lý, điều hành được thực hiện khi Ban kiểm soát thấy cần thiết, hoặc theo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, hoặc theo yêu cầu hợp lệ của cổ đông/nhóm cổ đông, nhưng phải bảo đảm không cản trở hoạt động bình thường của công ty.

Cơ chế kiểm tra theo yêu cầu cổ đông

Điều 170 quy định thời hạn chặt chẽ: trong 07 ngày làm việc kể từ khi nhận yêu cầu hợp lệ, Ban kiểm soát phải tiến hành kiểm tra; trong 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm tra, phải báo cáo cho Hội đồng quản trị và cổ đông/nhóm cổ đông yêu cầu. Đây là nghĩa vụ mang tính thủ tục bắt buộc, nhằm bảo đảm quyền giám sát của cổ đông được thực thi thực chất, không bị trì hoãn. Khi áp dụng, cần lưu ý đối chiếu điều kiện cổ đông/nhóm cổ đông tại khoản 2 Điều 115 Luật Doanh nghiệp 2020 để xác định yêu cầu kiểm tra có hợp lệ hay không, tránh vừa né tránh trách nhiệm, vừa không tạo gánh nặng bất hợp lý cho Ban kiểm soát.

Giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro

Một điểm tiến bộ là Điều 170 giao cho Ban kiểm soát nhiệm vụ rà soát, đánh giá hiệu lực và hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm. Nghĩa vụ này chuyển Ban kiểm soát từ vai trò kiểm tra hậu kiểm thuần túy sang vai trò đồng thời đánh giá năng lực phòng ngừa rủi ro của hệ thống quản trị. Khi áp dụng, Ban kiểm soát nên tận dụng quyền sử dụng tư vấn độc lập và bộ phận kiểm toán nội bộ để có đánh giá khách quan, chuyên sâu, đặc biệt với các công ty niêm yết hoặc quy mô lớn.

Xử lý hành vi vi phạm của người quản lý

Điều 170 gắn trách nhiệm Ban kiểm soát với quy định về nghĩa vụ của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng giám đốc tại Điều 165 Luật Doanh nghiệp 2020. Khi phát hiện hành vi vi phạm, Ban kiểm soát phải thông báo ngay bằng văn bản cho Hội đồng quản trị, đồng thời yêu cầu người vi phạm chấm dứt hành vi và có giải pháp khắc phục. Đây là nghĩa vụ chủ động, không chỉ “biết mà ghi nhận”, nhằm tạo cơ chế khắc phục sớm, hạn chế thiệt hại cho công ty và cổ đông, đồng thời làm căn cứ trách nhiệm của Ban kiểm soát nếu không thực hiện đầy đủ.

Những cách hiểu sai thường gặp

Thứ nhất, nhầm lẫn Ban kiểm soát là “cơ quan điều hành thứ hai” hoặc “phản biện chiến lược kinh doanh” của Hội đồng quản trị. Thực chất, Ban kiểm soát chỉ giám sát tính hợp pháp, hợp lý, trung thực, cẩn trọng, không quyết định đường lối kinh doanh. Thứ hai, một số công ty coi cơ chế kiểm tra theo yêu cầu cổ đông là “tùy nghi”, không tuân thủ nghiêm thời hạn 07 và 15 ngày, dẫn đến xâm phạm quyền giám sát của cổ đông và rủi ro tranh chấp. Thứ ba, thực tiễn có xu hướng thu hẹp quyền tiếp cận sổ sách, tài liệu của Ban kiểm soát, trong khi Điều 170 cho phép xem xét khi cần thiết hoặc theo yêu cầu hợp lệ, miễn không làm gián đoạn hoạt động bình thường.

Lưu ý khi áp dụng trong thực tế

Khi xây dựng Điều lệ, doanh nghiệp cần cụ thể hóa quy trình làm việc của Ban kiểm soát theo Điều 170, nhất là quy trình thẩm định báo cáo, rà soát giao dịch với người có liên quan, cơ chế sử dụng tư vấn độc lập và phối hợp với bộ phận kiểm toán nội bộ. Ban kiểm soát nên thiết lập kế hoạch giám sát định kỳ, tránh chỉ phản ứng khi có sự vụ hoặc yêu cầu cổ đông. Đồng thời, trong thực tiễn, Ban kiểm soát nên tham khảo ý kiến Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông, nhưng việc tham khảo không làm giảm tính độc lập và khách quan của nội dung thẩm định. Cuối cùng, cần gắn việc thực hiện Điều 170 với hệ thống trách nhiệm cá nhân của kiểm soát viên, để bảo đảm vai trò Ban kiểm soát không chỉ tồn tại trên giấy mà có hiệu lực thực tiễn.