Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020: Điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông

1. Mục đích và định hướng của quy định về điều kiện tiến hành họp

Điều 145 được thiết kế để đảm bảo cuộc họp Đại hội đồng cổ đông vừa có tính đại diện về tỷ lệ phiếu biểu quyết, vừa không bị tê liệt do việc cổ đông vắng mặt hoặc cản trở hoạt động quản trị công ty. Cách tiếp cận ba cấp độ điều kiện (cuộc họp thứ nhất, thứ hai, thứ ba) là cơ chế cân bằng giữa bảo vệ quyền cổ đông và bảo đảm tính liên tục của hoạt động doanh nghiệp. Bên cạnh đó, quy định mở cho Điều lệ công ty được điều chỉnh tỷ lệ cụ thể giúp doanh nghiệp linh hoạt phù hợp với cơ cấu sở hữu.

2. Ba ngưỡng điều kiện tiến hành họp và vai trò của Điều lệ công ty

2.1. Cuộc họp lần thứ nhất: chuẩn tham dự "chuẩn"

Trọng tâm cần nắm là cuộc họp lần thứ nhất yêu cầu có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết. Đây là ngưỡng thể hiện ý chí của đa số cổ đông, bảo đảm tính chính danh của các nghị quyết được xem xét tại cuộc họp. Điều lệ công ty có thể quy định tỷ lệ cụ thể cao hơn hoặc bằng ngưỡng này, nhưng không được quy định thấp hơn tiêu chuẩn luật định.

2.2. Cuộc họp lần thứ hai: hạ ngưỡng để tránh tê liệt

Khi cuộc họp thứ nhất không đủ điều kiện, cuộc họp lần thứ hai được phép tiến hành với tỷ lệ cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên. Điểm quan trọng là pháp luật chủ động hạ ngưỡng để giảm rủi ro công ty bị đình trệ do cổ đông không tham dự. Tuy nhiên, Điều lệ công ty vẫn có thể quy định tỷ lệ cụ thể cao hơn mức 33%, nên khi áp dụng phải đối chiếu song song với Điều lệ.

2.3. Cuộc họp lần thứ ba: ưu tiên tính liên tục hoạt động công ty

Ở lần triệu tập thứ ba, cuộc họp được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp. Đây là điểm thể hiện rõ việc ưu tiên bảo đảm cho công ty vẫn có thể ra quyết định, không bị kéo dài tình trạng không thể họp do cổ đông vắng mặt hoặc cố tình không dự họp. Người áp dụng cần lưu ý: mặc dù không phụ thuộc tỷ lệ tham dự, các điều kiện về tỷ lệ thông qua nghị quyết tại các điều khác vẫn tiếp tục được áp dụng.

3. Thời hạn gửi thông báo mời họp và ý nghĩa thực tiễn

Điều 145 quy định rõ thời hạn gửi thông báo mời họp lần thứ hai (30 ngày) và lần thứ ba (20 ngày) kể từ ngày dự định họp trước đó, trừ trường hợp Điều lệ quy định khác. Điểm cần chú ý là mốc thời gian tính từ "ngày dự định họp" (theo thông báo trước) chứ không phải ngày thực tế diễn ra cuộc họp. Cơ chế này giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch họp, đồng thời tạo khung thời gian hợp lý để cổ đông sắp xếp tham dự.

4. Quyền quyết định chương trình họp của Đại hội đồng cổ đông

Khoản 4 khẳng định chỉ có Đại hội đồng cổ đông mới có quyền quyết định thay đổi chương trình họp đã gửi kèm theo thông báo mời họp. Điều này bảo đảm chương trình họp – nội dung dự kiến thảo luận, biểu quyết – không bị tùy tiện thay đổi bởi Hội đồng quản trị hoặc cá nhân tổ chức khác, tránh xâm phạm quyền được biết và quyền tham dự của cổ đông. Khi cổ đông đến cuộc họp, họ có quyền xem xét, thảo luận và biểu quyết về việc điều chỉnh chương trình, và chỉ sau khi Đại hội chấp thuận thì nội dung mới được đưa vào xem xét.

5. Những nhầm lẫn thường gặp và lưu ý khi áp dụng

5.1. Nhầm lẫn giữa điều kiện tiến hành họp và điều kiện thông qua nghị quyết

Một nhầm lẫn phổ biến là cho rằng khi cuộc họp thứ ba được tiến hành không phụ thuộc tỷ lệ tham dự thì nghị quyết cũng tự động dễ dàng được thông qua. Thực tế, Điều 145 chỉ điều chỉnh điều kiện tiến hành họp, trong khi tỷ lệ thông qua nghị quyết lại được điều chỉnh tại các điều khác của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Khi áp dụng, cần tách bạch hai lớp điều kiện này để tránh đánh giá sai tính hợp lệ của nghị quyết.

5.2. Lưu ý về Điều lệ công ty: giới hạn quyền tự do quy định

Mặc dù Điều lệ công ty được phép quy định tỷ lệ cụ thể cho từng lần họp, mọi thỏa thuận trong Điều lệ đều phải trong khung pháp lý chung. Điều lệ không được phép hạ thấp ngưỡng luật định hoặc loại bỏ hoàn toàn việc tuân thủ trình tự triệu tập nhiều lần. Khi xem xét tính hợp lệ của một cuộc họp, luôn cần kết hợp: nội dung Điều 145, quy định chi tiết trong Điều lệ và các quy định về trình tự, thủ tục tại các điều liên quan.

5.3. Rủi ro thực tiễn nếu không tuân thủ đúng trình tự ba lần họp

Nếu công ty tiến hành cuộc họp mà không đúng các điều kiện về tỷ lệ tham dự hoặc thời hạn gửi thông báo theo Điều 145, nghị quyết được thông qua có nguy cơ bị cổ đông yêu cầu hủy bỏ hoặc tuyên vô hiệu. Do đó, bộ phận pháp chế, thư ký công ty và Hội đồng quản trị cần lập kế hoạch, lưu trữ chứng cứ về việc gửi thông báo và xác nhận tỷ lệ tham dự để bảo vệ tính hợp lệ của quyết định quản trị.