Điều 146 Luật Doanh nghiệp 2020: Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Vị trí và mục đích của Điều 146

Điều 146 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định thể thức họp và biểu quyết mang tính khung, áp dụng khi Điều lệ công ty không có quy định khác, nhằm bảo đảm mọi cuộc họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) diễn ra có trật tự, minh bạch, đúng pháp luật. Điều khoản này điều chỉnh các bước thủ tục tối thiểu từ đăng ký cổ đông, bầu và quyền của chủ tọa, thư ký, ban kiểm phiếu đến trình tự thông qua chương trình họp, cách thức biểu quyết và xử lý các tình huống gây rối, hoãn – tạm dừng cuộc họp. Qua đó, pháp luật đặt nền tảng thủ tục để bảo vệ giá trị pháp lý của nghị quyết ĐHĐCĐ và quyền cổ đông.

Các điều kiện kích hoạt và phạm vi áp dụng

Điều 146 được áp dụng khi diễn ra cuộc họp ĐHĐCĐ do công ty cổ phần triệu tập, trong bối cảnh Điều lệ công ty không quy định khác về thể thức họp và biểu quyết. Cụm từ “trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác” cho phép doanh nghiệp chủ động thiết kế quy chế họp, nhưng chỉ trong giới hạn không trái với các nguyên tắc bảo vệ cổ đông và trật tự chung của pháp luật doanh nghiệp. Do đó, khi giải quyết tranh chấp về thủ tục họp, cần kiểm tra Điều lệ, quy chế nội bộ trước, sau đó mới đối chiếu các quy định mặc định tại Điều 146.

Những trọng tâm cần nắm khi tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ

Đăng ký cổ đông và quyền tham dự, biểu quyết

Khoản 1 và khoản 6 nhấn mạnh nghĩa vụ tiến hành đăng ký cổ đông trước khi khai mạc, đồng thời bảo vệ quyền tham dự, biểu quyết của cổ đông đến muộn sau khi cuộc họp đã khai mạc. Những cổ đông đến sau vẫn được đăng ký và tham gia biểu quyết kể từ thời điểm đăng ký, nhưng hiệu lực các nội dung đã được biểu quyết trước đó không bị ảnh hưởng. Điều này giúp hạn chế tranh chấp về việc bị từ chối tham dự vì đến muộn, đồng thời giữ ổn định kết quả biểu quyết đã được thực hiện hợp lệ.

Chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu – vai trò và cách bầu

Khoản 2 thiết lập cơ chế tương đối linh hoạt để xác định chủ tọa cuộc họp: thông thường là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người được ủy quyền; nếu Chủ tịch vắng mặt hoặc mất khả năng làm việc, các thành viên Hội đồng quản trị bầu theo nguyên tắc đa số; nếu không bầu được thì Trưởng Ban kiểm soát điều hành để ĐHĐCĐ bầu chủ tọa từ những người dự họp. Người ký tên triệu tập họp cũng có quyền điều hành để ĐHĐCĐ bầu chủ tọa trong trường hợp không thuộc điểm a khoản 2. Cơ chế này hạn chế việc trì hoãn, tê liệt cuộc họp do tranh chấp vị trí chủ tọa.

Chủ tọa được quyền cử thư ký (khoản 2 điểm c) và đề nghị ĐHĐCĐ bầu ban kiểm phiếu (khoản 2 điểm d). Thư ký có vai trò ghi biên bản, còn ban kiểm phiếu quyết định tính chính xác của kết quả biểu quyết. Đây là hai mắt xích quan trọng khi xem xét hiệu lực nghị quyết và tính hợp pháp của biên bản họp trong tranh chấp.

Chương trình họp và trình tự thảo luận, biểu quyết

Khoản 3 yêu cầu chương trình và nội dung họp phải được ĐHĐCĐ thông qua ngay từ phiên khai mạc, đồng thời xác định thời gian cho từng vấn đề. Đây là căn cứ để kiểm soát việc chủ tọa không tự ý thay đổi, thêm nội dung ngoài chương trình đã được thông qua, tránh tình trạng cổ đông bị bất ngờ với nội dung chưa được chuẩn bị hoặc chưa được thông tin đầy đủ. Khoản 5 quy định ĐHĐCĐ thảo luận, biểu quyết theo từng vấn đề trong nội dung chương trình, với ba lựa chọn biểu quyết: tán thành, không tán thành và không có ý kiến. Kết quả kiểm phiếu phải được chủ tọa công bố trước khi bế mạc cuộc họp, trừ khi Điều lệ quy định khác.

Quyền điều hành, bảo đảm trật tự và xử lý hoãn – tạm dừng họp

Biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự cuộc họp

Khoản 4 và khoản 7 trao cho người triệu tập hoặc chủ tọa quyền áp dụng các biện pháp cần thiết, hợp lý để điều hành cuộc họp có trật tự, phản ánh mong muốn của đa số người dự họp. Các biện pháp này bao gồm yêu cầu kiểm tra an ninh, yêu cầu cơ quan có thẩm quyền duy trì trật tự, trục xuất những người cố ý gây rối, cản trở cuộc họp hoặc không tuân thủ yêu cầu kiểm tra an ninh. Mục tiêu là bảo vệ quyền của đa số cổ đông, không để thiểu số phá hoại cuộc họp, đồng thời vẫn phải bảo đảm các biện pháp an ninh là hợp pháp, hợp lý, không lạm quyền để loại bỏ tiếng nói đối lập hợp pháp.

Hoãn, tạm dừng họp và hệ quả pháp lý

Khoản 8 cho phép chủ tọa hoãn cuộc họp tối đa không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày dự định khai mạc, hoặc thay đổi địa điểm họp, nhưng chỉ trong các trường hợp: địa điểm không đủ chỗ ngồi thuận tiện cho tất cả người dự họp; phương tiện thông tin không bảo đảm để cổ đông tham gia, thảo luận, biểu quyết; hoặc có người cản trở, gây rối, đe dọa tính công bằng, hợp pháp của cuộc họp. Đây là các căn cứ mang tính giới hạn, nhằm tránh việc chủ tọa tùy tiện hoãn hoặc kéo dài cuộc họp để phục vụ lợi ích nhóm.

Khoản 9 xử lý tình huống chủ tọa hoãn hoặc tạm dừng họp trái với khoản 8: ĐHĐCĐ được quyền bầu một người khác trong số người dự họp để thay thế chủ tọa điều hành cho đến khi kết thúc; mọi nghị quyết được thông qua tại cuộc họp đó vẫn có hiệu lực thi hành. Cơ chế này bảo vệ ý chí của cổ đông, ngăn chặn hành vi lạm quyền của chủ tọa nhằm vô hiệu hóa hoặc trì hoãn quá trình ra quyết định của ĐHĐCĐ.

Những hiểu sai thường gặp và lưu ý thực tiễn

Một nhầm lẫn khá phổ biến là cho rằng cổ đông đến muộn sau khi khai mạc thì không được tham dự, biểu quyết, dẫn đến tranh chấp về việc bị “tước quyền tham dự”. Điều 146 khẳng định cổ đông đến muộn vẫn có quyền được đăng ký và tham gia biểu quyết kể từ thời điểm đăng ký, miễn là cuộc họp chưa kết thúc. Một nhầm lẫn khác là coi quyền hoãn họp của chủ tọa là quyền tuyệt đối, có thể sử dụng vì lý do nội bộ hoặc chiến lược; trong khi pháp luật giới hạn chặt chẽ các căn cứ hoãn ở khoản 8 và dự liệu hậu quả nếu chủ tọa lạm quyền ở khoản 9.

Trong thực tiễn, doanh nghiệp nên ban hành quy chế họp ĐHĐCĐ chi tiết bám sát Điều 146, đồng thời quy định rõ trình tự đăng ký, phát thẻ biểu quyết, thủ tục kiểm phiếu, thời hạn công bố kết quả và cách thức ghi biên bản. Khi phát sinh tranh chấp về hiệu lực nghị quyết, các bên thường tập trung xem xét việc tuân thủ trình tự Điều 146, biên bản họp, danh sách cổ đông dự họp và kết quả kiểm phiếu. Việc lưu giữ đầy đủ tài liệu, chứng cứ về quá trình họp là rất quan trọng để chứng minh nghị quyết đã được thông qua hợp lệ và bảo vệ quyền lợi cổ đông.