Thuế TNCN đối với tiền làm thêm giờ và làm đêm

Cơ sở pháp lý điều chỉnh tiền làm thêm giờ, làm đêm và thuế TNCN

Tiền lương làm thêm giờ và tiền lương làm việc ban đêm được xác định trước hết theo pháp luật lao động. Theo khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm và làm thêm giờ vào ban đêm được trả lương theo các mức tối thiểu luật định, bao gồm phần trả cao hơn so với giờ làm việc bình thường. Cùng với đó, theo khoản 1 Điều 55 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, thời gian làm việc ban đêm được tính từ 22 giờ đến 06 giờ sáng ngày hôm sau.

Về thuế, thu nhập từ tiền lương, tiền công chỉ phải tính thuế theo phạm vi được pháp luật thuế xác định là thu nhập chịu thuế. Theo điểm i khoản 1 Điều 3 Thông tư 111/2013/TT-BTC, phần tiền lương, tiền công trả cao hơn so với tiền lương, tiền công làm việc ban ngày, làm việc trong giờ do làm thêm giờ hoặc làm việc ban đêm được miễn thuế thu nhập cá nhân. Quy định này vẫn là cơ sở áp dụng hiện hành đối với người lao động cư trú và là điểm mấu chốt để xác định nghĩa vụ thuế đối với khoản thu nhập này.

Nguyên tắc tính thuế đối với tiền làm thêm giờ, làm đêm

Nguyên tắc cốt lõi là chỉ phần thu nhập trả cao hơn mức tiền lương, tiền công của giờ làm việc bình thường mới được miễn thuế. Nói cách khác, nếu người lao động nhận một khoản tiền cho giờ làm thêm hoặc làm đêm, thì khoản tiền này phải được tách thành hai phần: phần tương ứng với tiền lương của giờ làm bình thường và phần chênh lệch do làm thêm giờ hoặc làm đêm. Phần chênh lệch được miễn thuế theo điểm i khoản 1 Điều 3 Thông tư 111/2013/TT-BTC; phần còn lại nếu được trả như tiền lương thông thường thì vẫn là thu nhập từ tiền lương, tiền công và thuộc diện tính thuế.

Trong thực tiễn chi trả, doanh nghiệp phải xác định rõ cơ sở tiền lương giờ thực trả của công việc đang làm theo ngày làm việc bình thường để tính phần miễn thuế. Khi chứng từ tiền lương thể hiện tiền làm thêm giờ hoặc làm đêm theo đúng cấu trúc này, việc khấu trừ thuế TNCN sẽ chỉ áp dụng đối với khoản thu nhập không thuộc diện miễn. Cách làm này bảo đảm đúng bản chất của thu nhập và tránh đánh thuế trùng lên phần chênh lệch đã được pháp luật miễn.

Cách hiểu đúng từng khoản thu nhập

Tiền làm thêm giờ

Tiền làm thêm giờ là khoản trả cho thời gian người lao động làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo thỏa thuận hoặc theo quy định nội bộ, nhưng phải phù hợp với điều kiện và giới hạn của pháp luật lao động. Theo khoản 1 Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, làm thêm giờ vào ngày thường, ngày nghỉ hằng tuần hoặc ngày lễ, tết được trả cao hơn mức tiền lương của giờ làm bình thường. Vì vậy, phần trả cao hơn đó được miễn thuế TNCN theo điểm i khoản 1 Điều 3 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Ví dụ, nếu tiền lương giờ bình thường là 50.000 đồng và người lao động làm thêm giờ được trả 75.000 đồng/giờ, thì 50.000 đồng là phần tiền lương của giờ làm bình thường, còn 25.000 đồng là phần chênh lệch do làm thêm giờ. Chỉ 25.000 đồng mới được miễn thuế; phần 50.000 đồng vẫn là tiền lương thông thường trong thu nhập chịu thuế nếu được hạch toán trong tổng thu nhập tiền lương, tiền công.

Tiền làm việc ban đêm

Theo khoản 2 Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc vào ban đêm được trả thêm ít nhất 30% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc của ngày làm việc bình thường. Khoản trả thêm này là phần chênh lệch phát sinh do điều kiện làm việc ban đêm và được miễn thuế TNCN theo điểm i khoản 1 Điều 3 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Do đó, khi xác định nghĩa vụ thuế, cần tách riêng tiền lương của giờ làm việc bình thường với phần phụ trội 30% tối thiểu do làm đêm. Nếu doanh nghiệp trả thêm vượt mức tối thiểu, phần vượt đó vẫn được xem là khoản trả cao hơn do làm việc ban đêm và thuộc diện miễn thuế trong phạm vi bản chất là tiền trả tăng thêm vì làm đêm.

Tiền làm thêm giờ vào ban đêm

Khoản này là trường hợp có tính chất chồng lấn, vừa làm thêm giờ vừa làm việc vào ban đêm. Theo khoản 3 Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, ngoài tiền lương làm thêm giờ, người lao động còn được trả thêm tiền lương làm việc ban đêm và thêm 20% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo công việc làm vào ban ngày của ngày làm việc bình thường hoặc của ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ, tết. Pháp luật thuế vẫn áp dụng nguyên tắc miễn đối với phần trả cao hơn so với tiền lương làm việc ban ngày, trong giờ theo điểm i khoản 1 Điều 3 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Về mặt kỹ thuật, doanh nghiệp phải bóc tách từng cấu phần của khoản chi trả để xác định phần nào là tiền lương giờ bình thường, phần nào là phụ trội do làm thêm giờ, phần nào là phụ trội do làm đêm, và phần nào là khoản cộng thêm 20% cho làm thêm vào ban đêm. Chỉ những khoản phụ trội phát sinh từ việc làm thêm giờ hoặc làm đêm mới thuộc diện miễn thuế; nếu chi trả vượt khỏi bản chất này thì phần vượt cần được xem xét theo quy định chung về thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công.

Hồ sơ và chứng từ để áp dụng miễn thuế

Để áp dụng đúng quy định miễn thuế, doanh nghiệp phải có căn cứ chứng minh thời gian làm thêm giờ, làm việc ban đêm và cách tính tiền lương. Trên thực tế, bảng chấm công, bảng lương, quyết định hoặc thỏa thuận làm thêm, cùng bảng kê xác định rõ phần thu nhập trả cao hơn là các tài liệu cần thiết. Khi chứng từ thể hiện đầy đủ cơ sở tính toán, việc khấu trừ thuế TNCN sẽ minh bạch và nhất quán giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế.

Trong trường hợp quyết toán thuế, doanh nghiệp cần bảo đảm số liệu trên bảng lương khớp với hợp đồng lao động, thang bảng lương, quy chế trả lương và dữ liệu chấm công. Nếu thiếu căn cứ về số giờ làm thêm hoặc giờ làm đêm, phần miễn thuế rất dễ bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí chứng minh hoặc yêu cầu giải trình bổ sung. Vì vậy, quản trị chứng từ là điều kiện thực tế để quy định miễn thuế được áp dụng đúng.

Ý nghĩa pháp lý đối với người lao động và doanh nghiệp

Đối với người lao động, quy định miễn thuế đối với phần trả cao hơn do làm thêm giờ, làm đêm bảo đảm thu nhập tăng thêm không bị bào mòn bởi thuế trên chính phần phụ trội mà pháp luật lao động đã ghi nhận. Đối với doanh nghiệp, việc xác định đúng phần miễn thuế giúp tránh khấu trừ thiếu hoặc khấu trừ thừa, qua đó giảm rủi ro khi quyết toán thuế. Quy định này cũng phản ánh nguyên tắc tôn trọng bản chất của thu nhập, phân biệt rõ tiền lương thông thường với khoản trả thêm do điều kiện lao động đặc thù.

Trong áp dụng thực tiễn, điểm quan trọng nhất là không đánh đồng toàn bộ khoản tiền trả cho ca làm thêm hoặc ca đêm là miễn thuế. Chỉ phần vượt mức tiền lương của giờ làm bình thường, phần phụ trội do ban đêm, và các khoản cộng thêm theo cấu trúc của Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 mới thuộc phạm vi miễn theo điểm i khoản 1 Điều 3 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Kết luận

Tiền làm thêm giờ và tiền làm đêm không phải là khoản thu nhập chịu thuế toàn bộ. Theo quy định hiện hành, chỉ phần tiền trả cao hơn so với tiền lương làm việc bình thường do làm thêm giờ hoặc làm việc ban đêm được miễn thuế TNCN; phần tiền lương cơ bản tương ứng vẫn được xác định theo bản chất của thu nhập tiền lương, tiền công. Việc tách bạch đúng cấu phần thu nhập, lập chứng từ đầy đủ và đối chiếu với quy định tại Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 cùng điểm i khoản 1 Điều 3 Thông tư 111/2013/TT-BTC là điều kiện quyết định để áp dụng đúng pháp luật.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động 2019, Điều 98.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP, khoản 1 Điều 55.
• Thông tư 111/2013/TT-BTC, điểm i khoản 1 Điều 3.
• Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, đã được sửa đổi, bổ sung.
• Nghị định 65/2013/NĐ-CP.