Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020: Cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần

Trọng tâm quản trị: linh hoạt mô hình nhưng kiểm soát chặt rủi ro

Điều 137 cho phép công ty cổ phần lựa chọn giữa hai mô hình quản trị: có Ban kiểm soát hoặc không có Ban kiểm soát nhưng phải có thành viên độc lập và Ủy ban kiểm toán. Quy định này phản ánh định hướng tăng cường kiểm soát nội bộ, song song với việc trao quyền tự chủ cho doanh nghiệp trong thiết kế cơ cấu quản trị. Tùy mô hình, doanh nghiệp phải thiết lập cơ chế giám sát tương ứng, tránh tình trạng Hội đồng quản trị tập trung quyền lực mà thiếu đối trọng.

Hai mô hình quản trị và điều kiện “kích hoạt”

Mô hình có Ban kiểm soát

Mô hình theo điểm a khoản 1 Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020 là cấu trúc quản trị cổ điển: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc/Tổng giám đốc. Trường hợp công ty có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát; đây là ngưỡng điều kiện quan trọng, “kích hoạt” nghĩa vụ thành lập Ban kiểm soát khi quy mô và tính chất sở hữu làm tăng nhu cầu kiểm soát độc lập. Vì vậy, doanh nghiệp phải thường xuyên rà soát số lượng cổ đông và tỷ lệ sở hữu của cổ đông tổ chức để tránh vi phạm nghĩa vụ tổ chức Ban kiểm soát.

Mô hình không có Ban kiểm soát, thay bằng Ủy ban kiểm toán

Theo điểm b khoản 1 Điều 137, doanh nghiệp có thể lựa chọn mô hình chỉ gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc/Tổng giám đốc, nhưng bắt buộc ít nhất 20% thành viên Hội đồng quản trị là thành viên độc lập và phải có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Quy định này chuyển cơ chế giám sát từ một cơ quan độc lập (Ban kiểm soát) sang cơ chế kiểm toán nội bộ gắn trong Hội đồng quản trị, với thành viên độc lập đóng vai trò “trọng tài” nội bộ. Điều lệ hoặc quy chế hoạt động của Ủy ban kiểm toán là văn bản pháp lý nội bộ quyết định rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, nên cần được soạn thảo chi tiết, tránh hình thức.

Quan hệ giữa pháp luật chứng khoán và Luật Doanh nghiệp

Điều 137 mở đầu bằng ngoại lệ “trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác”, hàm ý với công ty đại chúng, công ty niêm yết, cơ cấu quản trị phải tuân thủ đồng thời Luật Doanh nghiệp 2020 và pháp luật về chứng khoán. Khi có sự khác nhau, quy định chuyên ngành về chứng khoán sẽ chi phối, ví dụ về tỷ lệ thành viên độc lập, yêu cầu tiểu ban thuộc Hội đồng quản trị. Người áp dụng luật cần đối chiếu Điều lệ công ty, Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản chứng khoán để xác định mô hình quản trị hợp lệ, tránh nhầm lẫn cho rằng chỉ cần tuân Điều 137 là đủ.

Người đại diện theo pháp luật: điểm chốt về trách nhiệm

Khoản 2 Điều 137 điều chỉnh trực tiếp việc xác định người đại diện theo pháp luật trong công ty cổ phần, gắn với chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc/Tổng giám đốc. Nếu công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người này phải là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc; trong trường hợp Điều lệ không quy định, mặc nhiên Chủ tịch Hội đồng quản trị trở thành người đại diện theo pháp luật. Khi công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật, Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc/Tổng giám đốc “đương nhiên” là người đại diện theo pháp luật, tạo ra sự đa chủ thể đại diện. Đây là điểm quan trọng để xác định người ký kết hợp đồng, tham gia tố tụng và chịu trách nhiệm pháp lý đối với bên thứ ba.

Những hiểu sai thường gặp và lưu ý thực tiễn

Một hiểu sai phổ biến là cho rằng doanh nghiệp nhỏ hơn 11 cổ đông sẽ không được lập Ban kiểm soát; thực tế, Điều 137 chỉ nói “không bắt buộc”, doanh nghiệp vẫn có thể tự nguyện lập Ban kiểm soát nếu thấy cần thiết. Một nhầm lẫn khác là coi việc không có Ban kiểm soát đồng nghĩa không cần thiết lập bất kỳ cơ chế giám sát nào, trong khi mô hình theo điểm b khoản 1 bắt buộc phải có Ủy ban kiểm toán và thành viên độc lập trong Hội đồng quản trị. Về người đại diện theo pháp luật, nhiều doanh nghiệp bỏ qua việc ghi nhận rõ thẩm quyền từng người trong Điều lệ, dẫn đến xung đột nội bộ hoặc tranh chấp với đối tác khi có nhiều người đại diện; cần quy định rõ phạm vi đại diện, cơ chế phối hợp, ký chung hay ký riêng để hạn chế rủi ro.

Gợi ý áp dụng vào tình huống cụ thể

Khi thiết kế cơ cấu quản trị, doanh nghiệp nên bắt đầu từ mô hình được phép lựa chọn theo Điều 137, sau đó đối chiếu quy mô cổ đông, đặc điểm sở hữu (tổ chức/cá nhân) và lĩnh vực hoạt động (có thuộc đối tượng điều chỉnh của pháp luật chứng khoán hay không). Điều lệ công ty phải ghi nhận rõ mô hình quản trị, cơ cấu Ủy ban kiểm toán hoặc Ban kiểm soát, tỷ lệ thành viên độc lập và danh sách người đại diện theo pháp luật. Trong quá trình hoạt động, mọi thay đổi về số lượng cổ đông, tỷ lệ sở hữu hoặc bổ nhiệm/miễn nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng giám đốc đều cần được rà soát lại dưới góc độ Điều 137 để kịp thời điều chỉnh Điều lệ và đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh.