Phí và lệ phí hành chính: cơ sở thu và quyền miễn, giảm

Khái niệm và vị trí pháp lý của phí, lệ phí hành chính

Phí và lệ phí là khoản thu thuộc ngân sách nhà nước, phát sinh khi tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ công hoặc khi cơ quan nhà nước thực hiện công việc quản lý theo yêu cầu của pháp luật. Về bản chất, đây không phải là thuế, vì khoản thu này gắn với một dịch vụ, một thủ tục hoặc một kết quả giải quyết cụ thể. Luật Phí và lệ phí năm 2015 xác lập khuôn khổ pháp lý trung tâm cho hệ thống khoản thu này, đồng thời phân định thẩm quyền quy định, thu, nộp và quản lý.

Trong lĩnh vực hành chính, lệ phí thường gắn với việc cơ quan nhà nước thực hiện thủ tục quản lý như cấp giấy tờ, đăng ký, chứng nhận, cấp phép; còn phí thường gắn với việc sử dụng dịch vụ công hoặc dịch vụ do cơ quan nhà nước, đơn vị được giao cung cấp. Sự phân biệt này có ý nghĩa trực tiếp trong việc xác định căn cứ thu, mức thu và thẩm quyền quyết định miễn, giảm. Trên thực tế, người dân thường gặp các khoản thu này khi thực hiện thủ tục hộ tịch, đất đai, đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép, sao lục hồ sơ và nhiều dịch vụ công khác.

Căn cứ pháp lý của việc thu phí, lệ phí

Cơ sở pháp lý trực tiếp của việc thu phí, lệ phí hành chính là Luật Phí và lệ phí năm 2015. Luật này xác định nguyên tắc ban hành danh mục phí, lệ phí; thẩm quyền của Quốc hội, Chính phủ, Bộ Tài chính và Hội đồng nhân dân cấp tỉnh; cũng như khuôn khổ quản lý đối với từng khoản thu. Theo Luật Phí và lệ phí năm 2015, danh mục và mức thu không được đặt ra tùy tiện mà phải dựa trên văn bản có thẩm quyền.

Bên cạnh luật, các nghị định, thông tư và nghị quyết hướng dẫn giữ vai trò cụ thể hóa mức thu, chế độ thu nộp, quản lý và sử dụng. Trong thực tiễn, một số khoản lệ phí tòa án và án phí được điều chỉnh bởi Nghị quyết số 326/2016/UBTVQH14; nhiều khoản phí, lệ phí hành chính khác được quy định chi tiết tại các văn bản dưới luật. Cách thiết kế này bảo đảm tính minh bạch, thống nhất và khả năng kiểm soát của Nhà nước đối với khoản thu công.

Nguyên tắc thu và tính hợp pháp của khoản thu

Một khoản thu chỉ được coi là hợp pháp khi có căn cứ pháp luật rõ ràng về tên gọi, đối tượng áp dụng, mức thu, chế độ miễn, giảm và cơ quan tổ chức thu. Người dân không có nghĩa vụ nộp những khoản thu không nằm trong danh mục được pháp luật công nhận hoặc khoản thu do cơ quan, tổ chức tự đặt ra. Đây là nguyên tắc nền tảng nhằm ngăn chặn việc lạm thu trong giải quyết thủ tục hành chính.

Tính hợp pháp của khoản thu còn thể hiện ở việc công khai mức thu, niêm yết thủ tục và chứng từ thu nộp. Cơ quan thu phải thu đúng đối tượng, đúng mức, đúng căn cứ và đúng chế độ quản lý tài chính. Khi có sai sót trong khâu áp dụng, người dân có quyền yêu cầu giải thích, khiếu nại hoặc đề nghị hoàn trả nếu đã nộp khoản thu không đúng quy định.

Quyền được miễn, giảm phí, lệ phí

Miễn, giảm phí, lệ phí là cơ chế pháp lý thể hiện chính sách an sinh và hỗ trợ đối với nhóm đối tượng yếu thế, nhóm chính sách hoặc trường hợp đặc biệt do pháp luật quy định. Theo Điều 10 Luật Phí và lệ phí năm 2015, các nhóm được miễn, giảm gồm trẻ em, hộ nghèo, người cao tuổi, người khuyết tật, người có công với cách mạng, đồng bào dân tộc thiểu số ở các xã có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn và một số đối tượng khác theo quy định của pháp luật. Đây là quy định có tính nguyên tắc, còn phạm vi miễn, giảm cụ thể được xác định ở từng văn bản điều chỉnh từng loại phí, lệ phí.

Ý nghĩa của cơ chế này không chỉ nằm ở giảm chi phí tiếp cận dịch vụ công mà còn bảo đảm công bằng trong thụ hưởng quyền và nghĩa vụ hành chính. Với cùng một thủ tục, không phải mọi chủ thể đều chịu một mức gánh nặng tài chính giống nhau, mà pháp luật cho phép phân hóa theo hoàn cảnh và mục tiêu chính sách. Cách tiếp cận này phù hợp với định hướng bảo vệ nhóm yếu thế và hỗ trợ tiếp cận công lý, tiếp cận dịch vụ công.

Những nhóm đối tượng thường được hưởng ưu đãi

Trong hệ thống pháp luật hiện hành, trẻ em, người cao tuổi, người khuyết tật, hộ nghèo và người có công với cách mạng là các nhóm được nhắc đến thường xuyên trong chính sách miễn, giảm. Đồng bào dân tộc thiểu số ở xã có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn cũng là nhóm điển hình được hưởng ưu đãi. Ngoài các nhóm này, từng khoản phí, lệ phí cụ thể có thể mở rộng thêm đối tượng miễn, giảm nếu văn bản chuyên ngành quy định.

Với lĩnh vực tố tụng, quy định về án phí và lệ phí tòa án có cơ chế riêng tại Nghị quyết số 326/2016/UBTVQH14. Tùy tính chất vụ việc và tư cách tham gia tố tụng, đương sự có thể được miễn hoặc giảm nghĩa vụ nộp tạm ứng án phí, án phí, tạm ứng lệ phí tòa án hoặc lệ phí tòa án. Việc áp dụng phải dựa trên đúng căn cứ và hồ sơ chứng minh tình trạng thuộc diện ưu đãi.

Điều kiện và thủ tục chứng minh để được miễn, giảm

Người đề nghị miễn, giảm thường phải xuất trình giấy tờ chứng minh mình thuộc đúng nhóm đối tượng do pháp luật quy định. Tùy từng trường hợp, giấy xác nhận hộ nghèo, giấy tờ chứng minh tình trạng khuyết tật, thẻ người có công, giấy tờ hộ tịch hoặc giấy tờ liên quan đến địa bàn cư trú có ý nghĩa quyết định. Cơ quan có thẩm quyền chỉ giải quyết trên cơ sở hồ sơ hợp lệ và đúng căn cứ pháp luật.

Thủ tục miễn, giảm thường được thực hiện ngay trong quá trình nộp hồ sơ hành chính hoặc trong giai đoạn giải quyết yêu cầu. Nếu pháp luật chuyên ngành quy định miễn, giảm theo diện tự động, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm áp dụng; nếu quy định theo yêu cầu, người dân phải nộp kèm tài liệu chứng minh. Việc xác định đúng thời điểm nộp hồ sơ là quan trọng, vì nhiều trường hợp chậm nộp chứng cứ sẽ làm chậm hoặc mất quyền hưởng ưu đãi trong đợt giải quyết đó.

Hệ quả pháp lý khi kê khai không đúng để được miễn, giảm

Khai không đúng quy định để được miễn, giảm phí, lệ phí là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định số 02/2026/NĐ-CP. Mức phạt được xác định là 20% trên số tiền được miễn, giảm, với mức tối thiểu là 500.000 đồng và mức tối đa là 50.000.000 đồng. Quy định này cho thấy chính sách ưu đãi chỉ bảo vệ người thuộc diện hợp pháp, không bảo vệ hành vi gian dối hoặc lợi dụng chính sách.

Trường hợp đã được miễn, giảm trên cơ sở thông tin sai, ngoài việc bị xử phạt còn có thể bị truy thu khoản tiền được miễn, giảm không đúng. Nếu có dấu hiệu gian lận trong hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền còn có thể xem xét trách nhiệm theo các quy định liên quan khác của pháp luật. Do đó, việc kê khai trung thực và nộp đủ tài liệu chứng minh là nghĩa vụ bắt buộc trong mọi thủ tục liên quan đến miễn, giảm.

Thực tiễn áp dụng trong thủ tục hành chính hiện nay

Trong bối cảnh thủ tục hành chính được số hóa mạnh, yêu cầu về công khai phí, lệ phí và điều kiện miễn, giảm ngày càng trở nên quan trọng. Người dân thường thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến hoặc tại bộ phận một cửa, vì vậy thông tin về nghĩa vụ tài chính phải được niêm yết rõ ràng, dễ tra cứu và thống nhất giữa hồ sơ giấy với hồ sơ điện tử. Tính minh bạch này là điều kiện để phòng ngừa thu sai, thu thiếu hoặc áp dụng tùy tiện.

Về mặt quản trị công, cơ quan hành chính cần bảo đảm việc thu phí, lệ phí không trở thành rào cản đối với tiếp cận dịch vụ công, đặc biệt với nhóm yếu thế. Việc áp dụng đúng chính sách miễn, giảm vừa bảo vệ quyền lợi người dân vừa tăng niềm tin vào pháp luật. Đây cũng là một tiêu chí quan trọng của nền hành chính phục vụ, trong đó chi phí hành chính phải được kiểm soát bằng quy định minh bạch và cơ chế trách nhiệm rõ ràng.

Kết luận

Phí và lệ phí hành chính là khoản thu hợp pháp khi được đặt ra đúng thẩm quyền, đúng đối tượng và đúng mức theo quy định của pháp luật. Quyền miễn, giảm là một bộ phận quan trọng của chính sách pháp luật, nhằm bảo vệ nhóm yếu thế và bảo đảm công bằng trong tiếp cận dịch vụ công. Việc hiểu đúng cơ sở pháp lý, điều kiện áp dụng và hậu quả của kê khai sai là yêu cầu cần thiết đối với cả cơ quan nhà nước lẫn người dân.

Tài liệu tham khảo

• Luật Phí và lệ phí năm 2015.
• Văn bản hợp nhất số 92/VBHN-VPQH năm 2026 về Luật Phí và lệ phí.
• Nghị quyết số 326/2016/UBTVQH14 quy định về án phí, lệ phí tòa án.
• Nghị định số 02/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực phí và lệ phí.
• Nghị định số 362/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Phí và lệ phí.
• Thông tư số 117/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính về miễn, giảm một số khoản phí, lệ phí.