Điều 149 Luật Doanh nghiệp 2020: Thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông

Vai trò và mục đích của cơ chế lấy ý kiến bằng văn bản

Điều 149 thiết lập cơ chế lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản như một phương thức thay thế cuộc họp trực tiếp của Đại hội đồng cổ đông. Mục tiêu là tăng tính linh hoạt trong quản trị công ty cổ phần, giảm chi phí tổ chức họp, đồng thời vẫn bảo đảm nguyên tắc dân chủ và quyền biểu quyết của cổ đông. Quy định này đặc biệt hữu ích với công ty có số lượng cổ đông lớn, cổ đông phân tán về địa lý hoặc khi cần thông qua quyết định trong thời gian ngắn.

Các điều kiện kích hoạt việc áp dụng Điều 149

Thứ nhất, cơ chế này chỉ áp dụng khi Điều lệ công ty không có quy định khác, nên Điều lệ có thể hạn chế, bổ sung hoặc điều chỉnh chi tiết trình tự thực hiện. Thứ hai, Hội đồng quản trị là chủ thể có quyền quyết định việc lấy ý kiến bằng văn bản khi xét thấy cần thiết vì lợi ích công ty, ngoại lệ là các trường hợp bắt buộc phải tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông theo khoản 2 Điều 147 Luật Doanh nghiệp 2020. Thứ ba, chỉ cổ đông có quyền biểu quyết mới được đưa vào danh sách nhận phiếu lấy ý kiến, việc lập danh sách phải tuân thủ Điều 141 Luật Doanh nghiệp 2020.

Thủ tục, hình thức và nội dung phiếu lấy ý kiến

Điều 149 nhấn mạnh tính chặt chẽ về thủ tục để bảo đảm tính hợp lệ của nghị quyết. Hội đồng quản trị phải chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết và tài liệu giải trình, gửi đến tất cả cổ đông có quyền biểu quyết đúng thời hạn (chậm nhất 10 ngày trước hạn trả lời nếu Điều lệ không quy định thời hạn dài hơn). Nội dung phiếu phải tối thiểu thể hiện rõ thông tin công ty, mục đích lấy ý kiến, thông tin cổ đông, vấn đề cần quyết định, phương án biểu quyết (tán thành, không tán thành, không có ý kiến), thời hạn trả lời và chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị. Việc tuân thủ hình thức phiếu là cơ sở để đánh giá tính hợp lệ của quá trình lấy ý kiến và kết quả biểu quyết.

Hình thức gửi phiếu và các rủi ro về tính hợp lệ

Điều 149 cho phép gửi phiếu trả lời bằng thư, fax hoặc thư điện tử, phản ánh sự thích ứng với thực tiễn giao dịch điện tử. Tuy nhiên, kèm theo đó là yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật và thời hạn: phong bì gửi thư phải được dán kín, không mở trước khi kiểm phiếu; phiếu gửi fax, email phải được giữ bí mật đến thời điểm kiểm phiếu. Phiếu gửi quá hạn, bị mở trước (đối với thư) hoặc bị tiết lộ (đối với fax, email) bị coi là không hợp lệ. Phiếu không gửi về được coi là không tham gia biểu quyết, tránh tranh chấp về việc bị suy đoán là đồng ý hay không đồng ý.

Kiểm phiếu, biên bản và trách nhiệm pháp lý

Quy định về kiểm phiếu và biên bản kiểm phiếu nhằm bảo đảm tính minh bạch và giám sát độc lập trong quá trình thông qua nghị quyết. Hội đồng quản trị phải tổ chức kiểm phiếu dưới sự chứng kiến của Ban kiểm soát hoặc cổ đông không giữ chức vụ quản lý, qua đó hạn chế nguy cơ thao túng kết quả. Biên bản kiểm phiếu phải ghi nhận đầy đủ tình trạng cổ đông tham gia, số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, kết quả biểu quyết và tỷ lệ thông qua từng vấn đề. Đáng chú ý, các thành viên Hội đồng quản trị, người kiểm phiếu và người giám sát kiểm phiếu liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của biên bản và thiệt hại phát sinh từ việc kiểm phiếu không trung thực, không chính xác. Đây là chế tài trách nhiệm nội bộ mạnh, nhằm ngăn chặn hành vi gian lận trong biểu quyết.

Giá trị pháp lý và lưu trữ nghị quyết

Điều luật khẳng định nghị quyết được thông qua bằng hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản có giá trị như nghị quyết được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Điều này giúp doanh nghiệp an tâm sử dụng cơ chế này cho các quyết định quan trọng, miễn là tuân thủ đầy đủ trình tự, thủ tục. Biên bản kiểm phiếu, nghị quyết, phiếu lấy ý kiến và tài liệu liên quan phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty, nhằm phục vụ kiểm tra nội bộ, thanh tra và giải quyết tranh chấp. Việc gửi hoặc đăng tải biên bản kiểm phiếu và nghị quyết trong thời hạn 15 ngày kể từ khi kết thúc kiểm phiếu giúp bảo đảm cổ đông được thông tin đầy đủ, kịp thời.

Những nhầm lẫn thường gặp và lưu ý thực tiễn

Nhầm lẫn về phạm vi áp dụng

Trong thực tế, doanh nghiệp đôi khi lạm dụng việc lấy ý kiến bằng văn bản cho mọi quyết định, kể cả các trường hợp pháp luật yêu cầu phải tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông (ví dụ các vấn đề quy định tại khoản 2 Điều 147 Luật Doanh nghiệp 2020). Đây là cách hiểu sai, làm tăng nguy cơ nghị quyết bị vô hiệu hoặc bị tuyên không có giá trị ràng buộc. Khi xem xét sử dụng hình thức này, cần rà soát Điều lệ và các quy định bắt buộc liên quan của Luật Doanh nghiệp.

Nhầm lẫn về giá trị pháp lý khi vi phạm thủ tục

Một sai lầm khác là cho rằng chỉ cần đa số cổ đông đồng ý thì nghị quyết luôn có giá trị, bất kể việc gửi, nhận phiếu, kiểm phiếu có đúng quy định hay không. Trên thực tế, thiếu danh sách cổ đông hợp lệ, gửi phiếu không đúng thời hạn, không bảo đảm bí mật hoặc kiểm phiếu không có giám sát có thể là căn cứ để cổ đông yêu cầu hủy nghị quyết hoặc tranh chấp về hiệu lực. Vì vậy, công ty cần xây dựng quy trình nội bộ chi tiết, tuân thủ Điều 143, Điều 147, Điều 149 và Điều lệ công ty.

Lưu ý về chứng cứ và tranh chấp

Khi phát sinh tranh chấp, hồ sơ lưu trữ theo khoản 7 Điều 149 là chứng cứ quan trọng để chứng minh tính hợp lệ của nghị quyết. Doanh nghiệp cần lưu giữ có hệ thống: phiếu lấy ý kiến đã trả lời, biên bản kiểm phiếu, nghị quyết, tài liệu gửi kèm, chứng từ chứng minh thời điểm gửi, nhận (bưu điện, fax, email). Đồng thời, cần lưu ý cơ chế xác thực đối với phiếu gửi qua fax, email trong thực tiễn, nhằm tránh tranh cãi về việc cổ đông có thực sự gửi và nội dung biểu quyết là gì.