Điều 109 Luật Doanh nghiệp 2020: Công bố thông tin định kỳ

Vai trò của nghĩa vụ công bố thông tin định kỳ

Điều 109 đặt ra chuẩn mực minh bạch bắt buộc đối với doanh nghiệp có vốn nhà nước, đặc biệt là doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ. Quy định này gắn trực tiếp với yêu cầu sử dụng vốn nhà nước đúng mục đích, hiệu quả và có thể kiểm soát được. Đồng thời, công bố định kỳ giúp cơ quan đại diện chủ sở hữu, cơ quan thanh tra, kiểm toán và xã hội giám sát tài chính, quản trị và thực hiện nhiệm vụ công ích của doanh nghiệp.

Phạm vi thông tin phải công bố: không chỉ là báo cáo tài chính

Một nhầm lẫn phổ biến là coi công bố định kỳ chỉ gắn với báo cáo tài chính. Khoản 1 Điều 109 cho thấy phạm vi rộng hơn nhiều: từ thông tin cơ bản và Điều lệ, mục tiêu, kế hoạch kinh doanh, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ công ích và trách nhiệm xã hội cho đến thực trạng quản trị, cơ cấu tổ chức. Vì vậy, doanh nghiệp phải thiết kế hệ thống báo cáo nội bộ bảo đảm đủ dữ liệu cho tất cả nhóm thông tin chứ không chỉ tập trung vào số liệu kế toán.

Điều kiện kích hoạt nghĩa vụ: chủ thể, tính chất vốn và chu kỳ báo cáo

Nghĩa vụ công bố định kỳ theo Điều 109 chủ yếu áp dụng cho doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ vốn, được xác định trong Luật Quản lý, sử dụng vốn nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp. Trọng tâm áp dụng là: công ty mẹ thuộc tập đoàn, tổng công ty nhà nước; công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước sở hữu; và các doanh nghiệp khác có tỷ lệ vốn nhà nước theo hướng dẫn của Chính phủ. Nghĩa vụ được “kích hoạt” theo chu kỳ báo cáo tài chính năm, báo cáo giữa năm và kế hoạch kinh doanh hằng năm, đi kèm các mốc thời gian cứng (150 ngày sau năm tài chính, trước ngày 31/7 hằng năm).

Thời hạn và kênh công bố: yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt

Khoản 1 quy định rõ thời hạn công bố báo cáo tài chính năm là trong 150 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính và báo cáo tài chính giữa năm phải công bố trước ngày 31 tháng 7 hằng năm. Doanh nghiệp cần coi đây là thời hạn pháp lý bắt buộc, không phải mốc khuyến nghị. Về kênh công bố, thông tin phải được đăng trên trang thông tin điện tử của công ty và của cơ quan đại diện chủ sở hữu, tránh tình trạng chỉ công bố nội bộ hoặc trên một kênh hạn chế tiếp cận.

Nội dung báo cáo thực trạng quản trị công ty

Khoản 2 cấu trúc cụ thể các nhóm thông tin về quản trị: thông tin về cơ quan đại diện chủ sở hữu và người đứng đầu; thông tin chi tiết về người quản lý (trình độ, kinh nghiệm, cách bổ nhiệm, nhiệm vụ, chế độ lương thưởng và lợi ích liên quan); quyết định của cơ quan đại diện chủ sở hữu, nghị quyết Hội đồng thành viên/Chủ tịch công ty; thông tin về Ban kiểm soát, Kiểm soát viên; kết luận thanh tra, báo cáo kiểm soát; người có liên quan và giao dịch với người có liên quan; cùng các thông tin khác theo Điều lệ. Như vậy, công bố quản trị theo Điều 109 ở mức sâu, tương đương chuẩn mực quản trị công ty hiện đại chứ không chỉ là sơ đồ tổ chức.

Trách nhiệm cá nhân của người đại diện theo pháp luật

Khoản 4 nêu rõ: người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền là người thực hiện công bố thông tin, song trách nhiệm về tính đầy đủ, kịp thời, trung thực và chính xác của thông tin vẫn gắn trực tiếp với người đại diện theo pháp luật. Do đó, ủy quyền chỉ là chuyển giao thao tác kỹ thuật, không chuyển giao trách nhiệm pháp lý. Việc thiếu, chậm, sai hoặc không trung thực thông tin được công bố có thể là căn cứ xem xét trách nhiệm kỷ luật, trách nhiệm dân sự hoặc trách nhiệm khác theo pháp luật chuyên ngành.

Những hiểu sai thường gặp và lưu ý áp dụng

Nhầm lẫn về đối tượng và phạm vi công bố

Một số doanh nghiệp nhà nước cho rằng chỉ cần công bố cho cơ quan đại diện chủ sở hữu, không phải công bố cho công chúng rộng rãi. Điều 109 yêu cầu công bố trên trang thông tin điện tử của công ty, nghĩa là thông tin phải sẵn có cho đối tượng bên ngoài (nhà đầu tư, đối tác, người lao động, công chúng) trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành hoặc quy định nội bộ hạn chế vì lý do bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh. Doanh nghiệp cần phân định rạch ròi giữa thông tin phải công bố và thông tin được phép hạn chế, căn cứ luật chuyên ngành.

Nhầm lẫn giữa báo cáo nội bộ và báo cáo công bố

Nhiều doanh nghiệp lập báo cáo nội bộ chi tiết nhưng chỉ công bố phần tóm tắt, thiếu thông tin trọng yếu. Điều 109 yêu cầu công bố cả báo cáo và tóm tắt báo cáo (đối với báo cáo tài chính), nên việc chỉ đưa bản tóm tắt mà không kèm báo cáo đã kiểm toán là không đáp ứng đầy đủ nghĩa vụ. Cần lưu ý thêm: báo cáo công bố phải là báo cáo đã được kiểm toán bởi tổ chức kiểm toán độc lập, tránh tình trạng công bố số liệu sơ bộ chưa kiểm toán.

Lưu ý khi xử lý thông tin về người quản lý và người có liên quan

Thông tin về tiền lương, thù lao, thưởng, lợi ích khác và giao dịch với người có liên quan thường được coi là nhạy cảm. Tuy nhiên, Điều 109 yêu cầu công bố, nhằm phòng ngừa xung đột lợi ích và chuyển dịch tài sản không minh bạch. Doanh nghiệp nên xây dựng mẫu báo cáo chuẩn, vừa tuân thủ nghĩa vụ công bố, vừa bảo vệ bí mật đời tư ở mức phù hợp với pháp luật (ví dụ: không công bố dữ liệu cá nhân vượt quá yêu cầu về thông tin quản lý, lợi ích và giao dịch).

Mối liên hệ với quy định chi tiết của Chính phủ và pháp luật liên quan

Khoản 5 giao Chính phủ quy định chi tiết Điều 109. Khi áp dụng, cần đọc song song các nghị định hướng dẫn về quản lý, sử dụng vốn nhà nước và các quy định về công bố thông tin đối với doanh nghiệp nhà nước, tập đoàn, tổng công ty. Ngoài ra, doanh nghiệp chịu sự điều chỉnh đồng thời của Luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán, Luật Kiểm toán độc lập và pháp luật chứng khoán (nếu là công ty đại chúng), vì vậy hệ thống công bố thông tin cần được thiết kế bảo đảm tuân thủ đồng bộ, tránh mâu thuẫn hoặc bỏ sót nghĩa vụ.