Xuất hóa đơn sai thuế suất 8% và 10%: cách điều chỉnh

Cơ sở pháp lý và nguyên tắc xử lý

Việc xuất hóa đơn sai thuế suất 8% hoặc 10% phải được xử lý theo quy định về hóa đơn điện tử và thuế giá trị gia tăng đang có hiệu lực. Theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung hàng hóa, người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót; sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế. Theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh cho hóa đơn nào, còn hóa đơn thay thế phải ghi rõ là thay thế cho hóa đơn đã lập sai.

Nguyên tắc chung là không xóa bỏ giao dịch đã phát sinh, mà sửa bằng một chứng từ hóa đơn hợp lệ phản ánh đúng thuế suất và số thuế phải nộp. Cách xử lý cụ thể phụ thuộc vào tình trạng hóa đơn đã gửi cho người mua, đã kê khai thuế hay chưa, và lỗi thuộc chiều tăng hay giảm thuế suất. Với trường hợp sai thuế suất 8% thành 10% hoặc 10% thành 8%, phần chênh lệch thuế phải được điều chỉnh tương ứng, bảo đảm dữ liệu kế toán, kê khai và hóa đơn thống nhất.

Cách xử lý khi xuất nhầm 8% thành 10%

Khi hàng hóa, dịch vụ thuộc diện áp dụng thuế suất 8% nhưng hóa đơn lại ghi 10%, đây là sai sót làm tăng số thuế đầu ra và số tiền thanh toán trên hóa đơn. Theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi nhận sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm cho hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện rõ nội dung điều chỉnh và dẫn chiếu đầy đủ số, ký hiệu, ngày tháng của hóa đơn gốc theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Trên hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp ghi thuế suất đúng là 8% và thể hiện phần chênh lệch thuế giảm so với hóa đơn gốc. Nếu hóa đơn gốc đã kê khai, người bán thực hiện kê khai điều chỉnh giảm thuế đầu ra theo kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh hoặc kỳ phát hiện sai sót theo quy định về khai bổ sung. Người mua đồng thời điều chỉnh giảm thuế đầu vào tương ứng nếu đã kê khai khấu trừ hóa đơn sai.

Cách xử lý khi xuất nhầm 10% thành 8%

Trường hợp hóa đơn lẽ ra phải áp dụng 10% nhưng người bán đã ghi 8%, sai sót làm giảm số thuế đầu ra phải nộp. Theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các bên vẫn lập văn bản thỏa thuận về sai sót và người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh tăng cho hóa đơn gốc. Nội dung điều chỉnh phải phản ánh phần thuế suất tăng từ 8% lên 10% và số thuế chênh lệch tăng thêm.

Khi lập hóa đơn điều chỉnh tăng, doanh nghiệp cần bảo đảm tổng giá thanh toán, tiền thuế và số thuế phải nộp được cập nhật đúng. Nếu hóa đơn gốc đã kê khai, người bán phải kê khai bổ sung tăng thuế đầu ra; người mua, nếu đã kê khai đầu vào, cũng phải điều chỉnh tương ứng để thống nhất số liệu thuế. Đây là trường hợp có rủi ro về thiếu thuế nếu không xử lý kịp thời, nên việc lập hóa đơn điều chỉnh cần thực hiện ngay khi phát hiện sai sót.

Khi nào được thay thế hóa đơn, khi nào nên điều chỉnh

Pháp luật hiện hành cho phép lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế đối với nhiều trường hợp sai sót trên hóa đơn điện tử. Theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu hóa đơn có sai sót về thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung hàng hóa, người bán và người mua được lập văn bản thỏa thuận và người bán lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Hóa đơn điều chỉnh thường dùng khi chỉ cần sửa phần thuế suất và chênh lệch thuế; hóa đơn thay thế phù hợp khi cần lập lại toàn bộ hóa đơn để thay cho hóa đơn sai.

Trong thực tiễn, hóa đơn điều chỉnh là phương án phổ biến khi sai đúng ở dòng thuế suất 8% và 10% nhưng các nội dung khác vẫn chính xác. Hóa đơn thay thế thường được ưu tiên khi sai sót ảnh hưởng đồng thời nhiều chỉ tiêu, cần thay toàn bộ hóa đơn gốc để tránh nhầm lẫn khi hạch toán. Dù chọn phương án nào, hóa đơn mới đều phải ghi rõ quan hệ pháp lý với hóa đơn bị thay đổi để phục vụ đối chiếu, tra soát và kiểm tra thuế.

Trình tự thực hiện trên thực tế

Trước hết, doanh nghiệp cần đối chiếu hợp đồng, bảng kê hàng hóa, chính sách thuế tại thời điểm lập hóa đơn để xác định đúng thuế suất áp dụng. Sau đó, lập văn bản hoặc biên bản thỏa thuận giữa người bán và người mua về nội dung sai sót, số hóa đơn, ngày hóa đơn và hướng xử lý. Tiếp theo, người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, ký số và gửi cho người mua theo quy trình hóa đơn điện tử đang áp dụng.

Nếu hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp mã, việc phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải thực hiện theo hệ thống hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã tùy trường hợp. Sau khi hoàn tất, bộ phận kế toán phải lưu trữ đầy đủ biên bản, hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và tờ khai điều chỉnh liên quan. Việc lưu trữ này có ý nghĩa quyết định khi giải trình với cơ quan thuế hoặc khi đối chiếu công nợ, doanh thu và thuế GTGT.

Hệ quả về kê khai thuế và rủi ro cần tránh

Khi sai thuế suất dẫn đến chênh lệch thuế GTGT đầu ra, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai điều chỉnh để số thuế phải nộp khớp với hóa đơn đúng. Nếu không điều chỉnh kịp thời, doanh nghiệp có thể phát sinh rủi ro về chậm nộp, khai sai dẫn đến thiếu thuế hoặc hạch toán doanh thu, chi phí, thuế đầu vào không nhất quán. Theo Luật Quản lý thuế 2019 và quy định về khai bổ sung, việc phát hiện sai sót trong hồ sơ khai thuế phải được xử lý bằng hồ sơ khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra tại trụ sở người nộp thuế.

Riêng với hàng hóa, dịch vụ thuộc diện giảm thuế xuống 8% theo chính sách từng thời kỳ, doanh nghiệp phải kiểm tra kỹ phạm vi áp dụng, thời điểm lập hóa đơn và nội dung giao dịch. Lỗi áp dụng nhầm thuế suất thường phát sinh từ việc đối chiếu chậm văn bản pháp luật, dùng mẫu cũ hoặc không cập nhật trạng thái hàng hóa chịu thuế. Cách phòng ngừa hiệu quả là chuẩn hóa quy trình duyệt hóa đơn, thiết lập danh mục thuế suất theo mã hàng và kiểm tra song song trước khi phát hành.

Kết luận

Xuất hóa đơn sai thuế suất 8% và 10% không được xử lý bằng việc bỏ qua hóa đơn cũ, mà phải dùng cơ chế điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng trình tự pháp luật về hóa đơn điện tử. Trường hợp sai làm tăng hoặc giảm thuế đều cần có thỏa thuận giữa bên bán và bên mua, sau đó lập hóa đơn mới phản ánh đúng thuế suất và số chênh lệch. Xử lý đúng ngay từ đầu giúp giảm rủi ro thuế, bảo đảm tính hợp pháp của chứng từ và duy trì sự thống nhất giữa hóa đơn, sổ sách và tờ khai thuế.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn hóa đơn, chứng từ điện tử.
• Luật Quản lý thuế 2019.
• Nghị định 15/2022/NĐ-CP về chính sách giảm thuế GTGT.
• Thông tư 119/2024/TT-BTC về quy định hóa đơn, chứng từ điện tử và quản lý thuế liên quan.