Ủy quyền cho người thân nộp và nhận hồ sơ hành chính

Cơ sở pháp lý của việc ủy quyền trong thủ tục hành chính

Việc một cá nhân giao cho người thân nộp hoặc nhận hồ sơ hành chính được đặt trên nền tảng của chế định đại diện theo ủy quyền. Theo khoản 1 Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền nhân danh bên ủy quyền thực hiện công việc trong phạm vi đã giao. Quy định này là cơ sở pháp lý chung để người thân thay mặt thực hiện các công việc có tính chất hành chính, nếu thủ tục cụ thể không cấm hoặc không yêu cầu đích thân người yêu cầu phải thực hiện.

Trong thực tiễn hành chính, cơ quan tiếp nhận hồ sơ thường chấp nhận giấy ủy quyền hoặc văn bản ủy quyền hợp lệ kèm giấy tờ tùy thân của cả bên ủy quyền và bên được ủy quyền. Khi giao dịch với người thứ ba, bên được ủy quyền phải thực hiện đúng phạm vi, thời hạn và mục đích đã được giao theo Điều 565 Bộ luật Dân sự 2015. Nếu vượt quá phạm vi ủy quyền, giao dịch phát sinh rủi ro bị từ chối tiếp nhận hoặc bị xem là không có giá trị đối với phần vượt quá.

Khi nào người thân được nộp và nhận hồ sơ thay?

Người thân có thể thay mặt nộp và nhận hồ sơ hành chính khi thủ tục cụ thể cho phép ủy quyền và không bắt buộc chủ thể phải tự mình thực hiện. Nhiều thủ tục thường gặp như nộp hồ sơ xin cấp lại giấy tờ, nộp hồ sơ đăng ký cư trú, nhận kết quả giải quyết thủ tục, nhận giấy tờ hành chính hoặc hồ sơ đã hoàn tất đều có thể thực hiện qua người được ủy quyền nếu hồ sơ ủy quyền đầy đủ.

Tuy nhiên, không phải mọi việc hành chính đều được ủy quyền. Có những thủ tục mang tính nhân thân sâu sắc, gắn trực tiếp với ý chí cá nhân hoặc pháp luật chuyên ngành yêu cầu người nộp, người ký, người đến đối chiếu phải tự thực hiện. Vì vậy, trước khi lập giấy ủy quyền, cần đối chiếu yêu cầu của thủ tục cụ thể để xác định có được dùng người thân làm đại diện hay không.

Giấy tờ cần chuẩn bị khi ủy quyền cho người thân

1. Văn bản ủy quyền hoặc giấy ủy quyền

Đây là giấy tờ trung tâm của hồ sơ. Văn bản cần ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân hoặc số giấy tờ tùy thân, địa chỉ của bên ủy quyền và bên được ủy quyền; nội dung công việc được ủy quyền; phạm vi ủy quyền; thời hạn ủy quyền; quyền và nghĩa vụ của các bên; ngày, tháng, năm lập văn bản. Nội dung phải cụ thể, tránh ghi chung chung như “thay mặt giải quyết mọi việc” vì cơ quan tiếp nhận thường cần xác định rõ công việc được giao.

Đối với việc nộp và nhận hồ sơ hành chính, nên ghi thẳng mục đích ủy quyền, ví dụ: nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ, ký nhận phiếu hẹn, nhận kết quả giải quyết hoặc nhận lại giấy tờ gốc. Nếu chỉ ủy quyền nộp hồ sơ mà không ghi quyền nhận kết quả, người được ủy quyền có thể không được giao trả hồ sơ đã giải quyết xong.

2. Giấy tờ tùy thân của bên ủy quyền và bên được ủy quyền

Thông thường cần bản sao hoặc bản chụp Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân, căn cước điện tử hoặc giấy tờ hợp lệ khác của cả hai bên để đối chiếu. Khi nộp trực tiếp, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu xuất trình bản chính để kiểm tra. Trường hợp giấy tờ tùy thân đã hết hạn hoặc thông tin không trùng khớp với văn bản ủy quyền, hồ sơ có nguy cơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

3. Hồ sơ của thủ tục hành chính cụ thể

Ngoài giấy ủy quyền, người được ủy quyền vẫn phải nộp đầy đủ thành phần hồ sơ của thủ tục tương ứng theo quy định chuyên ngành. Ví dụ, nếu là nộp hồ sơ cấp giấy tờ hộ tịch, đăng ký cư trú, xin xác nhận hoặc nhận kết quả giải quyết, thành phần hồ sơ gốc, tờ khai, biểu mẫu và giấy tờ chứng minh quan hệ hoặc căn cứ phát sinh quyền, nghĩa vụ phải được chuẩn bị đầy đủ. Giấy ủy quyền không thay thế cho các tài liệu bắt buộc của thủ tục.

4. Giấy tờ chứng minh quan hệ thân thích, nếu thủ tục yêu cầu

Một số cơ quan thực tế vẫn yêu cầu giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người ủy quyền và người được ủy quyền, nhất là khi ủy quyền cho cha mẹ, vợ chồng, con cái hoặc anh chị em. Khi đó, có thể dùng giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu cũ còn giá trị tham chiếu, hoặc giấy tờ khác chứng minh quan hệ theo yêu cầu của từng thủ tục. Nếu văn bản ủy quyền đã nêu rõ mối quan hệ và cơ quan tiếp nhận không yêu cầu thêm, tài liệu này thường không bắt buộc trong mọi trường hợp.

Hình thức của giấy ủy quyền: có cần công chứng, chứng thực không?

Theo khoản 2 Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng ủy quyền có thể được lập bằng văn bản, trong đó hình thức cụ thể được xác định theo luật chuyên ngành hoặc theo yêu cầu của giao dịch. Với thủ tục hành chính, nhiều nơi chấp nhận giấy ủy quyền có chữ ký của các bên; tuy nhiên, khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu, chữ ký hoặc văn bản ủy quyền thường phải được chứng thực để bảo đảm tính xác thực.

Trong thực hành pháp lý, chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền là phương án an toàn nhất khi người thân thay mặt nộp hoặc nhận hồ sơ tại cơ quan nhà nước. Nếu thủ tục liên quan đến việc nhận giấy tờ gốc, nhận tiền, nộp hồ sơ có giá trị pháp lý đáng kể hoặc cơ quan tiếp nhận có quy định nội bộ rõ ràng, nên thực hiện chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền để tránh bị từ chối. Trường hợp thủ tục chuyên ngành yêu cầu công chứng hoặc chứng thực bắt buộc, phải tuân theo yêu cầu đó.

Nội dung tối thiểu nên có trong giấy ủy quyền

Một giấy ủy quyền dùng cho việc nộp và nhận hồ sơ hành chính cần thể hiện tối thiểu các nội dung sau: thông tin hai bên; căn cứ ủy quyền; nội dung công việc; phạm vi thực hiện; thời hạn ủy quyền; quyền được ký nhận hồ sơ, phiếu hẹn hoặc kết quả; cam kết chịu trách nhiệm về thông tin cung cấp; chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên. Nếu cần sử dụng tại nhiều cơ quan, nội dung nên được giới hạn theo từng thủ tục để tránh bị đánh giá là quá rộng hoặc thiếu xác định.

Văn bản cũng nên nêu rõ bên được ủy quyền không được tự ý sửa đổi hồ sơ, không được chuyển ủy quyền lại nếu bên ủy quyền không đồng ý và phải bàn giao đầy đủ giấy tờ đã nhận. Những điều khoản này phù hợp với nghĩa vụ của bên được ủy quyền theo Điều 565 Bộ luật Dân sự 2015 và giúp giảm rủi ro tranh chấp nội bộ giữa các bên.

Trình tự thực hiện trên thực tế

1. Lập giấy ủy quyền với nội dung rõ ràng, đúng mục đích nộp hoặc nhận hồ sơ.
2. Chuẩn bị giấy tờ tùy thân của cả hai bên và tài liệu của thủ tục hành chính tương ứng.
3. Chứng thực chữ ký hoặc công chứng văn bản nếu cơ quan tiếp nhận hoặc pháp luật chuyên ngành yêu cầu.
4. Người được ủy quyền mang toàn bộ hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền để nộp, theo dõi, ký nhận và nhận kết quả trong phạm vi ủy quyền.
5. Khi nhận hồ sơ, kết quả hoặc giấy tờ gốc, cần kiểm tra kỹ thông tin, số lượng tài liệu và tình trạng niêm phong, xác nhận đầy đủ theo phiếu hẹn hoặc biên nhận.

Lưu ý pháp lý quan trọng

Thứ nhất, chỉ nên ủy quyền cho người đủ năng lực hành vi dân sự và có khả năng thực hiện đúng yêu cầu của cơ quan hành chính. Thứ hai, không nên dùng văn bản ủy quyền mẫu quá chung chung vì dễ phát sinh tranh cãi về phạm vi thực hiện. Thứ ba, nếu hồ sơ liên quan đến tài sản, quyền nhân thân hoặc thủ tục có giá trị pháp lý cao, cần kiểm tra riêng quy định chuyên ngành trước khi nộp.

Thứ tư, người được ủy quyền phải bảo quản giấy tờ gốc và chỉ sử dụng trong phạm vi được giao. Nếu phát sinh việc nhận lại giấy tờ hoặc hồ sơ đã giải quyết, nên có biên nhận rõ ràng để xác định thời điểm bàn giao. Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu giúp giảm nguy cơ bị trả hồ sơ hoặc phải đi lại nhiều lần.

Kết luận

Ủy quyền cho người thân nộp và nhận hồ sơ hành chính là một cơ chế hợp pháp, thuận tiện và phù hợp với nhu cầu thực tiễn, miễn là được thực hiện đúng hình thức và đúng phạm vi. Hồ sơ cơ bản thường gồm giấy ủy quyền, giấy tờ tùy thân của các bên và bộ hồ sơ của thủ tục hành chính cụ thể; trong nhiều trường hợp, cần thêm chứng thực chữ ký hoặc công chứng. Việc ghi rõ công việc, thời hạn, phạm vi và quyền nhận kết quả là yếu tố then chốt để hồ sơ được chấp nhận thuận lợi.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Dân sự 2015.
• Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và hợp đồng, giao dịch.
• Nghị định 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
• Nghị định 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
• Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, mục hướng dẫn ủy quyền làm thủ tục hành chính.