Thay đổi chức danh giám đốc có phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh không?

Khái quát vấn đề pháp lý

Trong thực tiễn quản trị doanh nghiệp, "giám đốc" là chức danh điều hành phổ biến nhưng không phải lúc nào cũng đồng thời là người đại diện theo pháp luật. Vì vậy, khi doanh nghiệp thay đổi chức danh giám đốc, cần xác định rõ sự thay đổi đó chỉ là thay người giữ vị trí quản lý nội bộ hay đồng thời làm thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Cách phân định này quyết định doanh nghiệp có phải thực hiện thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh hay không.

Pháp luật doanh nghiệp hiện hành cho phép công ty tự tổ chức bộ máy quản lý theo điều lệ, nhưng các nội dung đã được ghi nhận trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì phải cập nhật khi có thay đổi. Do đó, không thể suy đoán rằng mọi thay đổi về giám đốc đều đương nhiên phải đăng ký, cũng không thể cho rằng thay đổi chức danh chỉ là việc nội bộ mà bỏ qua nghĩa vụ pháp lý phát sinh từ tư cách của giám đốc trong từng mô hình doanh nghiệp.

Khi nào phải đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh?

Phải đăng ký khi việc thay đổi chức danh giám đốc đồng thời làm thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, đặc biệt là trường hợp người được bổ nhiệm giữ chức danh người đại diện theo pháp luật. Theo khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có nghĩa vụ đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Đối với trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật, hồ sơ đăng ký thay đổi được thực hiện theo khoản 1 và khoản 2 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Quy định này xác định rõ đây là nhóm thay đổi phải nộp hồ sơ và cập nhật trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia, không phải thủ tục nội bộ đơn thuần.

Ngoài ra, theo khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp thay đổi giám đốc dẫn tới thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải đồng thời bảo đảm yêu cầu này để tránh khoảng trống đại diện và rủi ro giao dịch.

Trường hợp chỉ thay đổi chức danh giám đốc nhưng không thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Không phải mọi thay đổi chức danh giám đốc đều phải đăng ký. Nếu giám đốc chỉ là chức danh quản lý nội bộ theo điều lệ công ty và người này không phải là người đại diện theo pháp luật, thì việc miễn nhiệm, bổ nhiệm hoặc đổi tên gọi chức danh trong phạm vi tổ chức quản trị nội bộ không phải lúc nào cũng là nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp thường chỉ cần thực hiện theo điều lệ và nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị, tùy loại hình doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải rà soát kỹ giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ và hồ sơ lưu nội bộ để xác định liệu chức danh này có được ghi nhận như một nội dung đăng ký hay không. Nếu chức danh gắn với người đại diện theo pháp luật hoặc người quản lý đã kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, nghĩa vụ cập nhật sẽ phát sinh.

Cơ sở pháp lý hiện hành và cách áp dụng

Về nguyên tắc, theo khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp phải được thông báo và đăng ký trong thời hạn luật định. Về hồ sơ, khoản 1 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật; đây là căn cứ trực tiếp khi việc thay đổi chức danh giám đốc làm thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Về thẩm quyền nội bộ, việc bổ nhiệm, miễn nhiệm giám đốc trong công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh phải căn cứ điều lệ và quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong công ty. Tuy nhiên, thủ tục nội bộ này không thay thế nghĩa vụ đăng ký khi thay đổi đó thuộc diện phải cập nhật với cơ quan đăng ký kinh doanh. Vì vậy, cần tách bạch hai lớp thủ tục: thủ tục nội bộ và thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Trong thực hành pháp lý, doanh nghiệp nên đối chiếu ba yếu tố: chức danh có được ghi nhận trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hay không; người đó có phải người đại diện theo pháp luật hay không; và điều lệ công ty quy định thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm ra sao. Chỉ khi đồng thời rà soát cả ba yếu tố này mới xác định đúng nghĩa vụ đăng ký.

Hậu quả pháp lý nếu không đăng ký đúng hạn

Nếu thuộc trường hợp phải đăng ký mà doanh nghiệp không thực hiện đúng thời hạn 10 ngày, doanh nghiệp vi phạm nghĩa vụ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020. Việc chậm đăng ký có thể kéo theo xử phạt vi phạm hành chính theo quy định chuyên ngành về xử phạt trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, đồng thời gây rủi ro trong giao dịch, ký kết, đại diện và quản trị nội bộ.

Rủi ro thực tế thường phát sinh khi đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước khác đối chiếu thông tin pháp lý của doanh nghiệp với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Nếu thông tin về giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật chưa được cập nhật, doanh nghiệp có thể gặp trở ngại trong thủ tục giao dịch, ủy quyền và chứng minh thẩm quyền ký kết.

Khuyến nghị tuân thủ cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên xác định ngay từ giai đoạn xây dựng nghị quyết hoặc quyết định bổ nhiệm rằng giám đốc mới có đồng thời là người đại diện theo pháp luật hay không. Nếu có, hồ sơ đăng ký thay đổi phải được chuẩn bị và nộp trong thời hạn luật định; nếu không, vẫn cần lưu đầy đủ hồ sơ nội bộ để chứng minh tính hợp lệ của việc thay đổi chức danh.

Để bảo đảm an toàn pháp lý, hồ sơ nội bộ nên thống nhất giữa nghị quyết, quyết định, biên bản họp, điều lệ và thông tin đăng ký doanh nghiệp. Việc rà soát này đặc biệt quan trọng đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn có nhiều người quản lý, nơi chức danh giám đốc, tổng giám đốc và người đại diện theo pháp luật thường không hoàn toàn trùng nhau.

Kết luận

Thay đổi chức danh giám đốc không phải lúc nào cũng phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh. Nghĩa vụ đăng ký phát sinh khi việc thay đổi đó làm thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, điển hình là thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc thông tin quản lý đã được ghi nhận trong hồ sơ đăng ký. Doanh nghiệp cần đối chiếu đúng loại hình, điều lệ và tư cách pháp lý của giám đốc để lựa chọn thủ tục phù hợp, tránh vi phạm nghĩa vụ cập nhật và hạn chế rủi ro pháp lý trong hoạt động kinh doanh.

Tài liệu tham khảo

• Luật Doanh nghiệp 2020
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
• Nghị định 122/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp
• Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp