Điều 104 Luật Doanh nghiệp 2020: Nghĩa vụ của Ban kiểm soát

Vị trí, mục tiêu điều chỉnh của Điều 104

Điều 104 tập trung thiết lập chức năng giám sát độc lập của Ban kiểm soát đối với toàn bộ hoạt động quản trị và điều hành công ty. Mục đích chính là bảo vệ lợi ích của cơ quan đại diện chủ sở hữu, bảo đảm việc sử dụng vốn, tài sản doanh nghiệp minh bạch, hiệu quả, hạn chế lạm quyền, lợi ích nhóm và rủi ro trong các quyết định kinh doanh quan trọng.

Ban kiểm soát theo Điều 104 không chỉ kiểm tra tuân thủ pháp luật mà còn giám sát chất lượng chiến lược, kế hoạch kinh doanh, hệ thống quản trị nội bộ và các giao dịch lớn. Từ đó, chế định này tạo lớp kiểm soát thứ hai bên cạnh Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Những nhóm nghĩa vụ trọng tâm cần nắm

Giám sát chiến lược, hoạt động và tài chính

Các nghĩa vụ tại điểm a, b khoản 1 Điều 104 phù hợp với vai trò giám sát vĩ mô của Ban kiểm soát. Ban kiểm soát phải theo dõi việc tổ chức thực hiện chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh chứ không can thiệp trực tiếp vào việc ra quyết định kinh doanh hàng ngày.

Đồng thời, Ban kiểm soát có nghĩa vụ đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh và thực trạng tài chính. Trọng tâm là nhận diện rủi ro, cảnh báo sớm tình trạng suy giảm tài chính, mất an toàn vốn, sai lệch giữa báo cáo và thực tế.

Giám sát hoạt động quản trị và người quản lý

Điểm c khoản 1 Điều 104 xác định rõ Ban kiểm soát phải giám sát việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Đây là cơ sở pháp lý để kiểm soát lạm quyền, vi phạm nghĩa vụ trung thành, nghĩa vụ cẩn trọng và xung đột lợi ích trong quản trị công ty.

Ban kiểm soát không thay thế chức năng ra quyết định của các cơ quan quản lý, mà chủ yếu đánh giá tính tuân thủ và tính hiệu quả trong việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của những người quản lý, từ đó kiến nghị điều chỉnh, xử lý khi cần.

Giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ và kế toán

Điểm d và điểm đ khoản 1 nhấn mạnh yêu cầu về hệ thống quản trị nội bộ bài bản: quy chế kiểm toán nội bộ, quản lý và phòng ngừa rủi ro, quy chế báo cáo, các quy chế quản trị khác. Ban kiểm soát không chỉ kiểm tra sự tồn tại của quy chế mà còn đánh giá hiệu lực, mức độ tuân thủ.

Đối với công tác kế toán, báo cáo tài chính và tài liệu liên quan, nghĩa vụ được xác định là giám sát tính hợp pháp, tính hệ thống và tính trung thực. Nghĩa vụ này là nền tảng để phát hiện gian lận, lập báo cáo sai lệch, che giấu nợ hoặc chuyển lợi ích không minh bạch.

Giám sát giao dịch lớn, nhạy cảm và bên liên quan

Các nghĩa vụ tại điểm e, g khoản 1 Điều 104 tập trung vào hợp đồng, giao dịch với bên liên quan, các dự án đầu tư lớn, giao dịch có quy mô lớn hoặc bất thường. Đây là các điểm dễ phát sinh xung đột lợi ích, thất thoát tài sản, chuyển giá hoặc lợi ích nhóm.

Ban kiểm soát cần lưu ý xây dựng tiêu chí xác định “quy mô lớn”, “bất thường” trong Quy chế nội bộ để bảo đảm có cơ sở rõ ràng khi lựa chọn đối tượng giám sát, tránh bỏ sót giao dịch rủi ro hoặc kiểm soát quá rộng gây cản trở hoạt động.

Báo cáo, kiến nghị – cầu nối với chủ sở hữu

Điểm h khoản 1 yêu cầu Ban kiểm soát phải lập và gửi báo cáo đánh giá, kiến nghị cho cơ quan đại diện chủ sở hữu và Hội đồng thành viên. Đây là nghĩa vụ đầu ra bắt buộc, giúp chuyển hóa hoạt động giám sát thành thông tin và đề xuất cụ thể để chủ sở hữu và cơ quan quản lý ra quyết định.

Trong thực tiễn, chất lượng báo cáo là yếu tố quyết định hiệu quả của Ban kiểm soát. Báo cáo cần có phân tích, nhận định rủi ro, kiến nghị giải pháp rõ ràng; tránh chỉ dừng lại ở việc mô tả tình trạng chung chung, thiếu dữ liệu và kết luận pháp lý.

Cách hiểu sai thường gặp về thẩm quyền Ban kiểm soát

Một nhầm lẫn phổ biến là coi Ban kiểm soát như “cơ quan điều hành thứ hai”, có quyền can thiệp trực tiếp, phủ quyết hoặc thay đổi quyết định kinh doanh của Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Điều 104 chỉ trao nghĩa vụ giám sát, đánh giá và kiến nghị, không trao quyền ra quyết định kinh doanh thay hoặc cùng với các chức danh này.

Nhầm lẫn thứ hai là coi Ban kiểm soát chỉ làm nhiệm vụ kiểm tra kế toán, tài chính, bỏ qua chức năng giám sát chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh và hệ thống quản trị nội bộ. Điều 104 quy định nghĩa vụ giám sát toàn diện, không giới hạn trong kế toán – kiểm toán.

Lưu ý khi áp dụng Điều 104 trong thực tiễn

Thứ nhất, doanh nghiệp cần cụ thể hóa nội dung giám sát, quy trình thu thập thông tin, yêu cầu báo cáo trong Điều lệ và Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát, tránh tình trạng điều luật chỉ tồn tại trên giấy nhưng không có cơ chế vận hành thực tế.

Thứ hai, Ban kiểm soát cần xây dựng kế hoạch giám sát theo năm, gắn với các mốc quyết định lớn (phê duyệt chiến lược, kế hoạch, dự án đầu tư, giao dịch lớn), kết hợp giám sát thường xuyên với giám sát chuyên đề để sử dụng hiệu quả nguồn lực.

Thứ ba, nghĩa vụ tại khoản 1 phải được nhìn đồng bộ với cơ chế tiền lương, thù lao, thưởng và lợi ích khác của Kiểm soát viên theo khoản 2 Điều 104. Cơ chế đãi ngộ do cơ quan đại diện chủ sở hữu quyết định và chi trả vừa tạo động lực thực hiện nghĩa vụ, vừa tiềm ẩn nguy cơ lệ thuộc, nên cần được thiết kế minh bạch, gắn với chất lượng công tác giám sát.

Cuối cùng, cần lưu ý khoản 3 giao Chính phủ quy định chi tiết, vì các văn bản hướng dẫn sẽ quy định cụ thể hơn về quy trình, báo cáo, tiêu chí đánh giá, thẩm quyền tiếp cận thông tin. Khi áp dụng Điều 104, việc đối chiếu đồng thời với các nghị định, thông tư liên quan là bắt buộc để bảo đảm tuân thủ đầy đủ.