Điều 18 Bộ luật lao động 2019: Thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động
Bình luận Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 về thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động, chủ thể ký đúng và các lưu ý thực tiễn.
Điều 18. Thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động
1. Người lao động trực tiếp giao kết hợp đồng lao động, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Đối với công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng thì nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người lao động trong nhóm để giao kết hợp đồng lao động; trong trường hợp này, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và có hiệu lực như giao kết với từng người lao động.
Hợp đồng lao động do người được ủy quyền ký kết phải kèm theo danh sách ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký của từng người lao động.
3. Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động là người thuộc một trong các trường hợp sau đây:
a) Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
c) Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
d) Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.
4. Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động là người thuộc một trong các trường hợp sau đây:
a) Người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên;
b) Người lao động từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi khi có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người đó;
c) Người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó;
d) Người lao động được những người lao động trong nhóm ủy quyền hợp pháp giao kết hợp đồng lao động.
5. Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được ủy quyền lại cho người khác giao kết hợp đồng lao động.
Ý nghĩa của quy định
Điều 18 đặt trọng tâm vào thẩm quyền ký kết, tức ai được phép thay mặt mỗi bên xác lập quan hệ lao động. Quy định này nhằm ngăn tình trạng ký sai người, làm phát sinh tranh chấp về hiệu lực hợp đồng, tiền lương, trách nhiệm sử dụng lao động và nghĩa vụ bảo hiểm. Về bản chất, đây là điều khoản “lọc đầu vào” để quan hệ lao động chỉ hình thành khi việc giao kết đúng chủ thể, đúng thẩm quyền.
Điểm cần nắm khi áp dụng
Ở phía người lao động, nguyên tắc là người lao động trực tiếp ký hợp đồng; chỉ một số trường hợp đặc biệt mới được người đại diện hoặc nhóm lao động ủy quyền ký thay. Ở phía người sử dụng lao động, thẩm quyền thuộc người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu hoặc cá nhân trực tiếp sử dụng lao động, hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Vì vậy, khi kiểm tra một hợp đồng lao động, cần xem không chỉ chữ ký mà còn xem người ký có đúng vai trò pháp lý hay không.
Quy định về nhóm lao động làm công việc mùa vụ hoặc công việc nhất định dưới 12 tháng là ngoại lệ đáng chú ý. Cơ chế này chỉ áp dụng khi nhóm có từ đủ 18 tuổi trở lên, có ủy quyền cho một người đại diện và hợp đồng phải lập bằng văn bản kèm danh sách thành viên đầy đủ. Danh sách không phải thủ tục hình thức; đây là căn cứ để xác định từng người lao động đều là chủ thể của hợp đồng và đều được bảo vệ quyền lợi riêng.
Điều kiện để điều luật phát sinh hiệu lực áp dụng
Muốn áp dụng Điều 18, trước hết phải có hành vi giao kết hợp đồng lao động. Sau đó cần xác định đúng chủ thể giao kết của mỗi bên và căn cứ ủy quyền nếu không phải ký trực tiếp. Với trường hợp người chưa đủ 15 tuổi hoặc người từ đủ 15 đến chưa đủ 18 tuổi, điều kiện về người đại diện theo pháp luật là yếu tố bắt buộc, không thể thay thế bằng thỏa thuận miệng.
Lỗi hiểu sai thường gặp
Một nhầm lẫn phổ biến là cho rằng bất kỳ người quản lý nhân sự, trưởng bộ phận hay kế toán nào cũng có thể ký hợp đồng lao động. Thực tế, các chức danh này chỉ có quyền ký khi được ủy quyền hợp pháp hoặc khi pháp luật/điều lệ tổ chức trao thẩm quyền tương ứng. Ký không đúng thẩm quyền không làm “hợp thức hóa” quan hệ, mà thường kéo theo rủi ro tranh chấp về hiệu lực và trách nhiệm của doanh nghiệp.
Nhầm lẫn thứ hai là coi việc nhóm lao động ủy quyền cho một người ký thay như một dạng đại diện tự do. Điều luật giới hạn rõ người được ủy quyền không được ủy quyền lại, nhằm giữ tính xác định của chủ thể giao kết và tránh đứt gãy trách nhiệm pháp lý. Ngoài ra, việc ký thay không làm mất quyền, nghĩa vụ của từng thành viên trong nhóm vì hợp đồng vẫn có hiệu lực như giao kết với từng người lao động.
Lưu ý thực tiễn
Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ ủy quyền, quyết định phân công hoặc căn cứ thẩm quyền ngay từ giai đoạn tuyển dụng để tránh tranh chấp sau này. Với lao động chưa thành niên, cần kiểm tra thêm sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật và nội dung công việc có phù hợp giới hạn pháp luật hay không. Khi hợp đồng do người được ủy quyền ký, nên đối chiếu kỹ danh sách kèm theo, vì thiếu danh sách hoặc thiếu chữ ký của thành viên sẽ làm giảm mạnh giá trị chứng minh của hợp đồng.