Điều 107 Bộ luật tố tụng dân sự 2015: Bảo quản tài liệu, chứng cứ

Mục đích và ý nghĩa của quy định bảo quản chứng cứ

Điều 107 nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực của tài liệu, chứng cứ trong suốt quá trình giải quyết vụ việc, tránh việc bị sửa chữa, làm giả, thất lạc hoặc hủy hoại. Cơ chế phân định trách nhiệm bảo quản giữa Tòa án, người lưu giữ và người thứ ba giúp xác định rõ chủ thể chịu trách nhiệm khi có rủi ro liên quan đến chứng cứ. Quy định nghiêm cấm hủy hoại chứng cứ là nền tảng để xử lý các hành vi cản trở hoạt động tố tụng, làm sai lệch sự thật khách quan.

Trọng tâm: xác định chủ thể chịu trách nhiệm bảo quản

Khi chứng cứ đã được nộp cho Tòa án

Khi tài liệu, chứng cứ đã được giao nộp tại Tòa án, Tòa án là chủ thể duy nhất chịu trách nhiệm bảo quản. Đây là cơ sở để yêu cầu Tòa án thực hiện các biện pháp lưu trữ phù hợp, bảo đảm không làm thay đổi nội dung, hình thức chứng cứ. Trong thực tiễn, nếu chứng cứ bị thất lạc, hư hỏng trong giai đoạn này, trách nhiệm đầu tiên thuộc về cơ quan tiến hành tố tụng.

Khi chứng cứ chưa hoặc không thể nộp cho Tòa án

Trường hợp tài liệu, chứng cứ không thể giao nộp tại Tòa án (do tính chất vật lý, nguy hiểm, kích thước lớn, đang nằm trong hệ thống kỹ thuật...), người đang lưu giữ có trách nhiệm bảo quản. Trách nhiệm này mang tính liên tục, kể từ khi họ nhận thức được nghĩa vụ cung cấp chứng cứ cho vụ việc cho đến khi Tòa án tiếp nhận hoặc có quyết định khác. Người lưu giữ không được viện lý do “chưa nộp cho Tòa” để lơ là hoặc làm hư hại chứng cứ.

Giao cho người thứ ba bảo quản

Khi cần thiết phải giao tài liệu, chứng cứ cho người thứ ba bảo quản (ví dụ cơ quan chuyên môn, đơn vị lưu trữ chuyên nghiệp), Thẩm phán phải ra quyết định và lập biên bản giao nhận. Đây là điều kiện hình thức bắt buộc để chuyển giao trách nhiệm bảo quản. Người nhận bảo quản vừa được hưởng thù lao, vừa phải chịu trách nhiệm pháp lý nếu để xảy ra mất mát, hư hỏng hoặc cố ý làm sai lệch chứng cứ.

Điều kiện làm phát sinh nghĩa vụ bảo quản

Nghĩa vụ bảo quản tài liệu, chứng cứ phát sinh khi: (i) tồn tại tài liệu, chứng cứ liên quan vụ việc; (ii) tài liệu, chứng cứ đã được nộp cho Tòa án hoặc đang được một chủ thể cụ thể lưu giữ; (iii) có yêu cầu, nghĩa vụ cung cấp cho Tòa án theo quy định tố tụng. Nghĩa vụ bảo quản gắn với vị trí chứng cứ: nếu nằm trong hồ sơ Tòa án thì Tòa án chịu trách nhiệm; nếu còn ở bên ngoài thì người đang lưu giữ hoặc người thứ ba được chỉ định sẽ chịu trách nhiệm.

Các cách hiểu sai và nhầm lẫn thường gặp

Một nhầm lẫn phổ biến là cho rằng sau khi nộp bản sao cho Tòa án, đương sự không còn phải bảo quản bản gốc. Thực tế, bản gốc thường vẫn là nguồn chứng minh quan trọng, đương sự vẫn phải bảo quản, nhất là khi Tòa án có thể yêu cầu xuất trình bản gốc để đối chiếu. Cũng có trường hợp hiểu sai rằng người thứ ba sau khi nhận thù lao chỉ là “dịch vụ lưu giữ” không chịu trách nhiệm pháp lý; trong khi Điều 107 quy định rõ họ phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản theo pháp luật.

Lưu ý khi áp dụng trong thực tiễn

Đương sự và người liên quan cần chủ động lưu giữ chứng cứ ngay từ khi phát sinh tranh chấp, hạn chế tối đa việc bị hỏng, mất trước khi nộp cho Tòa án. Khi giao chứng cứ cho Tòa hoặc người thứ ba, nên yêu cầu lập biên bản chi tiết về tình trạng, số lượng, đặc điểm tài liệu để làm căn cứ trách nhiệm. Hành vi tự ý hủy hoại, làm giả, che giấu chứng cứ không chỉ vi phạm Điều 107 mà còn có thể bị xử lý theo các quy định về cản trở hoạt động tố tụng hoặc tội phạm tương ứng trong Bộ luật Hình sự, tùy tính chất, mức độ.