Phí quản lý và kinh phí bảo trì chung cư: cơ chế tính và quyền của cư dân

Khái quát về hai khoản tiền trong quản lý nhà chung cư

Trong quản trị nhà chung cư, phí quản lý vận hành và kinh phí bảo trì là hai khoản tiền độc lập về bản chất pháp lý, mục đích sử dụng và chủ thể quản lý. Phí quản lý vận hành dùng để chi trả cho hoạt động vận hành thường xuyên của tòa nhà, còn kinh phí bảo trì dùng để bảo dưỡng, sửa chữa các hạng mục thuộc phần sở hữu chung. Việc nhầm lẫn giữa hai khoản này là nguyên nhân phổ biến dẫn đến tranh chấp về thu, chi và quyết toán.

Pháp luật hiện hành quy định rõ giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư không bao gồm kinh phí bảo trì và các khoản chi phục vụ nhu cầu riêng của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư, theo khoản 2 Điều 151 Luật Nhà ở 2023. Cùng với đó, kinh phí bảo trì chỉ được sử dụng cho việc bảo trì phần sở hữu chung theo kế hoạch được Hội nghị nhà chung cư thông qua, theo khoản 2 Điều 153 Luật Nhà ở 2023. Hai quy định này tạo ra ranh giới pháp lý quan trọng giữa chi phí vận hành và chi phí bảo trì.

Phí quản lý chung cư được tính như thế nào

Phí quản lý vận hành là khoản thu định kỳ để chi trả cho các hoạt động như vệ sinh, an ninh, lễ tân, vận hành hệ thống kỹ thuật, điện chiếu sáng khu vực chung, chăm sóc cảnh quan và các dịch vụ quản lý thường xuyên khác. Mức phí này không do một công thức cố định duy nhất áp đặt cho mọi chung cư, mà được xác định theo thỏa thuận, giá dịch vụ hoặc khung giá do cơ quan có thẩm quyền ban hành trong trường hợp pháp luật chuyên ngành yêu cầu. Nội dung xác định giá dịch vụ phải tách bạch với các khoản không thuộc phí quản lý.

Theo khoản 2 Điều 151 Luật Nhà ở 2023, giá dịch vụ quản lý vận hành không bao gồm kinh phí mua bảo hiểm cháy, nổ; kinh phí bảo trì; chi phí trông giữ xe; chi phí sử dụng nhiên liệu, năng lượng, nước sinh hoạt; dịch vụ truyền hình, thông tin liên lạc; thù lao Ban quản trị; và các chi phí dịch vụ khác phục vụ riêng cho chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư. Nguyên tắc này có ý nghĩa đặc biệt trong việc kiểm soát bảng giá dịch vụ và ngăn việc “gộp chi phí” để thu vượt nghĩa vụ thực tế của cư dân.

Ý nghĩa của việc tách bạch chi phí

Khi giá dịch vụ được cấu trúc đúng, cư dân biết rõ mình đang trả cho dịch vụ nào và Ban quản trị có căn cứ giám sát đơn vị quản lý vận hành. Việc hạch toán riêng còn giúp đối chiếu, kiểm tra chi phí khi có khiếu nại hoặc khi Hội nghị nhà chung cư xem xét điều chỉnh mức phí. Đây là yêu cầu bắt buộc của quản trị minh bạch trong nhà chung cư.

Kinh phí bảo trì 2%: cách xác định và thời điểm nộp

Đối với căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư do chủ đầu tư bán hoặc cho thuê mua, người mua hoặc thuê mua phải đóng kinh phí bảo trì bằng 2% giá trị căn hộ hoặc phần diện tích đó, theo khoản 1 Điều 152 Luật Nhà ở 2023. Khoản tiền này được tính riêng với tiền bán hoặc tiền thuê mua và phải được ghi rõ trong hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê mua. Đây là cơ sở pháp lý trực tiếp để xác định nghĩa vụ tài chính của bên mua, bên thuê mua ngay từ giai đoạn giao kết hợp đồng.

Về phương pháp tính, 2% được nhân với giá trị căn hộ hoặc phần diện tích bán, cho thuê mua theo hợp đồng. Nếu hợp đồng đã xác định giá trị căn hộ là A thì kinh phí bảo trì là 2% × A. Khi hợp đồng tách riêng giá trị phần diện tích khác trong nhà chung cư, khoản 2% cũng áp dụng tương ứng cho phần giá trị đó theo quy định của pháp luật về nhà ở. Nghĩa vụ này là khoản đóng một lần, không phải khoản thu định kỳ như phí quản lý.

Khoản kinh phí bảo trì được nộp vào tài khoản kinh phí bảo trì để phục vụ riêng cho công tác bảo trì phần sở hữu chung. Theo quy định tại khoản 4 Điều 153 Luật Nhà ở 2023, nếu nhà chung cư có nguồn thu từ việc khai thác dịch vụ đối với phần sở hữu chung thì khoản thu này và lãi phát sinh từ tiền gửi kinh phí bảo trì phải được nộp vào tài khoản kinh phí bảo trì. Cơ chế này giúp bảo toàn quỹ và bảo đảm nguồn lực cho sửa chữa lớn, thay thế thiết bị, cấu kiện chung.

Ai có quyền quản lý và sử dụng kinh phí bảo trì

Kinh phí bảo trì thuộc cơ chế quản lý tập trung, do Ban quản trị nhà chung cư quản lý trong trường hợp nhà chung cư có Ban quản trị theo mô hình pháp luật quy định. Theo khoản 2 Điều 153 Luật Nhà ở 2023, kinh phí này chỉ được sử dụng để bảo trì, thay thế các hạng mục, trang thiết bị thuộc phần sở hữu chung của nhà chung cư theo kế hoạch bảo trì được Hội nghị nhà chung cư thông qua. Ban quản trị không được chuyển quỹ này sang mục đích khác.

Pháp luật cũng khẳng định Ban quản trị nhà chung cư không được sử dụng kinh phí bảo trì vào mục đích quản lý vận hành và các mục đích khác, theo khoản 2 Điều 153 Luật Nhà ở 2023. Quy định này có ý nghĩa phòng ngừa việc chiếm dụng hoặc hòa lẫn quỹ bảo trì vào các khoản chi thường xuyên. Khi phát sinh vi phạm, cơ quan có thẩm quyền có căn cứ xử lý theo cơ chế quản lý nhà ở và pháp luật có liên quan.

Nguyên tắc sử dụng quỹ bảo trì

Việc sử dụng quỹ phải bám sát kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua. Mọi khoản chi cần có chứng từ, quyết định hợp lệ và được công khai cho cư dân. Khi có nguồn thu từ phần sở hữu chung, khoản thu này cũng phải nhập quỹ để bảo đảm tính thống nhất của nguồn tài chính phục vụ bảo trì.

Quyền của cư dân đối với phí quản lý và kinh phí bảo trì

Cư dân, với tư cách chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư, có quyền được biết, được kiểm tra và được yêu cầu giải trình về các khoản thu, chi liên quan đến phí quản lý vận hành và kinh phí bảo trì. Quyền này xuất phát từ nguyên tắc công khai, minh bạch trong quản lý nhà chung cư và từ cơ chế quản trị thông qua Hội nghị nhà chung cư. Đây là cơ sở để cư dân thực hiện giám sát thực chất thay vì chỉ nhận thông báo thu tiền đơn thuần.

Cư dân có quyền yêu cầu làm rõ công thức tính phí quản lý, cấu phần chi phí, mức đơn giá theo mét vuông hoặc theo căn hộ, thời hạn áp dụng và các khoản loại trừ. Khi có dấu hiệu thu sai, thu trùng hoặc gộp chi phí không đúng bản chất, cư dân có quyền kiến nghị Ban quản trị, đơn vị quản lý vận hành và chủ đầu tư điều chỉnh. Tranh chấp phát sinh có thể được đưa ra cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cơ chế giải quyết tranh chấp phù hợp theo pháp luật.

Đối với kinh phí bảo trì, cư dân có quyền yêu cầu công khai số dư quỹ, lãi phát sinh, hạng mục đã chi, hồ sơ quyết toán và tình trạng bàn giao quỹ từ chủ đầu tư sang Ban quản trị. Nếu chủ đầu tư chậm bàn giao hoặc không bàn giao phần kinh phí bảo trì phải chuyển giao, cư dân có quyền kiến nghị xử lý theo cơ chế pháp luật về nhà ở và quản lý công trình. Trên thực tế, quyền giám sát này là công cụ quan trọng để bảo vệ giá trị tài sản chung của cộng đồng cư dân.

Những tranh chấp thường gặp và cách nhìn pháp lý

Một dạng tranh chấp phổ biến là chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý vận hành đưa kinh phí bảo trì vào giá dịch vụ quản lý, làm phát sinh nghĩa vụ tài chính cao hơn thực tế. Về mặt pháp lý, cách làm này trái với khoản 2 Điều 151 Luật Nhà ở 2023 vì kinh phí bảo trì không thuộc giá dịch vụ quản lý vận hành. Cư dân có quyền yêu cầu tách bạch và điều chỉnh ngay khi phát hiện.

Tranh chấp khác phát sinh khi quỹ bảo trì bị sử dụng cho hoạt động vận hành thường xuyên hoặc chi ngoài kế hoạch bảo trì được thông qua. Theo khoản 2 Điều 153 Luật Nhà ở 2023, đây là hành vi không phù hợp mục đích sử dụng quỹ. Khi đó, quyết định chi có thể bị yêu cầu hủy bỏ, hoàn trả hoặc xem xét trách nhiệm của chủ thể quản lý theo quy định có liên quan.

Trong nhiều nhà chung cư, việc thiếu công khai số liệu tài chính cũng là nguồn gốc của tranh chấp kéo dài. Cách tiếp cận đúng là chuẩn hóa hồ sơ thu, chi, niêm yết thông tin định kỳ và để cư dân tiếp cận sổ sách theo quy chế quản lý. Minh bạch không chỉ là yêu cầu quản trị tốt mà còn là nghĩa vụ pháp lý để bảo vệ quyền sở hữu chung.

Kết luận

Phí quản lý vận hành và kinh phí bảo trì là hai trụ cột tài chính của đời sống chung cư nhưng có bản chất hoàn toàn khác nhau. Phí quản lý phục vụ vận hành thường xuyên; kinh phí bảo trì phục vụ bảo dưỡng, sửa chữa phần sở hữu chung và chỉ được dùng đúng mục đích theo luật. Khi cư dân hiểu rõ cách tính, cơ chế thu và quyền giám sát của mình, các tranh chấp liên quan đến chung cư sẽ được hạn chế đáng kể.

Tài liệu tham khảo

• Luật Nhà ở 2023.
• Nghị định 95/2024/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Nhà ở.
• Thông tư 05/2024/TT-BXD của Bộ Xây dựng.
• Luật Kinh doanh bất động sản 2023.
• Nghị định về quản lý và phát triển nhà ở, cùng các văn bản hướng dẫn thi hành hiện hành.