Rủi ro pháp lý khi dùng VNeID của người thân để nộp hồ sơ

Cơ sở pháp lý của việc sử dụng VNeID trong nộp hồ sơ

Tài khoản định danh điện tử là phương tiện xác thực gắn với danh tính số của một cá nhân hoặc tổ chức, được dùng để truy cập và thực hiện các giao dịch điện tử theo quy định pháp luật. Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, tài khoản định danh điện tử được tạo lập để phục vụ việc sử dụng các tính năng, tiện ích, ứng dụng của hệ thống định danh và xác thực điện tử và hệ thống thông tin đã được kết nối, chia sẻ. Vì vậy, việc dùng tài khoản này không thể tách rời chủ thể được cấp tài khoản và nghĩa vụ bảo mật tương ứng.

Nghị định 69/2024/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2024 và là văn bản nền tảng điều chỉnh việc định danh, xác thực điện tử hiện hành. Tinh thần xuyên suốt của văn bản là chủ thể danh tính điện tử phải tự bảo vệ thông tin xác thực và sử dụng tài khoản đúng mục đích, đúng phạm vi. Đối với các thủ tục hành chính điện tử, việc nộp hồ sơ bằng tài khoản VNeID vì thế phải đặt trong khuôn khổ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của người đứng tên tài khoản.

Dùng tài khoản VNeID của người thân để nộp hồ sơ: bản chất pháp lý là gì?

Về bản chất, hành vi này là việc một người sử dụng danh tính số của người khác để thay mặt thực hiện thao tác điện tử trên hệ thống. Nếu hồ sơ được nộp nhân danh người có tài khoản, hệ thống và cơ quan tiếp nhận ghi nhận giao dịch gắn với chủ tài khoản đó, chứ không tự động gắn với người đang cầm điện thoại hoặc đang thao tác. Điều này làm phát sinh rủi ro về xác định đúng người thực hiện, đúng ý chí và đúng thẩm quyền.

Trong nhiều trường hợp, người thân hỗ trợ thao tác kỹ thuật là nhu cầu thực tế. Tuy nhiên, hỗ trợ kỹ thuật khác với việc sử dụng thay danh tính số để giao dịch. Khi chủ tài khoản không trực tiếp thực hiện, nội dung hồ sơ, tài liệu đính kèm, cam kết điện tử và trách nhiệm giải trình đều có thể bị đặt dấu hỏi nếu phát sinh tranh chấp hoặc bị kiểm tra.

Rủi ro xử phạt vi phạm hành chính

Rủi ro pháp lý rõ nhất nằm ở chế tài hành chính. Theo điểm a và điểm b khoản 3 Điều 28 Nghị định 282/2025/NĐ-CP, hành vi sử dụng trái phép tài khoản định danh điện tử của cá nhân và hành vi mượn, cho mượn tài khoản định danh điện tử để người khác thực hiện hành vi trái quy định của pháp luật thuộc nhóm hành vi bị xử phạt. Đây là cơ sở trực tiếp cảnh báo việc dùng tài khoản người thân để nộp hồ sơ khi không có căn cứ ủy quyền hợp pháp hoặc khi thao tác đó vượt quá phạm vi được phép.

Đồng thời, theo điểm a khoản 2 Điều 28 Nghị định 282/2025/NĐ-CP, hành vi sử dụng tài khoản định danh điện tử để thực hiện giao dịch trái quy định của pháp luật cũng bị xử lý. Nếu hồ sơ nộp bằng VNeID của người thân nhằm hợp thức hóa thông tin, che giấu người thực hiện thật, hoặc dùng cho mục đích không đúng thủ tục, nguy cơ bị xử phạt là hiện hữu. Trong thực tiễn kiểm tra, việc cơ quan có thẩm quyền xác định được dấu hiệu mượn tài khoản, dùng sai chủ thể hoặc can thiệp trái phép vào giao dịch điện tử đều có thể dẫn tới biện pháp xử lý tương ứng.

Rủi ro về giá trị pháp lý của hồ sơ và giao dịch

Không phải mọi hồ sơ nộp qua tài khoản người thân đều đương nhiên vô hiệu, nhưng tính hợp lệ sẽ phụ thuộc vào đúng chủ thể nộp, đúng thẩm quyền và đúng hình thức pháp luật chuyên ngành yêu cầu. Nếu thủ tục đòi hỏi chính người có quyền, nghĩa vụ phải xác nhận hoặc ký số, việc một người khác đăng nhập bằng VNeID của họ để thực hiện thay là không bảo đảm chuẩn mực pháp lý. Khi đó, hồ sơ có thể bị trả lại, yêu cầu bổ sung, hoặc bị từ chối tiếp nhận do không đáp ứng điều kiện về chủ thể thực hiện.

Nguy cơ lớn hơn xuất hiện khi hồ sơ liên quan đến giao dịch làm phát sinh quyền, nghĩa vụ mới như đăng ký, khai báo, xác nhận nhân thân, đề nghị giải quyết chế độ, hoặc cam kết trách nhiệm trước cơ quan nhà nước. Một giao dịch điện tử gắn sai người thực hiện sẽ làm yếu đi giá trị chứng cứ của dữ liệu điện tử và làm phức tạp việc chứng minh ý chí thật sự của đương sự. Trong tranh chấp sau này, bên liên quan phải giải trình không chỉ nội dung hồ sơ mà còn cả căn cứ sử dụng tài khoản và mức độ đồng ý của chủ tài khoản.

Rủi ro về trách nhiệm dân sự và trách nhiệm giải trình

Khi dùng tài khoản của người thân, chủ tài khoản vẫn là người đứng tên trên hệ thống, nên hậu quả phát sinh thường được truy vết về phía họ trước tiên. Nếu hồ sơ có sai lệch, khai không đúng sự thật, hoặc dẫn đến thiệt hại cho người thứ ba, chủ tài khoản và người trực tiếp thao tác đều có thể bị đặt trong tình thế phải giải trình. Điều này đặc biệt nhạy cảm trong các quan hệ có giá trị tài sản, quyền lợi an sinh, đất đai, cư trú, lao động, bảo hiểm và lĩnh vực thủ tục chuyên ngành.

Trong trường hợp việc sử dụng tài khoản của người thân làm phát sinh thiệt hại, nguyên tắc bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng theo Bộ luật Dân sự 2015 sẽ được xem xét theo tính chất lỗi, hành vi và quan hệ nhân quả. Khi dữ liệu điện tử không phản ánh đúng người thực hiện, việc chứng minh ai là người chịu trách nhiệm chính sẽ phức tạp hơn rất nhiều. Vì vậy, rủi ro không chỉ nằm ở tiền phạt mà còn ở việc phải gánh trách nhiệm dân sự hoặc chịu bất lợi chứng cứ về sau.

Khi nào được phép hỗ trợ người thân mà không vi phạm?

Hỗ trợ người thân về mặt kỹ thuật là nhu cầu bình thường, nhưng phải phân biệt rõ với việc tự ý dùng tài khoản của họ như tài khoản của mình. Nếu pháp luật chuyên ngành cho phép ủy quyền, người được ủy quyền phải được xác lập theo đúng hình thức luật định và hồ sơ phải thể hiện rõ người đại diện hoặc người được ủy quyền. Khi đó, người thao tác không “mượn” tài khoản tùy tiện mà thực hiện trên cơ sở thẩm quyền hợp pháp.

Trong phạm vi an toàn pháp lý, nguyên tắc đúng là: chủ tài khoản tự đăng nhập, hoặc người được ủy quyền sử dụng đúng cơ chế ủy quyền được pháp luật và hệ thống cho phép. Nếu chỉ là hỗ trợ thao tác, chủ tài khoản phải trực tiếp kiểm soát việc đăng nhập, xác nhận và gửi hồ sơ. Mọi hành vi chia sẻ mật khẩu, mã xác thực, hoặc để người khác dùng tài khoản như của chính họ đều làm tăng rủi ro vi phạm quy định bảo mật và sử dụng trái phép.

Khuyến nghị tuân thủ

Thứ nhất, chỉ dùng VNeID của chính mình để thực hiện thủ tục, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành hoặc cơ chế hệ thống cho phép ủy quyền rõ ràng. Thứ hai, nếu phải hỗ trợ người thân, nên để họ tự đăng nhập và tự xác nhận giao dịch; người hỗ trợ chỉ thao tác kỹ thuật dưới sự giám sát trực tiếp của chủ tài khoản. Thứ ba, tuyệt đối không dùng tài khoản của người khác để nộp hồ sơ nhằm “tiện” hơn hoặc để che giấu người thực hiện thật.

Thứ tư, với các thủ tục có yếu tố quan trọng như hộ tịch, cư trú, đất đai, bảo hiểm, lao động, thuế hoặc đầu tư, cần kiểm tra riêng quy định về chủ thể nộp và hình thức ủy quyền. Thứ năm, nên lưu giữ chứng cứ về ủy quyền, tin nhắn xác nhận, biên bản bàn giao hồ sơ hoặc tài liệu chứng minh sự đồng ý của chủ tài khoản nếu giao dịch điện tử có phát sinh. Cách làm này không xóa bỏ hoàn toàn rủi ro, nhưng giúp giảm đáng kể nguy cơ tranh chấp và bất lợi khi bị kiểm tra.

Kết luận

Dùng tài khoản VNeID của người thân để nộp hồ sơ không phải là hành vi “vô hại về mặt kỹ thuật”, mà là hành vi có thể kéo theo rủi ro pháp lý về xử phạt hành chính, giá trị hợp lệ của hồ sơ, trách nhiệm dân sự và trách nhiệm giải trình. Cơ sở pháp lý hiện hành cho thấy tài khoản định danh điện tử gắn chặt với chủ thể được cấp và việc sử dụng trái phép hoặc mượn tài khoản để thực hiện hành vi trái quy định là hành vi bị cấm, bị xử lý theo Nghị định 282/2025/NĐ-CP. Do đó, nguyên tắc an toàn là sử dụng đúng tài khoản, đúng thẩm quyền, đúng cơ chế ủy quyền và đúng mục đích pháp luật cho phép.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 69/2024/NĐ-CP ngày 25/6/2024 của Chính phủ về định danh và xác thực điện tử.
• Nghị định 282/2025/NĐ-CP của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội và lĩnh vực liên quan.
• Bộ luật Dân sự 2015.
• Luật Giao dịch điện tử 2023.
• Luật Căn cước 2023.