Điều 106 Bộ luật tố tụng dân sự 2015: Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu, chứng cứ

Ý nghĩa và mục đích của Điều 106

Điều 106 thiết lập cơ chế thu thập chứng cứ hai tầng: tầng quyền tự thân của đương sự và tầng hỗ trợ, cưỡng chế thông qua quyết định của Tòa án hoặc yêu cầu của Viện kiểm sát. Mục đích trọng tâm là bảo đảm việc giải quyết vụ việc dân sự dựa trên hệ thống chứng cứ khách quan, đầy đủ, đồng thời ràng buộc nghĩa vụ hợp tác của các chủ thể đang quản lý, lưu giữ tài liệu. Quy định về thời hạn, trách nhiệm và chế tài là công cụ chống lại tình trạng trì hoãn, từ chối cung cấp chứng cứ làm cản trở tố tụng.

Các quyền và nghĩa vụ trọng tâm cần nắm

Quyền yêu cầu trực tiếp của đương sự

Đương sự được trao quyền trực tiếp yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu, chứng cứ liên quan đến vụ việc của mình. Việc yêu cầu phải được thực hiện bằng văn bản, nêu rõ nội dung tài liệu cần cung cấp, lý do yêu cầu và thông tin chủ thể đang lưu giữ. Đây là bước tố tụng thể hiện trách nhiệm tự chứng minh của đương sự, đồng thời là điều kiện tiên quyết trước khi đề nghị Tòa án hỗ trợ.

Trách nhiệm cung cấp, thời hạn và phản hồi

Cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận yêu cầu có nghĩa vụ cung cấp tài liệu, chứng cứ trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu. Nếu không cung cấp được thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do. Nghĩa vụ phản hồi bằng văn bản là cơ sở để Tòa án đánh giá mức độ hợp tác, xem xét áp dụng biện pháp thu thập chứng cứ hoặc chế tài sau này.

Cơ chế hỗ trợ của Tòa án và Viện kiểm sát

Khi đương sự đã áp dụng các biện pháp cần thiết mà vẫn không thể tự mình thu thập chứng cứ, họ có quyền đề nghị Tòa án ra quyết định yêu cầu cung cấp hoặc trực tiếp thu thập tài liệu, chứng cứ. Yêu cầu này phải kèm theo đơn, thể hiện rõ vấn đề cần chứng minh, chứng cứ cần thu thập và lý do không thể tự thu thập. Trong trường hợp cần thiết hoặc theo yêu cầu của đương sự, Tòa án ra quyết định yêu cầu cung cấp chứng cứ; cơ quan, tổ chức, cá nhân có nghĩa vụ thực hiện đầy đủ trong thời hạn 15 ngày và phải giải trình bằng văn bản nếu không thực hiện được. Viện kiểm sát khi yêu cầu cung cấp chứng cứ thì cơ chế tuân thủ, thời hạn, trách nhiệm áp dụng tương tự như yêu cầu của Tòa án.

Điều kiện “kích hoạt” vai trò hỗ trợ của Tòa án

Điều 106 không cho phép đương sự “bỏ qua” nghĩa vụ tự thu thập chứng cứ. Để Tòa án ra quyết định yêu cầu cung cấp hoặc trực tiếp thu thập tài liệu, đương sự phải chứng minh đã áp dụng các biện pháp hợp lý để thu thập nhưng không thành công. Nội dung đơn yêu cầu Tòa án phải làm rõ: vấn đề cần chứng minh, loại chứng cứ cần thu thập, lý do khách quan hoặc chủ quan khiến đương sự không tiếp cận được chứng cứ, cũng như xác định rõ chủ thể đang quản lý, lưu giữ. Đây là điều kiện tố tụng quan trọng để tránh lạm dụng cơ chế hỗ trợ của Tòa án, đồng thời giữ nguyên nguyên tắc: mỗi bên chịu trách nhiệm chứng minh cho yêu cầu, phản đối của mình.

Nhầm lẫn thường gặp trong áp dụng Điều 106

Một nhầm lẫn phổ biến là cho rằng chỉ cần gửi đơn cho Tòa án là Tòa án đương nhiên phải thu thập mọi chứng cứ thay cho đương sự. Điều 106 khẳng định Tòa án chỉ vào cuộc khi đương sự đã nỗ lực thu thập mà không thể thực hiện, và khi Tòa án xét thấy việc thu thập là cần thiết cho việc giải quyết đúng đắn vụ việc. Nhầm lẫn thứ hai là hiểu thời hạn 15 ngày như một thời hạn “mềm” có thể bỏ qua. Thực tế, nếu cơ quan, tổ chức, cá nhân không cung cấp và không có lý do chính đáng, họ có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, và việc bị xử phạt không làm chấm dứt nghĩa vụ cung cấp chứng cứ. Ngoài ra, nhiều chủ thể quản lý tài liệu hiểu sai rằng bí mật kinh doanh, bí mật nội bộ là lý do tuyệt đối để từ chối cung cấp, trong khi pháp luật tố tụng cho phép Tòa án cân bằng giữa bảo vệ bí mật và nghĩa vụ cung cấp chứng cứ, ví dụ bằng các biện pháp bảo mật, hạn chế tiếp cận trong hồ sơ.

Lưu ý thực tiễn khi soạn văn bản, đơn yêu cầu

Khi yêu cầu trực tiếp cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp chứng cứ, văn bản yêu cầu nên mô tả cụ thể loại tài liệu, khoảng thời gian, nội dung liên quan để tránh việc bị từ chối vì lý do yêu cầu quá chung chung. Đồng thời, cần lưu giữ chứng cứ về việc đã gửi yêu cầu (biên nhận, xác nhận gửi bảo đảm, email có xác nhận nhận) để làm căn cứ chứng minh đã chủ động thu thập. Khi làm đơn đề nghị Tòa án hỗ trợ, việc trình bày rõ ràng mối liên hệ giữa tài liệu cần thu thập và vấn đề cần chứng minh sẽ giúp Tòa án đánh giá tính cần thiết, từ đó ra quyết định yêu cầu cung cấp hoặc thu thập chứng cứ nhanh chóng, hạn chế kéo dài thời gian giải quyết vụ việc. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý tài liệu cần xây dựng quy trình nội bộ xử lý yêu cầu của đương sự, Tòa án, Viện kiểm sát trong khuôn khổ pháp luật chuyên ngành để vừa bảo vệ dữ liệu, vừa tuân thủ nghĩa vụ tố tụng được Điều 106 đặt ra.