Phó Chủ tịch UBND ký thay Chủ tịch trong trường hợp nào?

Cơ sở pháp lý về việc Phó Chủ tịch UBND ký thay Chủ tịch

Thẩm quyền ký văn bản của Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân được xác định trước hết theo quy định về công tác văn thư và theo quy chế làm việc của cơ quan hành chính địa phương. Theo khoản 1 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Quy định này là nền tảng pháp lý trực tiếp để xác định phạm vi Phó Chủ tịch UBND được ký thay Chủ tịch.

Đối với tổ chức và hoạt động của chính quyền địa phương, Luật Tổ chức chính quyền địa phương hiện hành năm 2025 tiếp tục ghi nhận nguyên tắc phân công, phân nhiệm trong hoạt động của Ủy ban nhân dân. Trên thực tiễn áp dụng, quyền ký thay của Phó Chủ tịch phải bám sát sự phân công của Chủ tịch UBND, quy chế làm việc của UBND và tính chất văn bản cụ thể. Vì vậy, không phải mọi văn bản thuộc UBND đều mặc nhiên được Phó Chủ tịch ký thay; căn cứ quan trọng vẫn là quyết định phân công và phạm vi thẩm quyền được giao.

Các trường hợp Phó Chủ tịch UBND được ký thay Chủ tịch

Phó Chủ tịch UBND được ký thay Chủ tịch trước hết đối với các văn bản thuộc lĩnh vực được Chủ tịch phân công phụ trách. Đây là trường hợp phổ biến nhất trong điều hành hành chính, bảo đảm mỗi lĩnh vực công việc có người chịu trách nhiệm theo dõi và xử lý thường xuyên. Khi Phó Chủ tịch được giao phụ trách một lĩnh vực cụ thể, chữ ký “KT.” thể hiện việc ký thay phải tương ứng với đúng phạm vi lĩnh vực đó.

Phó Chủ tịch UBND cũng được ký thay Chủ tịch đối với một số văn bản thuộc thẩm quyền của Chủ tịch khi Chủ tịch đã có sự ủy quyền hoặc giao nhiệm vụ rõ ràng, phù hợp quy định pháp luật. Theo khoản 1 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc giao cấp phó ký thay không chỉ giới hạn ở lĩnh vực được phân công mà còn có thể mở rộng sang một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu nếu có sự giao việc hợp lệ. Điều này thường phát sinh trong các tình huống Chủ tịch đi công tác, nghỉ phép, hoặc cần bảo đảm tiến độ giải quyết công việc hành chính.

Trong trường hợp Chủ tịch UBND vắng mặt và đã phân công một Phó Chủ tịch điều hành hoạt động của UBND, Phó Chủ tịch được giao điều hành có thể ký thay Chủ tịch đối với các văn bản thuộc thẩm quyền của Chủ tịch trong thời gian thực hiện nhiệm vụ điều hành. Cơ chế này nhằm tránh gián đoạn hoạt động quản lý nhà nước và bảo đảm tính kịp thời của văn bản hành chính. Tuy nhiên, việc ký thay vẫn phải được đặt trong giới hạn phân công điều hành và quy chế làm việc nội bộ.

Phạm vi ký thay không đồng nghĩa với toàn quyền của Chủ tịch

Quyền ký thay của Phó Chủ tịch không làm phát sinh thẩm quyền độc lập ngang với Chủ tịch UBND. Phó Chủ tịch chỉ ký thay trong phạm vi được phân công, được ủy quyền hoặc được giao điều hành; ngoài phạm vi đó thì không có căn cứ pháp lý để ký thay. Đây là nguyên tắc phân định trách nhiệm rất quan trọng trong tổ chức bộ máy hành chính địa phương.

Cần phân biệt giữa “ký thay” và “ký thừa ủy quyền”. Ký thay là việc cấp phó nhân danh người đứng đầu trong phạm vi được giao theo chức vụ, lĩnh vực hoặc nhiệm vụ điều hành; còn ký thừa ủy quyền là việc ký trong giới hạn văn bản ủy quyền cụ thể, thường kèm điều kiện, thời hạn và nội dung ủy quyền rõ ràng theo quy định của pháp luật về công tác văn thư. Việc xác định đúng hình thức ký quyết định tính hợp lệ về thể thức và trách nhiệm pháp lý của văn bản.

Thể thức ghi ký hiệu khi Phó Chủ tịch ký thay

Văn bản do Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch phải thể hiện đúng thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Thông thường, chữ viết tắt “KT.” được đặt trước chức danh của người đứng đầu để cho thấy đây là trường hợp ký thay. Cách ghi này không chỉ mang ý nghĩa hình thức mà còn phản ánh đúng quan hệ thẩm quyền trong nội bộ cơ quan.

Nếu văn bản thuộc thẩm quyền của UBND với tư cách tập thể, cần phân biệt với văn bản thuộc thẩm quyền riêng của Chủ tịch UBND. Khi Chủ tịch ký thay mặt tập thể UBND thì thể thức khác với trường hợp Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch. Do đó, người soạn thảo và người ký phải xác định đúng loại văn bản, đúng chủ thể ban hành và đúng căn cứ pháp lý trước khi phát hành.

Giới hạn thực tiễn cần lưu ý

Phó Chủ tịch UBND không được tự ý mở rộng phạm vi ký thay bằng thực tiễn nội bộ nếu không có căn cứ phân công hoặc ủy quyền hợp lệ. Văn bản ký sai thẩm quyền có thể dẫn đến rủi ro về tính hợp pháp, làm phát sinh khiếu nại, kiến nghị hoặc yêu cầu đính chính. Trong hoạt động quản trị công, đây là lỗi thường gặp khi không tách bạch rành mạch giữa phân công công việc và ủy quyền ký văn bản.

Trong bối cảnh chính quyền địa phương được tổ chức theo mô hình 2 cấp từ ngày 01/07/2025, yêu cầu về đúng thẩm quyền, đúng cấp và đúng người ký càng phải được tuân thủ chặt chẽ. Ở cấp tỉnh và cấp xã/phường/đặc khu, việc ký thay của Phó Chủ tịch phải căn cứ trực tiếp vào quy định hiện hành, quy chế làm việc và quyết định phân công nhiệm vụ của từng địa phương. Đây là điều kiện quan trọng để bảo đảm tính hợp pháp, hợp lý và thống nhất của hoạt động hành chính nhà nước.

Kết luận

Phó Chủ tịch UBND được ký thay Chủ tịch khi được phân công phụ trách lĩnh vực, khi được ủy quyền hợp lệ hoặc khi được giao điều hành trong thời gian Chủ tịch vắng mặt, với điều kiện việc ký đúng phạm vi và đúng thể thức theo quy định. Cơ sở pháp lý trọng tâm là khoản 1 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định hiện hành về tổ chức chính quyền địa phương, cùng quy chế làm việc của UBND. Việc xác định chính xác thẩm quyền ký là yêu cầu bắt buộc để bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản hành chính.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
• Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025.
• Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh/cấp xã ban hành theo thẩm quyền từng địa phương.
• Các văn bản hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan có thẩm quyền.
• Các quyết định phân công nhiệm vụ Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND tại từng địa phương.