Sa thải qua tin nhắn hoặc email có hợp pháp không?

Sa thải qua tin nhắn hoặc email: vấn đề pháp lý đặt ra

Sa thải không phải là hành vi thông báo nghỉ việc đơn thuần mà là một hình thức xử lý kỷ luật lao động. Theo khoản 1 Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, xử lý kỷ luật lao động phải được áp dụng đúng nguyên tắc, trình tự và thủ tục do pháp luật quy định. Vì vậy, câu hỏi trọng tâm không nằm ở việc dùng email hay tin nhắn, mà là hình thức đó có đáp ứng yêu cầu pháp lý về quyết định sa thải và về trình tự kỷ luật hay không.

Trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp dùng email để mời họp xử lý kỷ luật, gửi biên bản, hoặc gửi quyết định đã ký. Ngược lại, có trường hợp chỉ gửi một tin nhắn ngắn với nội dung “bạn bị sa thải” và coi đó là chấm dứt hợp đồng. Cách làm thứ hai không đáp ứng yêu cầu của pháp luật lao động về quyết định xử lý kỷ luật bằng hình thức sa thải.

Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc sa thải

Theo khoản 1 Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, sa thải chỉ được áp dụng đối với các trường hợp vi phạm được luật định, như trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc; tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ; quấy rối tình dục tại nơi làm việc; hoặc tái phạm, tự ý bỏ việc trong các thời hạn luật quy định. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp không được tùy tiện dùng tin nhắn hay email để chấm dứt quan hệ lao động khi chưa có căn cứ sa thải hợp pháp.

Về thời hiệu và trình tự, khoản 1 và khoản 2 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định thời hiệu xử lý kỷ luật lao động; khoản 2 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 cũng đặt ra các trường hợp được kéo dài thời hiệu. Đồng thời, Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định trình tự xử lý kỷ luật lao động, bao gồm lập biên bản vi phạm, thông báo họp xử lý kỷ luật, tiến hành cuộc họp có thành phần theo luật định và ban hành quyết định xử lý kỷ luật. Đây là khung thủ tục bắt buộc, không thể giản lược thành một tin nhắn thông báo.

Theo khoản 4 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, quyết định xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành văn bản. Vì vậy, tin nhắn hoặc email chỉ có giá trị khi đóng vai trò phương tiện truyền đạt một văn bản quyết định hợp lệ, chứ không thay thế chính quyết định đó.

Email, tin nhắn có được coi là văn bản hay không

Luật Giao dịch điện tử 2023 thừa nhận thông điệp dữ liệu có thể thể hiện dưới hình thức văn bản điện tử, thư điện tử và các hình thức trao đổi dữ liệu điện tử khác. Theo khoản 1 Điều 6 Luật Giao dịch điện tử 2023, khi pháp luật yêu cầu thông tin phải thể hiện bằng văn bản thì thông điệp dữ liệu đáp ứng yêu cầu nếu thông tin trong đó có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu. Do đó, về nguyên tắc, email có thể là phương tiện thể hiện một văn bản điện tử hợp lệ.

Tuy nhiên, cần phân biệt giữa hình thức truyền đạt và giá trị pháp lý của quyết định. Một email chỉ có nội dung doạ sa thải, thông báo miệng qua tin nhắn, hoặc lời nhắn từ tài khoản cá nhân của quản lý không đương nhiên là quyết định xử lý kỷ luật hợp lệ. Để có giá trị, văn bản điện tử phải phản ánh đúng chủ thể có thẩm quyền, nội dung quyết định rõ ràng, có căn cứ và được ban hành theo trình tự luật định.

Khi nào sa thải qua email là hợp pháp

Sa thải qua email có thể được chấp nhận nếu email chỉ là phương tiện gửi đi một quyết định xử lý kỷ luật đã được ban hành hợp lệ bằng văn bản. Trong trường hợp đó, email cần chứa hoặc đính kèm quyết định, thể hiện rõ tên người sử dụng lao động, căn cứ áp dụng khoản 1 Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, thời điểm chấm dứt và các nội dung cần thiết khác. Việc gửi qua email không làm mất giá trị của quyết định nếu quyết định đã được lập đúng thẩm quyền và đúng trình tự.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp không tổ chức họp xử lý kỷ luật, không lập biên bản, không bảo đảm quyền tham dự của các chủ thể bắt buộc, rồi chỉ gửi một email hoặc tin nhắn “bạn bị sa thải”, thì việc chấm dứt này không đáp ứng trình tự xử lý kỷ luật lao động. Khi đó, rủi ro pháp lý thuộc về người sử dụng lao động, đặc biệt trong tranh chấp về đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật hoặc sa thải trái pháp luật.

Sa thải bằng tin nhắn: vì sao không đáp ứng yêu cầu pháp luật

Tin nhắn ngắn thường không thể hiện đầy đủ căn cứ sa thải, thẩm quyền ban hành, thời điểm hiệu lực và nội dung quyết định. Hình thức này cũng khó chứng minh đã có cuộc họp xử lý kỷ luật theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và khó bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ. Vì vậy, chỉ một tin nhắn thông báo chấm dứt việc làm không đủ để coi là quyết định sa thải hợp pháp.

Ngay cả khi tin nhắn được gửi từ tài khoản công vụ, pháp luật vẫn đòi hỏi quyết định xử lý kỷ luật phải tồn tại dưới dạng văn bản. Nói cách khác, tin nhắn có thể là phương tiện liên lạc nội bộ, nhưng không thay thế được văn bản quyết định sa thải. Sự khác biệt này đặc biệt quan trọng khi giải quyết tranh chấp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc trước tòa án.

Hậu quả pháp lý khi sa thải sai hình thức hoặc sai thủ tục

Sa thải không đúng căn cứ hoặc không đúng trình tự có thể bị tuyên là trái pháp luật. Khi đó, người sử dụng lao động có nguy cơ phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả tiền lương, đóng bảo hiểm cho thời gian người lao động không được làm việc và bồi thường theo quy định của Bộ luật Lao động 2019. Rủi ro còn tăng lên nếu doanh nghiệp không chứng minh được biên bản họp, quyết định sa thải và việc tống đạt hợp lệ.

Đối với người lao động, việc nhận một tin nhắn sa thải không đồng nghĩa với việc quyền và nghĩa vụ đã chấm dứt hợp pháp. Người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp cung cấp quyết định, biên bản, căn cứ xử lý kỷ luật và xem xét tính hợp pháp của toàn bộ quy trình. Trong tranh chấp, chứng cứ điện tử như email, ảnh chụp màn hình, nhật ký hệ thống có thể được sử dụng để xác định sự kiện đã xảy ra, nhưng chúng không tự thân hợp thức hóa một quy trình sa thải thiếu căn cứ.

Khuyến nghị thực tiễn cho doanh nghiệp và người lao động

Doanh nghiệp nên ban hành quyết định sa thải bằng văn bản, ký đúng thẩm quyền, lập đầy đủ biên bản xử lý kỷ luật và chỉ dùng email làm phương tiện gửi, lưu trữ hoặc xác nhận đã nhận. Nội dung email cần rõ ràng, gắn với quyết định đính kèm và bảo đảm khả năng truy cập, lưu trữ, đối chiếu. Cách làm này phù hợp với Luật Giao dịch điện tử 2023 và hạn chế tranh chấp về chứng cứ.

Người lao động khi nhận email hoặc tin nhắn thông báo sa thải cần kiểm tra ngay ba yếu tố: có quyết định bằng văn bản hay không, doanh nghiệp có chứng minh được căn cứ sa thải theo khoản 1 Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 hay không, và trình tự xử lý kỷ luật có tuân thủ Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hay không. Chỉ khi các yếu tố này đồng thời được đáp ứng thì việc sa thải mới có nền tảng pháp lý vững chắc.

Kết luận

Sa thải qua tin nhắn đơn lẻ không phải là hình thức hợp pháp để chấm dứt quan hệ lao động theo kỷ luật. Email có thể được sử dụng như phương tiện gửi quyết định xử lý kỷ luật nếu quyết định đã được ban hành đúng luật, bằng văn bản, đúng thẩm quyền và đúng trình tự. Vì vậy, tính hợp pháp của sa thải không phụ thuộc vào việc dùng công nghệ nào, mà phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có tuân thủ đầy đủ căn cứ và thủ tục pháp luật lao động hiện hành hay không.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động 2019.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
• Luật Giao dịch điện tử 2023.
• Luật Bảo hiểm xã hội 2024.
• Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.