Trẻ em dưới 14 tuổi làm hộ chiếu: giấy tờ cần chuẩn bị

Khung pháp lý áp dụng khi làm hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi

Việc cấp hộ chiếu phổ thông cho công dân Việt Nam dưới 14 tuổi được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 23/2023/QH15. Theo điểm b khoản 1 Điều 15 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 5 Điều 1 Luật số 23/2023/QH15), người chưa đủ 14 tuổi được cấp hộ chiếu phổ thông theo thủ tục riêng, với hồ sơ do cha, mẹ hoặc người đại diện hợp pháp thực hiện thay.

Về giá trị sử dụng, hộ chiếu phổ thông cấp cho người chưa đủ 14 tuổi có thời hạn 05 năm và không được gia hạn theo quy định hiện hành. Đây là điểm cần lưu ý khi cha mẹ lập kế hoạch đi lại quốc tế cho trẻ, nhất là trong trường hợp hộ chiếu còn thời hạn ngắn hoặc sắp hết hạn.

Cha mẹ cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

Đối với trẻ em dưới 14 tuổi, hồ sơ cấp hộ chiếu phổ thông được xác định tương đối rõ ràng. Thành phần hồ sơ trọng tâm gồm tờ khai theo mẫu, giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh của trẻ, giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp và ảnh chân dung theo quy chuẩn.

1. Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu

Theo quy định hiện hành, tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu phải do cha, mẹ hoặc người đại diện hợp pháp kê khai và ký thay cho trẻ. Trường hợp nộp trực tiếp, tờ khai thường cần được xác nhận theo thủ tục của cơ quan có thẩm quyền; trường hợp nộp trực tuyến, thông tin được khai trên hệ thống và thực hiện theo hướng dẫn tiếp nhận hồ sơ.

2. Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh của trẻ

Đây là giấy tờ nền tảng để xác định họ tên, ngày sinh, giới tính và quan hệ nhân thân của trẻ. Theo điểm b khoản 1 Điều 15 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 5 Điều 1 Luật số 23/2023/QH15), người chưa đủ 14 tuổi chưa được cấp mã số định danh cá nhân thì phải nộp bản sao Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh; nếu không có bản sao thì nộp bản chụp và xuất trình bản chính để kiểm tra, đối chiếu.

3. Giấy tờ chứng minh người đại diện hợp pháp

Cha mẹ hoặc người giám hộ phải có giấy tờ hợp lệ để chứng minh tư cách đại diện khi làm hộ chiếu cho trẻ. Theo điểm b khoản 1 Điều 15 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 5 Điều 1 Luật số 23/2023/QH15), trường hợp người làm thủ tục là người đại diện hợp pháp của trẻ thì phải nộp bản sao giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp chứng minh người đại diện hợp pháp; nếu không có bản sao thì nộp bản chụp và xuất trình bản chính để đối chiếu.

4. Ảnh chân dung của trẻ

Ảnh chân dung là thành phần bắt buộc trong hồ sơ. Ảnh phải bảo đảm đúng quy cách theo hướng dẫn của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, thường là ảnh cỡ hộ chiếu, nền sáng, rõ mặt, không che khuất đặc điểm nhận dạng và phản ánh đúng độ tuổi hiện tại của trẻ. Khi nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến, cha mẹ cần chuẩn bị ảnh đúng chuẩn để tránh bị yêu cầu bổ sung.

5. Hộ chiếu cũ nếu trẻ đã từng được cấp

Nếu trẻ đã có hộ chiếu trước đó, hồ sơ cần kèm hộ chiếu phổ thông cấp lần gần nhất còn giá trị sử dụng. Trường hợp hộ chiếu cũ bị mất, hồ sơ phải có đơn báo mất hoặc thông báo đã tiếp nhận đơn báo mất của cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 28 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 23/2023/QH15).

Nộp hồ sơ ở đâu và ai là người ký?

Cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp là người thực hiện việc nộp hồ sơ cho trẻ. Trong thực tiễn hành chính hiện nay, hồ sơ có thể được nộp trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh hoặc thực hiện qua cổng dịch vụ công theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền. Việc ký tờ khai không do trẻ thực hiện vì trẻ dưới 14 tuổi chưa có đầy đủ năng lực tự mình xác lập thủ tục này.

Trường hợp cha mẹ không trực tiếp đi nộp, người giám hộ hoặc người đại diện hợp pháp phải bảo đảm có đầy đủ giấy tờ chứng minh tư cách đại diện. Đây là điều kiện quan trọng để hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ ngay từ đầu, tránh tình trạng phải bổ sung nhiều lần.

Những điểm cha mẹ thường nhầm lẫn

Thứ nhất, không phải mọi trường hợp đều cần đủ một bộ giấy tờ như người trưởng thành. Với trẻ dưới 14 tuổi, trọng tâm hồ sơ là giấy khai sinh, giấy tờ đại diện hợp pháp và ảnh, chứ không phải căn cước công dân của chính trẻ.

Thứ hai, nếu trẻ chưa có mã số định danh cá nhân thì giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh là giấy tờ bắt buộc để xác định nhân thân. Thứ ba, hộ chiếu của trẻ chỉ có thời hạn 05 năm và không gia hạn, nên khi gần hết hạn phải làm hồ sơ cấp mới thay vì nộp thủ tục gia hạn.

Trình tự chuẩn bị hồ sơ hiệu quả

1. Kiểm tra giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh của trẻ còn đầy đủ, rõ ràng, thống nhất thông tin.
2. Chuẩn bị giấy tờ chứng minh cha, mẹ hoặc người giám hộ là người đại diện hợp pháp.
3. Chuẩn bị ảnh chân dung đúng quy cách theo hướng dẫn hiện hành.
4. Điền tờ khai theo mẫu, ký thay trẻ theo đúng tư cách đại diện.
5. Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc thực hiện theo quy trình điện tử của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

Kết luận

Để làm hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi, cha mẹ cần chuẩn bị tối thiểu tờ khai do người đại diện hợp pháp ký thay, giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh, giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp, ảnh chân dung, và hộ chiếu cũ nếu trẻ đã từng được cấp. Việc chuẩn bị đúng thành phần hồ sơ theo điểm b khoản 1 Điều 15 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 5 Điều 1 Luật số 23/2023/QH15) giúp thủ tục được tiếp nhận nhanh, hạn chế bổ sung và bảo đảm quyền xuất cảnh của trẻ khi cần thiết.

Tài liệu tham khảo

• Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019.
• Luật số 23/2023/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.
• Nghị định và hướng dẫn hiện hành của Bộ Công an về cấp hộ chiếu phổ thông trong nước.
• Cổng dịch vụ công Bộ Công an về thủ tục cấp hộ chiếu phổ thông cho công dân Việt Nam.
• Hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh về hồ sơ cấp hộ chiếu cho người chưa đủ 14 tuổi.