Tiền thưởng không ghi trong hợp đồng lao động có được tính chi phí không?

Cơ sở pháp lý điều chỉnh khoản tiền thưởng

Về quan hệ lao động, thưởng được xác định là số tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của người lao động theo khoản 1 Điều 104 Bộ luật Lao động 2019. Cùng điều luật này, khoản 2 Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 quy định quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Về thuế thu nhập doanh nghiệp, điều kiện được trừ của khoản chi tiền thưởng được dẫn chiếu tại điểm b khoản 2.6 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Quy định này cho phép các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nếu điều kiện được hưởng và mức được hưởng được ghi cụ thể tại một trong các hồ sơ gồm: hợp đồng lao động; thỏa ước lao động tập thể; quy chế tài chính của công ty, tổng công ty, tập đoàn; hoặc quy chế thưởng do chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc quy định theo quy chế tài chính của doanh nghiệp.

Tiền thưởng không ghi trong hợp đồng lao động có bị loại khỏi chi phí không?

Câu trả lời là không tự động bị loại chỉ vì hợp đồng lao động không ghi khoản thưởng. Pháp luật thuế không bắt buộc mọi điều kiện thưởng phải nằm trong hợp đồng lao động; khoản thưởng vẫn được chấp nhận nếu đã được quy định rõ trong một trong các tài liệu pháp lý được phép theo điểm b khoản 2.6 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Như vậy, hợp đồng lao động chỉ là một trong bốn căn cứ hợp lệ, không phải căn cứ duy nhất.

Trong thực tiễn, doanh nghiệp thường ghi cơ chế thưởng trong quy chế thưởng hoặc quy chế tài chính thay vì đưa toàn bộ nội dung vào hợp đồng lao động. Cách thiết kế này vẫn phù hợp pháp luật nếu quy chế được ban hành đúng thẩm quyền, công bố công khai và thể hiện rõ điều kiện hưởng, mức hưởng, nguyên tắc xác định thưởng. Khi đó, khoản thưởng phát sinh đúng theo quy chế vẫn có cơ sở để hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN.

Điều kiện để khoản thưởng được tính là chi phí được trừ

1. Có căn cứ pháp lý nội bộ rõ ràng

Doanh nghiệp phải có một trong các văn bản làm căn cứ ghi nhận điều kiện và mức thưởng theo đúng danh mục được pháp luật thuế chấp nhận. Nếu không thể hiện cụ thể trong hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần bảo đảm khoản thưởng được quy định rõ trong thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, hoặc quy chế thưởng hợp lệ. Văn bản càng rõ về tiêu chí đánh giá, công thức tính, thời điểm chi trả và đối tượng áp dụng thì tính pháp lý càng vững chắc.

2. Quy chế thưởng phải được ban hành đúng thẩm quyền

Theo khoản 2 Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc. Doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì phải tham khảo ý kiến của tổ chức này trước khi công bố. Nếu quy chế thưởng được ban hành sai thẩm quyền, thiếu công khai hoặc không bảo đảm trình tự nội bộ, doanh nghiệp có rủi ro bị cơ quan thuế đánh giá là không đủ căn cứ để tính vào chi phí được trừ.

3. Khoản thưởng phải phục vụ hoạt động kinh doanh và có hồ sơ thanh toán hợp lệ

Ngoài căn cứ nội bộ, doanh nghiệp còn phải bảo đảm khoản chi có đầy đủ chứng từ kế toán, bảng tính thưởng, quyết định chi thưởng, chứng từ chi tiền hoặc chứng từ chuyển khoản theo quy định chung về kế toán và thuế. Khoản thưởng phải gắn với quan hệ lao động và mục tiêu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu khoản chi mang bản chất quà tặng, hỗ trợ tự nguyện ngoài chính sách thưởng, cơ quan thuế có thể xem xét lại bản chất giao dịch khi kiểm tra.

Phân biệt tiền thưởng theo hợp đồng lao động và tiền thưởng theo quy chế thưởng

Tiền thưởng ghi ngay trong hợp đồng lao động thường tạo thuận lợi về chứng minh nghĩa vụ chi trả, nhưng không phải mô hình duy nhất. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thiết kế chính sách thưởng theo quy chế để bảo đảm tính linh hoạt trong quản trị nhân sự, nhất là với thưởng theo doanh số, thưởng hiệu suất, thưởng sáng kiến hoặc thưởng cuối năm. Khi đó, hợp đồng lao động có thể chỉ dẫn chiếu đến quy chế thưởng hiện hành mà không cần liệt kê chi tiết từng loại thưởng.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp không ghi trong hợp đồng lao động và cũng không có quy chế thưởng, hoặc quy chế chỉ nêu chung chung mà không xác định được điều kiện và mức hưởng, khoản thưởng sẽ không đáp ứng điều kiện tại điểm b khoản 2.6 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Trong trường hợp này, chi phí có nguy cơ bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Vì vậy, trọng tâm pháp lý không nằm ở việc có ghi trong hợp đồng hay không, mà nằm ở việc doanh nghiệp có văn bản hợp lệ và nội dung đủ cụ thể hay không.

Những rủi ro doanh nghiệp thường gặp

• Ban hành quy chế thưởng nhưng không công bố công khai tại nơi làm việc theo khoản 2 Điều 104 Bộ luật Lao động 2019.
• Ghi thưởng quá chung chung, không có tiêu chí xác định mức hưởng hoặc đối tượng hưởng.
• Chi thưởng nhưng thiếu quyết định, bảng tính, danh sách nhận thưởng hoặc chứng từ thanh toán.
• Gọi tên là “thưởng” nhưng thực chất là khoản chi không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Đưa nội dung thưởng vào quy chế nội bộ nhưng không bảo đảm đúng thẩm quyền ban hành theo quy định của doanh nghiệp.

Kết luận pháp lý

Khoản tiền thưởng không ghi trong hợp đồng lao động vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu điều kiện được hưởng và mức được hưởng được ghi rõ trong một trong các hồ sơ hợp lệ theo điểm b khoản 2.6 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Trong thực tiễn, quy chế thưởng là căn cứ pháp lý quan trọng và thường được sử dụng hợp pháp nếu được ban hành, công bố và áp dụng đúng quy định tại khoản 2 Điều 104 Bộ luật Lao động 2019. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa hệ thống văn bản nội bộ và hồ sơ chi trả để bảo đảm cả tính hợp pháp về lao động lẫn tính chấp nhận về thuế.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động 2019, Điều 104.
• Thông tư 96/2015/TT-BTC, điểm b khoản 2.6 Điều 4.
• Thông tư 111/2013/TT-BTC, các quy định liên quan đến thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP, quy định hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
• Bộ luật Dân sự 2015, các quy định chung về giao kết và thực hiện nghĩa vụ dân sự khi cần đối chiếu bản chất cam kết nội bộ.