Trả hết nợ nhưng CIC vẫn hiển thị nợ xấu: yêu cầu kiểm tra và cập nhật

Hiện tượng đã trả nợ nhưng CIC vẫn ghi nhận nợ xấu

Thông tin tín dụng được thu thập, xử lý và khai thác để phục vụ đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng. Khi khoản vay đã được thanh toán đầy đủ nhưng dữ liệu trên CIC vẫn thể hiện tình trạng nợ xấu, vấn đề trọng tâm không phải là “xóa nợ” theo ý chí chủ quan, mà là kiểm tra tính chính xác của dữ liệu tín dụng và yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cập nhật lại thông tin. Việc ghi nhận sai kéo dài sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc xét duyệt vay mới, mở thẻ tín dụng hoặc tham gia các giao dịch tài chính khác.

Trong thực tiễn, sai lệch thường phát sinh từ việc tổ chức tín dụng chưa cập nhật kịp thời trạng thái tất toán, truyền dữ liệu chậm, nhầm lẫn mã khoản vay, hoặc chưa đối soát xong nghĩa vụ phát sinh như lãi, phí, phạt chậm trả. Vì vậy, trước khi khiếu nại, cần xác định rõ khoản nợ đã được thanh toán đầy đủ theo chứng từ nào, vào thời điểm nào và đang bị ghi nhận sai ở chỉ tiêu nào.

Căn cứ pháp lý để yêu cầu kiểm tra và điều chỉnh

Theo Điều 10 Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, chủ thể dữ liệu có quyền yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu không chính xác; quy định này là nền tảng quan trọng để yêu cầu rà soát thông tin tín dụng khi phát hiện sai lệch. Đồng thời, theo quy định về hoạt động thông tin tín dụng của Ngân hàng Nhà nước tại Thông tư 15/2023/TT-NHNN, khách hàng vay có quyền khiếu nại với CIC, tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài hoặc tổ chức tự nguyện để yêu cầu kiểm tra, điều chỉnh dữ liệu khi thông tin tín dụng có sai sót.

Về nghĩa vụ của các bên cung cấp và xử lý dữ liệu, Thông tư 15/2023/TT-NHNN quy định rõ trách nhiệm thu thập, cập nhật, chuẩn hóa, làm sạch và xử lý dữ liệu thông tin tín dụng. Điều này có nghĩa là tổ chức tín dụng không chỉ dừng ở việc ghi nhận khoản vay ban đầu, mà còn phải cập nhật trạng thái tất toán, tình trạng quá hạn, phân loại nợ và các thay đổi liên quan theo quy trình nghiệp vụ.

Ai là chủ thể cần liên hệ đầu tiên

Trong đa số trường hợp, chủ thể cần liên hệ trước hết là tổ chức tín dụng đã cho vay, vì đây là đơn vị trực tiếp phát sinh và truyền dữ liệu sang CIC. Khi hồ sơ đã tất toán nhưng hệ thống vẫn ghi nợ xấu, ngân hàng hoặc công ty tài chính là nơi có khả năng kiểm tra sổ sách, đối chiếu chứng từ và xác định nguyên nhân sai lệch. Nếu dữ liệu sai bắt nguồn từ bước truyền tin, tổ chức tín dụng có trách nhiệm sửa và gửi lại thông tin cập nhật.

Đồng thời, khách hàng có quyền gửi yêu cầu trực tiếp đến CIC để đề nghị rà soát dữ liệu đang hiển thị. Cách làm hiệu quả nhất là gửi song song cho cả CIC và tổ chức tín dụng liên quan, kèm theo tài liệu chứng minh việc đã trả hết nợ. Cách tiếp cận này giúp rút ngắn thời gian đối chiếu và hạn chế tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các bên.

Hồ sơ yêu cầu kiểm tra và cập nhật thông tin

Hồ sơ cần thể hiện rõ yêu cầu, căn cứ và chứng cứ chứng minh. Người yêu cầu nên chuẩn bị đơn đề nghị kiểm tra/cập nhật thông tin tín dụng, trong đó nêu họ tên, số giấy tờ tùy thân, số hợp đồng tín dụng, tên tổ chức cho vay, thời điểm tất toán, nội dung sai lệch đang xuất hiện trên CIC và yêu cầu xử lý cụ thể.

Tài liệu kèm theo thường gồm: chứng từ thanh toán cuối cùng, xác nhận tất toán khoản vay, sao kê chuyển khoản, biên nhận thu nợ, phụ lục thanh lý hợp đồng, tin nhắn hoặc email xác nhận của ngân hàng, và ảnh chụp màn hình thông tin CIC đang hiển thị sai. Nếu có văn bản làm việc trước đó với ngân hàng, cần đính kèm để chứng minh đã phản ánh nhưng chưa được giải quyết.

Những nội dung nên có trong đơn

• Thông tin cá nhân và thông tin liên hệ đầy đủ.
• Thông tin khoản vay, ngày giải ngân, ngày tất toán và tên đơn vị cho vay.
• Mô tả rõ dữ liệu đang sai: còn nợ, quá hạn, nhóm nợ, trạng thái tất toán chưa cập nhật.
• Yêu cầu cụ thể: kiểm tra, đối chiếu, cập nhật hoặc điều chỉnh thông tin tín dụng.
• Danh mục tài liệu chứng minh kèm theo.

Trình tự xử lý khi nộp yêu cầu

Sau khi tiếp nhận, bên nhận yêu cầu phải kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ và thông báo kết quả tiếp nhận cho khách hàng. Theo Thông tư 15/2023/TT-NHNN, thời hạn xử lý khiếu nại thông tin tín dụng được thiết kế theo hướng bảo đảm xác minh và phản hồi trong thời gian nhất định; thực tế áp dụng thường gắn với việc xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, đối chiếu dữ liệu, điều chỉnh sai sót và thông báo kết quả cho khách hàng sau khi hoàn tất.

Trong giai đoạn xử lý, khách hàng cần theo dõi việc phản hồi bằng văn bản hoặc qua kênh điện tử đã đăng ký. Nếu tổ chức tín dụng thừa nhận sai sót, họ phải cập nhật lại dữ liệu và chuyển thông tin mới sang CIC để đồng bộ. Nếu CIC xác định dữ liệu nhận được chưa thống nhất, cơ quan này sẽ yêu cầu nguồn cung cấp dữ liệu kiểm tra và chỉnh sửa theo quy trình.

Thời hạn lưu ý và cách theo dõi tiến độ

Khách hàng cần lưu ý phân biệt giữa thời gian giải quyết khiếu nại và thời gian cập nhật hiển thị trên hệ thống. Sau khi tổ chức tín dụng đã điều chỉnh dữ liệu, việc đồng bộ sang CIC và cập nhật trạng thái trên báo cáo tín dụng có thể cần thêm thời gian xử lý kỹ thuật. Vì vậy, nên lưu giữ số tiếp nhận hồ sơ, tên cán bộ xử lý, ngày nộp và lịch hẹn phản hồi để tiện đối chiếu.

Nếu quá thời hạn mà vẫn chưa nhận được kết quả, người yêu cầu nên gửi văn bản nhắc lại, đồng thời đề nghị cung cấp lý do chậm xử lý. Trong trường hợp dữ liệu sai đã ảnh hưởng đến giao dịch tài chính cụ thể, nên ghi nhận đầy đủ thiệt hại phát sinh để làm căn cứ tiếp tục kiến nghị hoặc khiếu nại theo quy định.

Phân biệt cập nhật dữ liệu với xóa lịch sử nợ xấu

Về nguyên tắc, chỉ có thể yêu cầu điều chỉnh dữ liệu sai, chứ không thể yêu cầu xóa hợp pháp một lịch sử tín dụng đúng sự thật. Nếu khoản vay thực tế đã quá hạn và bị phân loại nợ xấu đúng quy định tại thời điểm phát sinh, thì việc tất toán sau đó không làm cho lịch sử sai lệch hay biến mất ngay lập tức. Khi ấy, dữ liệu trên CIC chỉ được cập nhật về trạng thái đã hoàn thành nghĩa vụ, còn lịch sử tín dụng vẫn phản ánh quá trình phát sinh nợ.

Ngược lại, nếu hồ sơ chứng minh khoản vay đã trả đúng hạn nhưng hệ thống vẫn hiển thị nợ xấu, đó là sai sót cần được sửa ngay. Sự khác biệt này rất quan trọng, vì nó quyết định hướng yêu cầu của khách hàng: đính chính dữ liệu hay chỉ ghi nhận hoàn tất khoản vay.

Khuyến nghị thực tiễn để xử lý hiệu quả

Người vay nên chủ động xin xác nhận tất toán ngay khi trả hết nợ, thay vì chờ đến khi phát sinh nhu cầu vay mới. Khi phát hiện sai lệch, cần chuẩn bị bộ hồ sơ chứng cứ theo thứ tự thời gian rõ ràng, nộp đồng thời cho cả ngân hàng và CIC, và yêu cầu xác nhận bằng văn bản. Cách trình bày ngắn gọn, đầy đủ số hợp đồng, ngày thanh toán và yêu cầu cụ thể sẽ giúp hồ sơ được xử lý thuận lợi hơn.

Nếu dữ liệu sai kéo dài làm ảnh hưởng đến quyền lợi thực tế, khách hàng có thể tiếp tục sử dụng các cơ chế khiếu nại, phản ánh hoặc yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật có liên quan, tùy tính chất vi phạm và hậu quả phát sinh. Trong mọi trường hợp, mấu chốt vẫn là chứng minh bằng tài liệu gốc rằng nghĩa vụ trả nợ đã hoàn thành và dữ liệu đang hiển thị là không đúng thực tế.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Thông tư 15/2023/TT-NHNN của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về hoạt động thông tin tín dụng.
• Bộ luật Dân sự 2015.
• Luật Các tổ chức tín dụng 2024.
• Quyết định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành Hệ thống chỉ tiêu thông tin tín dụng.