Thẩm quyền giải quyết thủ tục của xã, phường mới

Khung pháp lý điều chỉnh thẩm quyền của xã, phường mới

Từ ngày 01/7/2025, tổ chức chính quyền địa phương được xác lập theo mô hình 2 cấp, trong đó cấp xã, phường và đặc khu là cấp chính quyền địa phương trực tiếp tổ chức thực hiện quản lý nhà nước ở cơ sở theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15. Với mô hình này, thẩm quyền của xã, phường mới không chỉ giới hạn ở hoạt động quản lý dân cư, hộ tịch, an sinh xã hội mà còn gắn với việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả nhiều nhóm thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân. Cùng với đó, Nghị định 118/2025/NĐ-CP thiết lập cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, tạo cơ sở pháp lý trực tiếp cho việc tổ chức thực hiện thủ tục ở cấp xã.

Ở cấp xã, cơ quan trung tâm là Ủy ban nhân dân cấp xã và Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã. Theo Nghị định 118/2025/NĐ-CP, Trung tâm này là đầu mối tiếp nhận hồ sơ, số hóa, theo dõi, phối hợp giải quyết và trả kết quả đối với các thủ tục thuộc thẩm quyền của cấp xã hoặc các thủ tục liên thông có thành phần xử lý tại cấp xã. Vì vậy, câu hỏi “xã, phường mới giải quyết những thủ tục nào” phải được hiểu theo cả nghĩa thẩm quyền quyết định trực tiếp và nghĩa vụ tiếp nhận, chuyển xử lý, phối hợp liên thông trong cơ chế một cửa.

Nhóm thủ tục do xã, phường mới trực tiếp giải quyết

Về bản chất, xã, phường mới giải quyết các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan chuyên môn thuộc cấp xã theo danh mục thủ tục được pháp luật chuyên ngành phân công. Trong thực tiễn hiện hành, đây là nhóm thủ tục gắn chặt với đời sống dân cư, tình trạng nhân thân, quản lý cư trú, trật tự xây dựng, chính sách xã hội, chứng thực và hòa giải ở cơ sở. Cơ quan cấp xã chỉ được giải quyết trong phạm vi thẩm quyền được luật, nghị định, thông tư hoặc quyết định công bố thủ tục hành chính giao cho.

Một số nhóm thủ tục điển hình thuộc cấp xã gồm: đăng ký khai sinh, khai tử; đăng ký kết hôn trong các trường hợp thuộc thẩm quyền; xác nhận tình trạng hôn nhân; chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và hợp đồng, giao dịch theo quy định; tiếp nhận và giải quyết hồ sơ về người có công, bảo trợ xã hội, hộ nghèo, cận nghèo, bảo hiểm y tế cho nhóm đối tượng thuộc thẩm quyền; xác nhận cư trú, tình trạng thực tế tại địa phương; thủ tục hòa giải ở cơ sở và một số thủ tục liên quan đến đất đai, nhà ở, xây dựng ở mức xác nhận, cung cấp thông tin hoặc chứng nhận hồ sơ theo phân cấp. Danh mục cụ thể được xác định tại văn bản công bố thủ tục hành chính của bộ, ngành và ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Đối với đặc khu được công nhận loại đô thị, chính quyền địa phương ở đặc khu thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn tương ứng của chính quyền địa phương ở phường theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15. Điều này có nghĩa là về nguyên tắc, đặc khu ở vị trí pháp lý tương đương cấp xã trong cấu trúc giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác. Nếu đặc khu có dân số thường trú dưới 1.000 người thì không tổ chức cấp chính quyền địa phương, và Ủy ban nhân dân đặc khu thực hiện vai trò cơ quan hành chính nhà nước tại chỗ theo quy định của luật này.

Nhóm thủ tục cấp xã tiếp nhận theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

Điểm nổi bật của mô hình mới là xã, phường không chỉ giải quyết thủ tục riêng của mình mà còn là đầu mối tiếp nhận một số thủ tục của cấp trên trong phạm vi được phân cấp, phân quyền hoặc giao nhiệm vụ. Theo Nghị định 118/2025/NĐ-CP, Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã tiếp nhận thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc liên thông giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh. Như vậy, phạm vi tiếp nhận rộng hơn phạm vi giải quyết trực tiếp, vì có những hồ sơ cấp xã chỉ là điểm tiếp nhận, còn việc xử lý chuyên môn có thể do cơ quan khác thực hiện trong chuỗi liên thông.

Bên cạnh đó, cơ chế một cửa còn bao trùm các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của cơ quan được tổ chức theo hệ thống ngành dọc tại địa phương và một số thủ tục do bộ, ngành giao cho địa phương tiếp nhận. Trên phương diện quyền của người dân, điều này có nghĩa là công dân có thể nộp hồ sơ tại cấp xã gần nơi cư trú thay vì phải di chuyển nhiều nơi, trong khi thẩm quyền giải quyết cuối cùng vẫn tuân theo cơ quan được pháp luật chuyên ngành giao. Đây là cơ chế cải cách thủ tục hành chính có ý nghĩa rõ rệt trong giai đoạn chính quyền địa phương chỉ còn 2 cấp.

Về mặt tổ chức, Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định thành lập Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã và bố trí các điểm tiếp nhận, trả kết quả phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương theo Nghị định 118/2025/NĐ-CP. Trung tâm này không thay thế thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp xã, nhưng là hạ tầng pháp lý và hành chính để vận hành cơ chế một cửa, một cửa liên thông, bảo đảm việc tiếp nhận hồ sơ thống nhất, số hóa dữ liệu và giám sát tiến độ xử lý.

Những thủ tục xã, phường mới không tự quyết định

Xã, phường mới không có thẩm quyền tự đặt ra hay mở rộng thủ tục ngoài danh mục được pháp luật quy định. Những thủ tục thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các sở, ban, ngành cấp tỉnh hoặc cơ quan ngành dọc trên địa bàn không chuyển mặc nhiên xuống cấp xã chỉ vì người dân nộp hồ sơ tại xã. Cấp xã trong những trường hợp đó chỉ làm nhiệm vụ tiếp nhận, kiểm tra thành phần hồ sơ, số hóa, chuyển hồ sơ, trả kết quả hoặc phối hợp xử lý theo cơ chế liên thông.

Đặc biệt, các thủ tục có yêu cầu thẩm định chuyên ngành sâu, cấp phép mang tính kỹ thuật cao, quyết định chủ trương đầu tư, đăng ký kinh doanh theo thẩm quyền cấp tỉnh, hoặc các thủ tục thuộc lĩnh vực tư pháp, tài nguyên, xây dựng, giáo dục, y tế mà pháp luật phân cho cấp tỉnh thì xã, phường không được tự ý giải quyết. Nguyên tắc xác định thẩm quyền vẫn là: nơi nào luật giao thì nơi đó quyết định; nơi nào luật không giao thì không có quyền giải quyết. Đây là giới hạn pháp lý bắt buộc trong tổ chức chính quyền địa phương.

Ý nghĩa thực tiễn đối với người dân và doanh nghiệp

Trong điều kiện xã, phường mới là cấp chính quyền gần dân nhất, việc nắm đúng thẩm quyền giúp người dân nộp hồ sơ đúng nơi, đúng lúc, tránh trả lại hồ sơ do nộp sai cơ quan. Với các thủ tục thuộc thẩm quyền cấp xã, việc giải quyết ngay tại địa bàn tạo thuận lợi đáng kể cho người dân vùng xa, người cao tuổi, người có hoàn cảnh khó khăn và các trường hợp cần xử lý nhanh về hộ tịch, chứng thực, an sinh xã hội. Với doanh nghiệp, cấp xã đóng vai trò quan trọng trong xác nhận hiện trạng, phối hợp giải phóng mặt bằng, cung cấp thông tin cơ sở và tiếp nhận một số thủ tục liên quan đến hoạt động tại địa bàn.

Về phương diện quản trị công, mô hình mới tăng tính thống nhất của đầu mối tiếp nhận hồ sơ, giảm phân tán trong xử lý hành chính và thúc đẩy số hóa dữ liệu ở cơ sở. Tuy nhiên, hiệu quả thực thi phụ thuộc trực tiếp vào việc công khai danh mục thủ tục, phân công cán bộ, vận hành Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã và phối hợp liên thông với cấp tỉnh, cơ quan ngành dọc. Vì vậy, công dân cần tra cứu đúng danh mục thủ tục hành chính đang còn hiệu lực tại địa phương, thay vì mặc định mọi việc đều giải quyết tại xã, phường.

Kết luận

Xã, phường mới có thẩm quyền giải quyết nhóm thủ tục hành chính thuộc phạm vi cấp xã và đồng thời là đầu mối tiếp nhận nhiều thủ tục theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Thẩm quyền này được xác lập trong khuôn khổ Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 và Nghị định 118/2025/NĐ-CP, với nguyên tắc cốt lõi là phân định rõ giữa thẩm quyền giải quyết trực tiếp và thẩm quyền tiếp nhận, chuyển xử lý. Trong thực hành, cách an toàn nhất là đối chiếu danh mục thủ tục hành chính đã được công bố bởi cơ quan có thẩm quyền ở trung ương và địa phương.

Tài liệu tham khảo

• Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15.
• Nghị định 118/2025/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia.
• Quyết định 27/2025/QĐ-TTg về xã, phường, đặc khu đạt chuẩn tiếp cận pháp luật.
• Các quyết định công bố thủ tục hành chính của bộ, ngành và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có liên quan.
• Văn bản hướng dẫn tổ chức Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã và phạm vi tiếp nhận hồ sơ theo địa bàn tỉnh.