Trả lương bằng tiền mặt có được tính vào chi phí được trừ không?

Khung pháp lý điều chỉnh việc trả lương và tính chi phí được trừ

Về nguyên tắc, tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện chung của pháp luật thuế. Cơ sở hiện hành về chi phí được trừ được xác lập tại điểm a khoản 1 Điều 4 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 và các văn bản hướng dẫn còn hiệu lực, trong đó yêu cầu khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và, đối với khoản chi có giá trị theo ngưỡng luật định, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đối với tiền lương, tiền thưởng và các khoản tương tự, pháp luật còn yêu cầu khoản chi phải được quy định cụ thể trong quy chế, hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp.

Trong giai đoạn hiện hành, việc xác định điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt cần đối chiếu đồng thời với quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp và quy định hướng dẫn về chứng từ thanh toán. Đối với khoản chi từ ngưỡng áp dụng, nếu doanh nghiệp chỉ chi trả bằng tiền mặt thì khoản chi không đáp ứng điều kiện để được trừ, dù tiền lương đó vẫn là nghĩa vụ chi trả hợp pháp đối với người lao động. Vì vậy, cần phân biệt rõ giữa hình thức trả lương hợp pháp và điều kiện thuế để được tính vào chi phí được trừ.

Trả lương bằng tiền mặt có bị cấm không?

Pháp luật lao động không đặt ra nguyên tắc bắt buộc duy nhất phải trả lương qua tài khoản ngân hàng. Doanh nghiệp và người lao động vẫn có thể thỏa thuận trả lương bằng tiền mặt nếu phù hợp với hợp đồng lao động, quy chế trả lương và thực tế quản lý tiền lương của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tính hợp pháp của cách trả lương không đồng nghĩa với việc khoản chi đó đương nhiên được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Do đó, trả lương bằng tiền mặt là vấn đề về phương thức thanh toán; còn chi phí được trừ là vấn đề về điều kiện ghi nhận chi phí thuế. Một khoản lương có thể đã được chi thực tế cho người lao động nhưng vẫn không được chấp nhận khi tính chi phí nếu thiếu chứng từ hoặc không đáp ứng phương thức thanh toán theo ngưỡng bắt buộc của pháp luật thuế.

Khi nào trả lương bằng tiền mặt vẫn được tính vào chi phí được trừ?

Trường hợp tiền lương trả bằng tiền mặt vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ nếu khoản chi đáp ứng đầy đủ điều kiện về bản chất và chứng từ, đồng thời không thuộc trường hợp bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt theo ngưỡng luật định. Doanh nghiệp phải chứng minh được ba nhóm yếu tố: khoản chi thực tế phát sinh, có đủ hồ sơ lao động hợp lệ, và có chứng từ chi trả rõ ràng như bảng lương, phiếu chi, danh sách ký nhận tiền lương, cùng các tài liệu nội bộ liên quan.

Ngoài ra, khoản lương phải được ghi nhận nhất quán trong hồ sơ nhân sự và sổ sách kế toán; mức lương, kỳ trả lương và tiêu chí hưởng lương phải có căn cứ trước khi chi trả. Nếu chỉ có phiếu chi tiền mặt nhưng thiếu hợp đồng lao động, thỏa thuận tiền lương hoặc quy chế trả lương, cơ quan thuế vẫn có cơ sở loại khoản chi này khỏi chi phí được trừ. Vì vậy, tiền mặt không phải là yếu tố quyết định duy nhất; hồ sơ hợp lệ mới là điều kiện nền tảng.

Ngưỡng 5 triệu đồng/lần và tác động đến khoản chi tiền lương

Từ ngày 15/12/2025, theo hướng dẫn áp dụng từ điểm a khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và các hướng dẫn liên quan về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, khoản chi có giá trị từ 5 triệu đồng/lần trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ. Quy tắc này áp dụng đối với khoản chi tiền lương, tiền công và các khoản mang tính chất tiền lương khi khoản chi đạt ngưỡng nêu trên.

Hệ quả pháp lý là: doanh nghiệp vẫn có thể trả lương bằng tiền mặt, nhưng nếu mỗi lần chi trả từ 5 triệu đồng trở lên mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì khoản chi đó không đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế. Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp có bảng lương gộp theo tháng, trả dồn nhiều kỳ, hoặc trả một lần các khoản thưởng, trợ cấp, hoa hồng có tính chất tiền lương.

Hồ sơ cần có để khoản lương trả bằng tiền mặt được chấp nhận

Để hạn chế rủi ro bị loại chi phí, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh tính thực trả và tính hợp lệ của khoản lương. Hồ sơ tối thiểu nên gồm hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng hoặc quy chế lương thưởng; bảng chấm công, bảng tính lương; phiếu chi hoặc chứng từ chi tiền; và bảng ký nhận của người lao động đối với khoản đã nhận bằng tiền mặt. Nếu doanh nghiệp áp dụng chế độ thưởng, phụ cấp, trợ cấp, nội dung này cũng phải được quy định trước trong văn bản nội bộ hợp lệ.

Trường hợp cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp phải chứng minh khoản tiền đã thực sự chi cho người lao động và phù hợp với chính sách tiền lương đã ban hành. Việc thiếu một trong các tài liệu trên làm suy giảm giá trị chứng minh của hồ sơ, dẫn tới nguy cơ khoản chi bị xác định là không đủ điều kiện được trừ. Với doanh nghiệp có số lượng lao động lớn, quản trị chứng từ tiền mặt cần được chuẩn hóa như một quy trình bắt buộc thay vì chỉ là thao tác kế toán đơn lẻ.

Rủi ro thường gặp khi trả lương bằng tiền mặt

Rủi ro phổ biến nhất là doanh nghiệp tưởng rằng chỉ cần đã phát lương thực tế thì chi phí đương nhiên được chấp nhận. Thực tế, nếu khoản chi thuộc ngưỡng bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt mà doanh nghiệp vẫn chi bằng tiền mặt, cơ quan thuế có quyền loại khoản chi này khỏi chi phí được trừ. Rủi ro thứ hai là hồ sơ lao động không đầy đủ, khiến khoản lương bị coi là không có căn cứ pháp lý rõ ràng.

Rủi ro thứ ba là chứng từ nội bộ không nhất quán, chẳng hạn bảng lương một kiểu, phiếu chi một kiểu, danh sách ký nhận không khớp với số tiền đã hạch toán. Ngoài ra, việc gộp nhiều khoản chi vào một phiếu thanh toán chung có thể làm phát sinh tranh chấp về tính chất từng khoản, nhất là khi trong đó có khoản đủ ngưỡng phải chuyển khoản. Doanh nghiệp vì vậy cần tách bạch tiền lương định kỳ, tiền thưởng, phụ cấp và khoản hoàn ứng để quản trị rủi ro thuế hiệu quả hơn.

Kết luận

Trả lương bằng tiền mặt không tự thân làm mất tính hợp pháp của khoản trả lương, nhưng không phải mọi khoản lương trả bằng tiền mặt đều được tính vào chi phí được trừ. Nếu khoản chi tiền lương từ 5 triệu đồng/lần trở lên mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế. Cách xử lý an toàn nhất là chuẩn hóa hồ sơ lao động, quy chế tiền lương và phương thức thanh toán ngay từ đầu để bảo đảm cả tính hợp pháp lẫn tính được trừ của chi phí.

Tài liệu tham khảo

• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008.
• Nghị định 218/2013/NĐ-CP của Chính phủ.
• Luật Quản lý thuế 2019.
• Nghị định 320/2025/NĐ-CP của Chính phủ.
• Văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với chi phí tiền lương, tiền công.