Điều 128 Luật Đất đai 2024: Nguyên tắc lập, chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính

1. Mục đích và ý nghĩa quản lý của Điều 128

Điều 128 đặt ra các nguyên tắc nhằm bảo đảm hồ sơ địa chính là “bản ghi chính thức” phản ánh trung thực, đầy đủ tình trạng quản lý, sử dụng đất trên thực địa. Trọng tâm không chỉ là có hồ sơ, mà là hồ sơ phải khoa học, thống nhất và luôn được cập nhật. Đây là nền tảng cho các hoạt động như cấp Giấy chứng nhận, tính tiền sử dụng đất, thuế, phí và giải quyết tranh chấp, khiếu nại về đất đai.

Nguyên tắc này cũng tạo cơ sở pháp lý để quy trách nhiệm cho cơ quan đăng ký đất đai và chính quyền cơ sở khi hồ sơ địa chính không phản ánh đúng tình hình quản lý, sử dụng đất trên địa bàn.

2. Lập hồ sơ đến từng thửa đất và theo đơn vị hành chính

Điều luật yêu cầu hồ sơ địa chính được lập đến từng thửa đất, không theo chủ sử dụng hay theo dự án. Cách tiếp cận này bảo đảm mỗi thửa đất đều có “lý lịch” riêng, giúp truy vết lịch sử giao dịch, biến động, nghĩa vụ tài chính và tình trạng pháp lý.

Hồ sơ được tập hợp theo đơn vị hành chính cấp xã (hoặc cấp huyện nơi không có cấp xã), nhấn mạnh trách nhiệm của chính quyền địa phương trong quản lý đất đai trên địa bàn. Người áp dụng cần lưu ý: đây là nguyên tắc tương ứng với mô hình quản lý đa cấp, tránh tình trạng hồ sơ phân tán, khó kiểm soát hoặc chồng lấn.

3. Yêu cầu về tính khoa học và thống nhất thông tin

Cụm từ “bảo đảm tính khoa học và thống nhất thông tin trong hồ sơ với hiện trạng quản lý, sử dụng đất” nhấn mạnh hai yêu cầu: chuẩn hóa, hệ thống hóa dữ liệu (mẫu biểu, ký hiệu, cấu trúc thông tin) và tính thống nhất giữa hồ sơ với thực tế sử dụng đất. Hồ sơ địa chính không được mâu thuẫn với bản đồ địa chính, sổ địa chính, hệ thống thông tin đất đai, hoặc với thực trạng đã được đo đạc, kiểm kê.

Trong áp dụng, đây là căn cứ để yêu cầu cơ quan chuyên môn không chỉ “ghi nhận giấy tờ” mà phải kiểm tra, đối chiếu số liệu đo đạc, kết quả kiểm tra hiện trạng, quyết định hành chính có liên quan, tránh tình trạng hồ sơ một kiểu, thực tế một kiểu.

4. Chỉnh lý, cập nhật biến động đầy đủ, kịp thời

Khoản 2 nhấn mạnh nghĩa vụ chỉnh lý, cập nhật biến động khi phát sinh thủ tục hành chính về đất đai hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Điều này xác định rõ: quy trình giải quyết hồ sơ đất đai chưa hoàn tất nếu hồ sơ địa chính chưa được chỉnh lý tương ứng với biến động.

“Đầy đủ, kịp thời” là hai tiêu chí quan trọng: đầy đủ nghĩa là ghi nhận mọi loại biến động có tác động đến quyền, nghĩa vụ hoặc đặc điểm pháp lý của thửa đất (chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, thế chấp, thay đổi mục đích sử dụng, hợp thửa, tách thửa, thu hồi, cho thuê, gia hạn, chuyển đối tượng sử dụng…). Kịp thời được hiểu là cập nhật ngay trong quá trình hoặc ngay sau khi giải quyết xong thủ tục, tránh để tồn đọng kéo dài.

5. Những nhầm lẫn thường gặp và lưu ý áp dụng

5.1. Các nhầm lẫn phổ biến

Một nhầm lẫn thường gặp là cho rằng hồ sơ địa chính chỉ là “việc nội bộ” của cơ quan địa chính, không ảnh hưởng quyền lợi của người sử dụng đất. Trên thực tế, hồ sơ địa chính là căn cứ quan trọng để xác định nguồn gốc, quá trình sử dụng, diện tích, loại đất, hạn mức và nghĩa vụ tài chính; khi xảy ra tranh chấp, khiếu nại, đây thường là nguồn chứng cứ quan trọng.

Nhầm lẫn khác là coi Giấy chứng nhận là đủ, không cần quan tâm hồ sơ địa chính. Điều 128 cho thấy Giấy chứng nhận và hồ sơ địa chính phải thống nhất; nếu có sai lệch, cơ quan nhà nước có thể dựa vào hồ sơ địa chính đã được cập nhật hợp pháp để xem xét điều chỉnh, đính chính, hoặc giải quyết tranh chấp.

5.2. Lưu ý khi áp dụng trong thực tiễn

Thứ nhất, các tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục về đất đai cần theo dõi việc chỉnh lý hồ sơ địa chính và biến động trên Giấy chứng nhận, không chỉ quan tâm đến kết quả cấp đổi, đăng ký. Nếu hồ sơ địa chính chưa được cập nhật đúng nội dung biến động, nên yêu cầu cơ quan có thẩm quyền thực hiện đầy đủ để bảo đảm quyền lợi lâu dài.

Thứ hai, đối với cơ quan nhà nước, Điều 128 tạo cơ sở để kiểm tra, xử lý trách nhiệm khi hồ sơ địa chính không được cập nhật, dẫn đến thất thu ngân sách (thuế, tiền sử dụng đất), khó kiểm kê đất đai hoặc sai lệch trong quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất.

Thứ ba, trong tranh chấp đất đai, luật sư và người giải quyết tranh chấp cần chú ý đối chiếu giữa hồ sơ địa chính qua các thời kỳ và hiện trạng sử dụng. Việc hồ sơ địa chính được lập đến từng thửa và được cập nhật kịp thời hay không sẽ là căn cứ quan trọng đánh giá tính ngay tình, thời điểm phát sinh quyền, cũng như mức độ lỗi của cơ quan quản lý khi để xảy ra tranh chấp.