Tiền lương đóng bảo hiểm xã hội: cách xác định và khoản tính đóng

Cơ sở pháp lý về tiền lương đóng bảo hiểm xã hội

Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc hiện được xác định theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và văn bản hướng dẫn thi hành, trong đó trọng tâm là Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Quy định này tạo ra cách tiếp cận thống nhất giữa tiền lương trên hợp đồng lao động, các khoản phụ cấp và các khoản bổ sung khác. Từ đó, việc đóng bảo hiểm xã hội không chỉ căn cứ vào tên gọi của khoản chi trả mà còn căn cứ vào bản chất pháp lý của khoản tiền đó. Đối với năm 2026, các giới hạn mức sàn và mức trần tiếp tục được áp dụng theo khung pháp luật hiện hành.

Cách xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội

Đối với người lao động làm việc theo chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định, tiền lương đóng bảo hiểm xã hội là tiền lương tháng, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương, theo điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Cách xác định này buộc doanh nghiệp phải đối chiếu đồng thời hợp đồng lao động, thang lương, bảng lương và thực tiễn chi trả hằng tháng. Nếu doanh nghiệp tách nhỏ tiền lương thành nhiều khoản nhưng vẫn trả thường xuyên, ổn định và có tính chất thu nhập từ quan hệ lao động, khoản đó vẫn có thể thuộc căn cứ đóng bảo hiểm xã hội. Vì vậy, việc ghi nhận tên gọi của khoản tiền không quan trọng bằng nội dung thực trả.

Đối với người lao động hưởng chế độ tiền lương do Nhà nước quy định, tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội là tiền lương tháng theo chức vụ, chức danh, ngạch, bậc, cấp bậc quân hàm, theo điểm a khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Nhóm này thường áp dụng trong khu vực công, lực lượng vũ trang và một số đối tượng đặc thù khác. Khi xác định căn cứ đóng, cơ quan, đơn vị phải căn cứ bảng lương và hệ số lương tương ứng với chức danh hoặc ngạch bậc được hưởng. Việc xác định đúng nhóm đối tượng là điều kiện tiên quyết để áp dụng đúng công thức đóng.

Những khoản được tính vào tiền lương đóng bảo hiểm xã hội

Thành phần đầu tiên là mức lương theo công việc hoặc chức danh, tức khoản tiền lương cơ bản được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và dùng làm nền tảng xác định các khoản khác. Đây là bộ phận bắt buộc phản ánh giá trị lao động của vị trí việc làm. Khoản này không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp trả theo tháng hay quy đổi từ các hình thức lương khác, miễn vẫn xác định được mức tiền cụ thể hằng tháng. Khi mức lương thay đổi, căn cứ đóng bảo hiểm xã hội phải điều chỉnh tương ứng từ kỳ trả lương áp dụng mức mới.

Thành phần thứ hai là phụ cấp lương, tức các khoản bù đắp yếu tố điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương chưa tính hoặc tính chưa đầy đủ. Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, phụ cấp lương là khoản được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và được dùng để bù đắp các yếu tố nêu trên. Các phụ cấp như trách nhiệm, độc hại, khu vực, lưu động, thu hút nếu được xây dựng đúng bản chất phụ cấp lương thì thuộc tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội. Do đó, doanh nghiệp cần rà soát cách đặt tên và nội dung chi trả để tránh nhầm lẫn giữa phụ cấp lương và khoản phúc lợi.

Thành phần thứ ba là các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương và xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương. Đây là nhóm khoản rất dễ phát sinh tranh chấp do doanh nghiệp thường ghi nhận dưới nhiều tên gọi khác nhau. Nếu khoản tiền gắn với kết quả thực hiện công việc, được trả thường xuyên và có giá trị xác định cùng kỳ lương, khoản đó thuộc căn cứ đóng bảo hiểm xã hội theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Ngược lại, nếu khoản trả không ổn định hoặc không xác định được trước bằng tiền cụ thể, cần đối chiếu kỹ tính chất pháp lý để loại trừ đúng quy định.

Những khoản không tính vào tiền lương đóng bảo hiểm xã hội

Không phải mọi khoản người lao động nhận được đều phải tính đóng bảo hiểm xã hội. Các khoản mang tính phúc lợi, hỗ trợ đột xuất, thưởng theo kết quả sản xuất kinh doanh, hỗ trợ ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại hoặc các khoản không xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương và không trả thường xuyên, ổn định sẽ không thuộc căn cứ đóng nếu không đáp ứng dấu hiệu của tiền lương theo Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Việc phân loại phải dựa vào bản chất chi trả, không chỉ dựa vào nội dung ghi trong quy chế nội bộ. Cách làm này bảo đảm tính hợp pháp và hạn chế rủi ro ấn định truy thu khi cơ quan bảo hiểm kiểm tra.

Tiền thưởng theo quy định của Bộ luật Lao động, khoản thưởng sáng kiến, khoản hỗ trợ mang tính phúc lợi tập thể hoặc hỗ trợ nhân sự phát sinh theo hoàn cảnh cụ thể không mặc nhiên là tiền lương đóng bảo hiểm xã hội. Chỉ khi khoản chi trả mang đầy đủ dấu hiệu của tiền lương tháng, phụ cấp lương hoặc khoản bổ sung khác theo quy định thì mới tính vào căn cứ đóng. Vì vậy, doanh nghiệp cần tách bạch rõ giữa chính sách tiền lương và chính sách phúc lợi trong quy chế nội bộ, hợp đồng lao động và bảng lương. Sự tách bạch này là yêu cầu quản trị tuân thủ quan trọng trong thực tiễn.

Mức sàn, mức trần và ý nghĩa thực tiễn trong năm 2026

Từ năm 2026, mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện bình thường, theo quy định hiện hành về tiền lương tối thiểu áp dụng cho quan hệ lao động. Đồng thời, mức tiền lương làm căn cứ đóng cũng không vượt quá 20 lần mức tham chiếu hoặc mức lương cơ sở theo cơ chế pháp luật đang áp dụng cho từng nhóm đối tượng. Cơ quan bảo hiểm xã hội Việt Nam đã công bố ngưỡng thấp nhất và cao nhất tương ứng với mặt bằng áp dụng từ giữa năm 2026. Điều này có ý nghĩa trực tiếp đối với doanh nghiệp khi xây dựng quỹ lương và tính nghĩa vụ đóng hằng tháng.

Trong thực tiễn, mức sàn bảo vệ người lao động khỏi việc khai lương quá thấp để giảm nghĩa vụ đóng, còn mức trần ngăn việc xác định căn cứ đóng quá cao so với giới hạn luật định. Khi tiền lương thỏa thuận thấp hơn mức tối thiểu vùng áp dụng, doanh nghiệp phải điều chỉnh lên mức hợp pháp trước khi đóng bảo hiểm xã hội. Khi tiền lương thỏa thuận vượt quá mức trần, phần vượt trần không dùng làm căn cứ đóng. Đây là hai giới hạn pháp lý bắt buộc cần được kiểm tra trước khi lập bảng lương và tờ khai bảo hiểm.

Lưu ý khi doanh nghiệp xây dựng và rà soát bảng lương

Doanh nghiệp cần rà soát đồng thời hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quy chế lương thưởng và bảng thanh toán lương để xác định đúng khoản nào phải đóng bảo hiểm xã hội. Một khoản được ghi là “phụ cấp”, “hỗ trợ” hay “bổ sung” nhưng có tính cố định, xác định được mức tiền cụ thể và trả đều hằng tháng vẫn có thể bị tính vào căn cứ đóng. Việc đặt tên khoản chi không làm thay đổi bản chất pháp lý nếu nội dung thực trả phù hợp dấu hiệu của tiền lương. Vì vậy, tính nhất quán giữa hồ sơ nhân sự và thực tế chi trả là yêu cầu then chốt.

Đối với người lao động, việc hiểu đúng căn cứ đóng bảo hiểm xã hội giúp kiểm tra quyền lợi hưu trí, ốm đau, thai sản và các chế độ dài hạn khác. Tiền lương đóng bảo hiểm xã hội càng chính xác thì quyền lợi hưởng các chế độ càng phản ánh đúng quá trình đóng góp. Nếu phát hiện doanh nghiệp đóng thiếu do loại trừ sai các khoản thuộc tiền lương, người lao động có cơ sở yêu cầu điều chỉnh theo đúng quy định. Ngược lại, nếu kê khai vượt căn cứ luật định, doanh nghiệp cũng cần kịp thời khắc phục để tránh phát sinh tranh chấp và truy thu.

Kết luận

Tiền lương đóng bảo hiểm xã hội được xác định theo cấu trúc pháp lý rõ ràng gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác đáp ứng điều kiện luật định. Cách xác định đúng không chỉ bảo đảm nghĩa vụ đóng mà còn quyết định trực tiếp đến quyền lợi an sinh của người lao động. Trong năm 2026, yêu cầu tuân thủ càng cần chặt chẽ hơn do hệ thống pháp luật về bảo hiểm xã hội đã được cập nhật và có hiệu lực. Việc áp dụng thống nhất các quy định tại Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP là nền tảng để giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quan hệ lao động.

Tài liệu tham khảo

• Luật Bảo hiểm xã hội 2024, đặc biệt Điều 31.
• Nghị định 158/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc.
• Bộ luật Lao động 2019, các quy định về tiền lương, phụ cấp và thưởng.
• Hướng dẫn nghiệp vụ của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.
• Các quy định hiện hành về mức lương tối thiểu vùng áp dụng từ năm 2026.