Yêu cầu cung cấp thông tin qua email hoặc cổng dịch vụ công: Có được không?

Yêu cầu cung cấp thông tin qua email hoặc cổng dịch vụ công có được không?

Việc yêu cầu cơ quan nhà nước cung cấp thông tin qua email hoặc qua cổng dịch vụ công là hình thức được pháp luật ghi nhận trong khuôn khổ tiếp cận thông tin và cung cấp thông tin trên môi trường mạng. Theo khoản 1 Điều 12 Luật Tiếp cận thông tin 2016, công dân có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước cung cấp thông tin; theo khoản 2 Điều 12 Luật Tiếp cận thông tin 2016, việc yêu cầu có thể được thực hiện theo hình thức do luật quy định. Đối với thông tin được cung cấp trên môi trường mạng, Nghị định 42/2022/NĐ-CP quy định các cơ quan nhà nước tổ chức kênh cung cấp thông tin trực tuyến, trong đó có cổng thông tin điện tử và các kênh điện tử phù hợp khác.

Vì vậy, xét về nguyên tắc, yêu cầu gửi qua email hoặc nộp qua cổng dịch vụ công là hợp lệ nếu cơ quan đó công bố và tiếp nhận phương thức này. Trường hợp cơ quan có cổng dịch vụ công hoặc địa chỉ email tiếp nhận yêu cầu, người dân có thể sử dụng đúng kênh đó để đề nghị cung cấp thông tin. Nếu cơ quan chưa thiết lập kênh tiếp nhận điện tử cho loại yêu cầu cụ thể, người yêu cầu vẫn phải thực hiện theo phương thức mà cơ quan đang áp dụng hợp pháp.

Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc gửi yêu cầu bằng phương thức điện tử

Luật Tiếp cận thông tin 2016 là nền tảng pháp lý trực tiếp điều chỉnh quyền yêu cầu cung cấp thông tin của công dân. Theo Điều 11 Luật Tiếp cận thông tin 2016, công dân được tiếp cận thông tin bằng cách tự do tiếp cận thông tin được công khai hoặc yêu cầu cơ quan nhà nước cung cấp thông tin. Theo Điều 14 Luật Tiếp cận thông tin 2016, người yêu cầu phải nêu rõ nội dung, hình thức, cách thức nhận thông tin và các thông tin nhận dạng cần thiết theo quy định.

Về phương thức điện tử, Nghị định 42/2022/NĐ-CP quy định việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng. Văn bản này xác định cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước là kênh cung cấp thông tin thống nhất, tập trung; đồng thời cho phép các cơ quan căn cứ điều kiện cụ thể tổ chức thêm các kênh như email, ứng dụng di động, cổng dữ liệu hoặc tổng đài. Như vậy, email không phải là ngoại lệ tùy nghi mà là một trong các kênh điện tử được pháp luật dự liệu trong cơ chế cung cấp thông tin công.

Gửi qua email: khi nào được chấp nhận?

Yêu cầu qua email được chấp nhận khi email đó thuộc địa chỉ tiếp nhận chính thức do cơ quan nhà nước công bố hoặc sử dụng trong quy trình tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin. Nội dung email cần thể hiện rõ cơ quan nhận, thông tin người yêu cầu, nội dung thông tin cần cung cấp và cách thức nhận kết quả. Để bảo đảm giá trị xử lý, người yêu cầu nên dùng ngôn ngữ rõ ràng, xác định đúng phạm vi thông tin và đính kèm giấy tờ cần thiết nếu cơ quan yêu cầu xác minh.

Trong trường hợp cơ quan cung cấp thông tin bằng email, việc trả lời có thể thực hiện bằng tệp đính kèm, liên kết truy cập hoặc phương thức điện tử khác theo quy trình nội bộ và quy định quản lý văn bản điện tử. Cách thức này phù hợp với Nghị định 42/2022/NĐ-CP về cung cấp thông tin trên môi trường mạng. Tuy nhiên, email chỉ có giá trị khi đi đúng địa chỉ và đúng thẩm quyền tiếp nhận; thư gửi sai hộp thư hoặc gửi đến cá nhân không có trách nhiệm xử lý không làm phát sinh nghĩa vụ trả lời của cơ quan.

Gửi qua cổng dịch vụ công: phạm vi và ý nghĩa pháp lý

Cổng dịch vụ công là kênh điện tử chính thức để nộp hồ sơ và thực hiện nhiều thủ tục hành chính, đồng thời cũng có thể tích hợp chức năng tiếp nhận yêu cầu, kiến nghị hoặc tra cứu thông tin công khai. Khi cơ quan nhà nước bố trí tính năng tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin trên cổng dịch vụ công, việc nộp yêu cầu qua đây có giá trị như một phương thức gửi trực tuyến hợp lệ. Đây là kênh có ưu thế về khả năng theo dõi trạng thái xử lý, lưu vết điện tử và xác định thời điểm tiếp nhận.

Cần phân biệt yêu cầu cung cấp thông tin với việc nộp hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính. Yêu cầu cung cấp thông tin nhằm tiếp cận dữ liệu, tài liệu, văn bản của cơ quan nhà nước; còn hồ sơ thủ tục hành chính nhằm xin cơ quan giải quyết một quyền, lợi ích hoặc giấy tờ cụ thể. Sự phân biệt này có ý nghĩa thực tiễn vì mỗi loại yêu cầu được tiếp nhận, xử lý và trả kết quả theo cơ chế khác nhau.

Điều kiện để yêu cầu được xử lý đúng luật

Để yêu cầu qua email hoặc cổng dịch vụ công được thụ lý, nội dung phải thuộc phạm vi thông tin mà cơ quan có trách nhiệm cung cấp. Theo Luật Tiếp cận thông tin 2016, người yêu cầu cần xác định rõ tên loại thông tin, thời gian, văn bản hoặc hồ sơ liên quan, tránh mô tả chung chung khiến cơ quan không đủ căn cứ tra cứu. Nếu thông tin thuộc danh mục không được tiếp cận hoặc tiếp cận có điều kiện, cơ quan có quyền từ chối theo đúng căn cứ luật định.

Trường hợp thông tin có chứa bí mật nhà nước, bí mật công tác, bí mật đời tư, bí mật kinh doanh hoặc dữ liệu cá nhân được pháp luật bảo vệ, việc cung cấp phải tuân thủ giới hạn tương ứng. Cơ quan có thẩm quyền chỉ cung cấp khi đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật hoặc sau khi đã loại trừ phần thông tin không được công khai. Do đó, hình thức gửi điện tử không làm thay đổi bản chất pháp lý của thông tin được yêu cầu.

Trình tự thực hiện và khuyến nghị soạn yêu cầu

Người yêu cầu nên kiểm tra trước kênh tiếp nhận chính thức của cơ quan, bao gồm địa chỉ email công vụ, mục tiếp nhận trên cổng dịch vụ công hoặc cổng thông tin điện tử. Nội dung yêu cầu nên có các yếu tố: họ tên, địa chỉ liên hệ, số định danh nếu cần, tên tài liệu hoặc loại thông tin, phạm vi cần cung cấp và hình thức nhận kết quả. Cách trình bày ngắn gọn, cụ thể giúp cơ quan xác định đúng yêu cầu và giảm nguy cơ bị trả lại do thiếu nội dung.

Nếu pháp luật chuyên ngành hoặc quy chế công bố của cơ quan quy định mẫu biểu riêng, người yêu cầu cần sử dụng đúng biểu mẫu đó. Khi nhận được phản hồi yêu cầu bổ sung, sửa đổi hoặc từ chối, nên đối chiếu căn cứ pháp lý mà cơ quan nêu ra để xác định tính hợp lệ của việc xử lý. Trong trường hợp cơ quan không phản hồi hoặc từ chối không đúng căn cứ, người yêu cầu có thể thực hiện quyền khiếu nại, kiến nghị theo trình tự pháp luật.

Kết luận

Yêu cầu cung cấp thông tin qua email hoặc cổng dịch vụ công là hợp lệ khi cơ quan nhà nước có thiết lập và công bố kênh tiếp nhận tương ứng. Pháp luật hiện hành thừa nhận quyền yêu cầu thông tin của công dân và cho phép thực hiện trên môi trường mạng theo quy định về tiếp cận thông tin và cung cấp thông tin điện tử. Giá trị pháp lý của yêu cầu phụ thuộc vào đúng cơ quan có thẩm quyền, đúng kênh tiếp nhận và đúng phạm vi thông tin được phép cung cấp.

Tài liệu tham khảo

• Luật Tiếp cận thông tin 2016.
• Nghị định 42/2022/NĐ-CP quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng.
• Nghị định 43/2011/NĐ-CP về cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước.
• Nghị định 147/2024/NĐ-CP về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ internet và thông tin trên mạng.
• Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước và cổng dịch vụ công của cơ quan có thẩm quyền.