Điều 164 Luật Doanh nghiệp 2020: Công khai các lợi ích liên quan
Bình luận Điều 164 Luật Doanh nghiệp 2020 về công khai lợi ích liên quan, nghĩa vụ kê khai và quyền tiếp cận thông tin của cổ đông.
Điều 164. Công khai các lợi ích liên quan
Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác chặt chẽ hơn, việc công khai lợi ích và người có liên quan của công ty thực hiện theo quy định sau đây:
1. Công ty phải tập hợp và cập nhật danh sách những người có liên quan của công ty theo quy định tại khoản 23 Điều 4 của Luật này và các hợp đồng, giao dịch tương ứng của họ với công ty;
2. Thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty phải kê khai cho công ty về các lợi ích liên quan của mình, bao gồm:
a) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp mà họ làm chủ hoặc sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần; tỷ lệ và thời điểm làm chủ, sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần đó;
b) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp mà những người có liên quan của họ làm chủ, cùng sở hữu hoặc sở hữu riêng phần vốn góp hoặc cổ phần trên 10% vốn điều lệ;
3. Việc kê khai quy định tại khoản 2 Điều này phải được thực hiện trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh lợi ích liên quan; việc sửa đổi, bổ sung phải được thông báo với công ty trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày có sửa đổi, bổ sung tương ứng;
4. Việc lưu giữ, công khai, xem xét, trích lục, sao chép danh sách người có liên quan và lợi ích có liên quan được kê khai quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này được thực hiện như sau:
a) Công ty phải thông báo danh sách người có liên quan và lợi ích có liên quan cho Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên;
b) Danh sách người có liên quan và lợi ích có liên quan được lưu giữ tại trụ sở chính của doanh nghiệp; trường hợp cần thiết có thể lưu giữ một phần hoặc toàn bộ nội dung danh sách nói trên tại các chi nhánh của công ty;
c) Cổ đông, đại diện theo ủy quyền của cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác có quyền xem xét, trích lục và sao chép một phần hoặc toàn bộ nội dung kê khai;
d) Công ty phải tạo điều kiện để những người quy định tại điểm c khoản này tiếp cận, xem xét, trích lục, sao chép danh sách người có liên quan và lợi ích có liên quan một cách nhanh nhất, thuận lợi nhất; không được ngăn cản, gây khó khăn đối với họ trong thực hiện quyền này. Trình tự, thủ tục xem xét, trích lục, sao chép nội dung kê khai người có liên quan và lợi ích có liên quan được thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty;
5. Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc nhân danh cá nhân hoặc nhân danh người khác để thực hiện công việc dưới mọi hình thức trong phạm vi công việc kinh doanh của công ty đều phải giải trình bản chất, nội dung của công việc đó trước Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và chỉ được thực hiện khi được đa số thành viên còn lại của Hội đồng quản trị chấp thuận; nếu thực hiện mà không khai báo hoặc không được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị thì tất cả thu nhập có được từ hoạt động đó thuộc về công ty.
Ý nghĩa và mục đích của quy định về công khai lợi ích liên quan
Điều 164 Luật Doanh nghiệp 2020 thiết lập cơ chế minh bạch bắt buộc về lợi ích liên quan trong nội bộ công ty cổ phần. Mục tiêu cốt lõi là phòng ngừa, phát hiện và xử lý xung đột lợi ích giữa cá nhân người quản lý, người có liên quan với lợi ích của công ty. Quy định này kết nối chặt chẽ với khái niệm người có liên quan tại khoản 23 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, tạo cơ sở pháp lý để Đại hội đồng cổ đông và cơ quan quản trị giám sát hoạt động của người quản lý. Về thực chất, đây là một trong những cơ chế bảo vệ cổ đông, đặc biệt cổ đông thiểu số, thông qua quyền tiếp cận thông tin.
Các nghĩa vụ trọng tâm của công ty và người quản lý
Nghĩa vụ lập và cập nhật danh sách người có liên quan
Điểm trọng tâm đầu tiên là nghĩa vụ của công ty trong việc tập hợp, cập nhật danh sách người có liên quan và các hợp đồng, giao dịch tương ứng. Danh sách này không chỉ ghi nhận tên, thông tin định danh mà còn phải gắn với từng hợp đồng, giao dịch giữa công ty với các chủ thể có liên quan. Đây là nền tảng để kiểm tra các giao dịch có yếu tố thiên vị, chuyển lợi ích từ công ty sang bên liên quan.
Nghĩa vụ kê khai lợi ích liên quan của người quản lý
Thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác phải kê khai chi tiết về doanh nghiệp mà họ hoặc người có liên quan sở hữu vốn góp/cổ phần. Trọng tâm là các trường hợp sở hữu từ 10% vốn điều lệ trở lên của doanh nghiệp liên quan. Việc kê khai bao gồm tên doanh nghiệp, mã số, địa chỉ, ngành nghề, tỷ lệ và thời điểm sở hữu, qua đó cho phép công ty và cổ đông nhận diện khả năng xung đột lợi ích khi phát sinh giao dịch.
Thời hạn kê khai và cập nhật – yếu tố kích hoạt trách nhiệm
Quy định thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh lợi ích liên quan hoặc có sửa đổi, bổ sung là yếu tố kích hoạt trực tiếp trách nhiệm của người quản lý. Nghĩa vụ không chỉ phát sinh một lần, mà mang tính liên tục và kịp thời. Nếu kê khai chậm hoặc không kê khai, người quản lý có nguy cơ bị xem là vi phạm nghĩa vụ trung thực, cẩn trọng và có thể chịu trách nhiệm cá nhân khi gây thiệt hại cho công ty.
Quyền tiếp cận thông tin của cổ đông và cơ chế công khai
Công bố tại Đại hội đồng cổ đông và lưu giữ hồ sơ
Công ty phải thông báo danh sách người có liên quan và lợi ích có liên quan tại cuộc họp thường niên của Đại hội đồng cổ đông. Điều này bảo đảm thông tin quan trọng không bị “giam giữ” trong bộ phận quản lý mà được đưa ra cơ chế giám sát tối cao của cổ đông. Danh sách được lưu giữ tại trụ sở chính, và khi cần, tại chi nhánh, tạo điều kiện cho việc tra cứu, kiểm chứng khi xem xét các quyết định, giao dịch đáng chú ý.
Quyền xem xét, trích lục, sao chép của cổ đông và người quản lý
Cổ đông, đại diện theo ủy quyền, thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Giám đốc/Tổng giám đốc và người quản lý khác có quyền xem xét, trích lục, sao chép danh sách và nội dung kê khai. Công ty có nghĩa vụ tạo điều kiện nhanh nhất, thuận lợi nhất, không được ngăn cản, gây khó khăn. Đây là điểm cần lưu ý: việc hạn chế, trì hoãn, diễn giải thủ tục nội bộ theo hướng gây cản trở có thể bị xem là vi phạm quyền thông tin của cổ đông và nghĩa vụ minh bạch của công ty.
Giải trình khi tự mình thực hiện công việc trong phạm vi kinh doanh của công ty
Khoản 5 Điều 164 là cơ chế đặc biệt xử lý hành vi người quản lý tự mình (nhân danh cá nhân hoặc người khác) thực hiện công việc trong phạm vi kinh doanh của công ty. Trước khi thực hiện, họ phải giải trình bản chất, nội dung công việc trước Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và chỉ được thực hiện khi được đa số thành viên còn lại của Hội đồng quản trị chấp thuận. Nếu không khai báo hoặc không được chấp thuận, toàn bộ thu nhập từ hoạt động đó thuộc về công ty. Quy định này nhấn mạnh nguyên tắc: người quản lý không được lợi dụng vị trí để trục lợi trong cùng ngành nghề, nếu không sẽ bị “thu hồi” lợi ích về cho công ty.
Những cách hiểu sai thường gặp và lưu ý áp dụng
Một nhầm lẫn phổ biến là cho rằng nghĩa vụ kê khai chỉ áp dụng với giao dịch trực tiếp giữa người quản lý và công ty. Thực tế, quy định bao phủ cả doanh nghiệp do người quản lý và người có liên quan sở hữu vốn, kể cả sở hữu chung hoặc sở hữu riêng vượt ngưỡng 10% vốn điều lệ. Một nhầm lẫn khác là coi việc công khai chỉ mang tính hình thức tại Đại hội đồng cổ đông, trong khi trên thực tế đây là cơ sở để đánh giá trách nhiệm, kiểm soát giao dịch có yếu tố tư lợi. Khi áp dụng, doanh nghiệp cần xây dựng biểu mẫu, quy trình kê khai, cập nhật và tiếp cận thông tin rõ ràng trong Điều lệ và quy chế nội bộ, đồng thời ghi nhận trách nhiệm cụ thể nếu người quản lý kê khai không trung thực hoặc cản trở quyền tiếp cận của cổ đông.