Điều 156 Luật Doanh nghiệp 2020: Chủ tịch Hội đồng quản trị

Vị trí pháp lý và cách lựa chọn Chủ tịch Hội đồng quản trị

Điều 156 khẳng định Chủ tịch Hội đồng quản trị là chức danh do chính Hội đồng quản trị bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm trong số các thành viên Hội đồng quản trị. Điều này phản ánh nguyên tắc nội bộ: cơ quan quản trị cao nhất của công ty cổ phần tự quyết định người đứng đầu, không phụ thuộc trực tiếp vào Đại hội đồng cổ đông. Trong thực tiễn, việc bầu Chủ tịch thường được quy định rõ trong Điều lệ công ty về trình tự, tỷ lệ biểu quyết và nhiệm kỳ, nhằm hạn chế tranh chấp nội bộ.

Một nhầm lẫn khá phổ biến là cho rằng Đại hội đồng cổ đông có thẩm quyền trực tiếp bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị. Thực tế, Đại hội đồng cổ đông bầu thành viên Hội đồng quản trị, sau đó Hội đồng quản trị mới bầu Chủ tịch trong số các thành viên này. Việc hiểu đúng cơ chế hai bước giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình nhân sự phù hợp và cổ đông đánh giá đúng phạm vi quyền của mình.

Không kiêm nhiệm Giám đốc/Tổng giám đốc – kiểm soát xung đột lợi ích

Một điểm trọng yếu của Điều 156 là cấm Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty đại chúng và một số công ty cổ phần theo điểm b khoản 1 Điều 88 Luật Doanh nghiệp 2020 kiêm nhiệm chức Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Quy định này hướng tới tách bạch quyền lực giữa cơ quan quản trị (Hội đồng quản trị) và cơ quan điều hành (Giám đốc/Tổng giám đốc), hạn chế xung đột lợi ích và lạm quyền trong các công ty có quy mô, ảnh hưởng lớn.

Trong thực tế áp dụng, cần lưu ý: không phải mọi công ty cổ phần đều bị cấm kiêm nhiệm; chỉ công ty đại chúng và công ty thuộc diện bắt buộc có Ban kiểm soát hoặc Kiểm toán nội bộ theo Luật Doanh nghiệp mới bị áp dụng. Do đó, doanh nghiệp cần đối chiếu chính xác với điểm b khoản 1 Điều 88 Luật Doanh nghiệp 2020 và tình trạng pháp lý của mình trước khi quyết định nhân sự Chủ tịch kiêm điều hành.

Quyền và nghĩa vụ cốt lõi của Chủ tịch Hội đồng quản trị

Chủ tịch Hội đồng quản trị được Điều 156 giao những quyền và nghĩa vụ tập trung vào tổ chức hoạt động của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông. Các chức năng chủ yếu gồm: lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị; chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu; triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị; tổ chức việc thông qua nghị quyết; giám sát quá trình tổ chức thực hiện nghị quyết; đồng thời là người chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

Như vậy, vai trò của Chủ tịch nặng về tổ chức, điều phối và bảo đảm tính liên tục của quyết định quản trị, chứ không phải là người duy nhất quyết định nội dung chính sách của công ty. Một cách hiểu sai thường gặp là coi Chủ tịch Hội đồng quản trị như “người quyết định cuối cùng” mọi vấn đề quan trọng. Thực tế, các quyết sách thuộc thẩm quyền Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông phải được thông qua theo cơ chế biểu quyết tập thể; Chủ tịch chỉ là người dẫn dắt, bảo đảm thủ tục và giám sát thực hiện.

Cơ chế ủy quyền và xử lý trường hợp khuyết Chủ tịch

Khoản 4 Điều 156 thiết lập cơ chế linh hoạt nhằm bảo đảm HĐQT không bị tê liệt khi Chủ tịch vắng mặt hoặc không thể thực hiện nhiệm vụ. Khi đó, Chủ tịch phải ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. Đây là cơ chế quan trọng để duy trì hoạt động bình thường của HĐQT, đặc biệt trong các thời điểm cần quyết định gấp.

Trường hợp không có người được ủy quyền hoặc Chủ tịch rơi vào các tình trạng pháp lý đặc biệt như chết, mất tích, tạm giam, chấp hành hình phạt tù, chấp hành biện pháp xử lý hành chính bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề… thì các thành viên còn lại phải bầu một người trong số họ giữ chức Chủ tịch theo nguyên tắc đa số thành viên còn lại tán thành cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng quản trị.

Điểm đáng chú ý là điều luật liệt kê khá đầy đủ các tình huống khách quan, chủ quan khiến Chủ tịch không thể tiếp tục đảm nhiệm chức vụ, qua đó tránh khoảng trống quyền lực. Khi áp dụng, doanh nghiệp cần kiểm tra chứng cứ về tình trạng pháp lý của Chủ tịch (quyết định của Tòa án, cơ quan nhà nước, giấy tờ y tế…) trước khi tiến hành bầu Chủ tịch mới, để tránh tranh chấp về tính hợp pháp của quyết định.

Thư ký công ty – công cụ hỗ trợ quản trị hiện đại

Khoản 5 Điều 156 cho phép Hội đồng quản trị, khi xét thấy cần thiết, quyết định bổ nhiệm thư ký công ty. Thư ký công ty có các quyền và nghĩa vụ chính: hỗ trợ tổ chức triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và ghi biên bản; hỗ trợ thành viên Hội đồng quản trị thực hiện quyền và nghĩa vụ; hỗ trợ Hội đồng quản trị áp dụng nguyên tắc quản trị công ty; hỗ trợ xây dựng quan hệ cổ đông, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cổ đông, tuân thủ nghĩa vụ cung cấp và công khai thông tin, thực hiện thủ tục hành chính.

Chức danh thư ký công ty là bước tiệm cận chuẩn mực quản trị công ty hiện đại, đặc biệt trong công ty đại chúng và doanh nghiệp có nhiều cổ đông. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa nhận thức đầy đủ giá trị của vị trí này và thường lẫn lộn với chức danh thư ký giám đốc đơn thuần. Thư ký công ty làm việc gắn với Hội đồng quản trị và cơ chế quản trị công ty, không chỉ phục vụ hành chính cho cá nhân Chủ tịch hoặc Giám đốc.

Lưu ý thực tiễn khi áp dụng Điều 156

Thứ nhất, Điều lệ công ty cần cụ thể hóa các nguyên tắc và quy trình nêu trong Điều 156, đặc biệt về: cách bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch; trình tự ủy quyền; thủ tục bầu Chủ tịch mới trong trường hợp khuyết chức danh; tiêu chuẩn, chế độ làm việc của thư ký công ty. Điều lệ càng chi tiết sẽ càng giảm nguy cơ tranh chấp nội bộ.

Thứ hai, đối với công ty đại chúng và các công ty thuộc diện bị cấm kiêm nhiệm theo điểm b khoản 1 Điều 88 Luật Doanh nghiệp 2020, việc bố trí nhân sự Chủ tịch đồng thời làm Giám đốc/Tổng giám đốc là vi phạm pháp luật và có thể dẫn đến hậu quả bị cơ quan quản lý xử phạt, hủy bỏ các quyết định, hợp đồng được ký trong tình trạng xung đột lợi ích. Do đó, cần rà soát thường xuyên để bảo đảm tuân thủ.

Thứ ba, trong tranh chấp liên quan đến nghị quyết Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông, việc chứng minh Chủ tịch và thư ký công ty đã tuân thủ đúng quy trình triệu tập, chuẩn bị tài liệu, ghi biên bản và công bố thông tin theo Điều 156 là yếu tố quan trọng để bảo vệ tính hợp pháp của nghị quyết. Doanh nghiệp cần xây dựng và lưu trữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu để sẵn sàng chứng minh khi có yêu cầu.