Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020: Thực hiện quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông

1. Mục đích và ý nghĩa của Điều 144

Điều 144 nhằm bảo đảm quyền tham dự và biểu quyết của cổ đông được thực hiện linh hoạt, không bị giới hạn bởi yếu tố địa lý, thời gian. Quy định thừa nhận đa dạng hình thức tham dự (trực tiếp, ủy quyền, trực tuyến, bỏ phiếu điện tử, gửi phiếu) giúp tăng tỷ lệ tham dự, phản ánh ý chí thực chất của cổ đông trong các quyết định quan trọng. Đồng thời, điều luật đặt khung pháp lý để doanh nghiệp phát triển các nền tảng công nghệ, nhưng vẫn phải tuân thủ chuẩn mực về chứng cứ, kiểm soát tính hợp lệ của việc biểu quyết.

2. Trọng tâm cần nắm về quyền dự họp

Thứ nhất, chủ thể thực hiện quyền gồm cổ đông và người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức; khi đã ủy quyền, người được ủy quyền trở thành chủ thể trực tiếp thực hiện quyền dự họp, biểu quyết trong phạm vi được giao. Thứ hai, ủy quyền dự họp phải lập thành văn bản, tuân thủ quy định về giao dịch dân sự (theo điểm a khoản 1 Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 về hình thức giao dịch) và phải ghi rõ tên người được ủy quyền, số lượng cổ phần được ủy quyền. Thứ ba, Điều 144 coi cổ đông là “tham dự và biểu quyết” không chỉ khi có mặt trực tiếp, mà cả khi tham gia bằng các hình thức gián tiếp, điện tử hoặc gửi phiếu theo quy định.

3. Điều kiện để việc tham dự và ủy quyền hợp lệ

Để “kích hoạt” việc áp dụng Điều 144, trước hết phải có cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được triệu tập hợp lệ theo các điều khác của Luật Doanh nghiệp 2020. Trong khuôn khổ điều này, các điều kiện trọng tâm gồm: văn bản ủy quyền được lập hợp lệ theo pháp luật dân sự; ghi nhận rõ phạm vi ủy quyền (số lượng cổ phần, quyền biểu quyết); được xuất trình khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp. Đối với hình thức trực tuyến, bỏ phiếu điện tử, gửi phiếu qua thư, fax, thư điện tử hoặc phương tiện khác, điều kiện hợp lệ còn phụ thuộc vào quy định chi tiết trong Điều lệ công ty và quy chế họp, như thời hạn gửi phiếu, địa chỉ liên hệ, cách thức xác thực.

4. Phạm vi và giá trị pháp lý của các hình thức tham dự

Điều 144 khẳng định giá trị pháp lý tương đương giữa các hình thức tham dự: trực tiếp, ủy quyền, trực tuyến, bỏ phiếu điện tử, gửi phiếu. Cổ đông vẫn được coi là đã dự họp và biểu quyết nếu thực hiện thông qua bất kỳ hình thức nào nêu tại khoản 3, miễn là đáp ứng điều kiện về trình tự, thời hạn, kỹ thuật theo Luật và Điều lệ. Điều này có ý nghĩa thực tiễn quan trọng khi xác định tỷ lệ tham dự, tỷ lệ biểu quyết để đánh giá tính hợp lệ của cuộc họp và nghị quyết. Không được loại trừ phiếu gửi trước hoặc phiếu điện tử chỉ vì cổ đông không có mặt vật lý tại địa điểm họp.

5. Nhầm lẫn thường gặp trong thực tế

5.1. Nhầm lẫn về yêu cầu công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền

Một nhầm lẫn phổ biến là cho rằng mọi văn bản ủy quyền dự họp phải được công chứng, chứng thực. Điều 144 chỉ yêu cầu ủy quyền “lập thành văn bản” và tuân thủ pháp luật dân sự, pháp luật không mặc định bắt buộc công chứng, trừ khi Điều lệ công ty quy định khác. Doanh nghiệp chỉ được yêu cầu công chứng, chứng thực nếu Điều lệ hoặc quy chế họp đã quy định rõ, tránh việc áp đặt điều kiện trái luật làm hạn chế quyền cổ đông.

5.2. Nhầm lẫn về số lần và phạm vi ủy quyền

Một số công ty hiểu sai rằng cổ đông chỉ được ủy quyền cho “một người duy nhất”. Điều 144 cho phép ủy quyền cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác, miễn là văn bản ủy quyền ghi rõ số lượng cổ phần tương ứng với mỗi người được ủy quyền. Vấn đề cần lưu ý là tổng số cổ phần ủy quyền không được vượt quá số cổ phần mà cổ đông sở hữu và việc ủy quyền phải rõ ràng để tránh tranh chấp về quyền biểu quyết.

5.3. Nhầm lẫn loại trừ hình thức điện tử hoặc gửi phiếu

Trong thực tiễn, một số doanh nghiệp vẫn chỉ chấp nhận hình thức tham dự trực tiếp hoặc ủy quyền giấy, bỏ qua các hình thức điện tử, gửi phiếu. Điều này đi ngược với tinh thần Điều 144 là mở rộng phương thức tham gia; nếu Điều lệ đã quy định hoặc công ty đã thông báo áp dụng hình thức điện tử, phiếu gửi qua thư, fax, email thì phiếu hợp lệ phải được ghi nhận khi tính tỷ lệ tham dự và biểu quyết.

6. Lưu ý khi xây dựng Điều lệ và tổ chức cuộc họp

Thực hiện Điều 144 hiệu quả đòi hỏi công ty phải quy định rõ trong Điều lệ và quy chế họp về trình tự, thủ tục, kỹ thuật liên quan đến hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử, gửi phiếu. Cần xác định cơ chế xác thực cổ đông/đại diện (tài khoản, chữ ký số, mã xác nhận…), thời hạn chốt danh sách, thời điểm nhận phiếu và cách lưu trữ, đối soát dữ liệu biểu quyết. Ban tổ chức họp nên chuẩn hóa mẫu giấy ủy quyền, hướng dẫn cổ đông về cách điền thông tin, cách gửi lại phiếu điện tử hoặc phiếu giấy, nhằm giảm nguy cơ phiếu hoặc ủy quyền bị tuyên vô hiệu do thiếu thông tin bắt buộc.

Cuối cùng, khi phát sinh tranh chấp về việc tính tỷ lệ tham dự, một trong những căn cứ quan trọng là chứng minh cổ đông đã “tham dự và biểu quyết” theo đúng một trong các hình thức mà Điều 144 công nhận. Do đó, chứng cứ về việc gửi, nhận phiếu, log hệ thống điện tử, văn bản ủy quyền cần được lưu trữ đầy đủ, đúng quy trình để bảo vệ tính hợp pháp của nghị quyết Đại hội đồng cổ đông.