Nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công khác nơi cư trú có được không?

Khả năng nộp hồ sơ tại nơi khác nơi cư trú: nguyên tắc chung

Trong cơ chế giải quyết thủ tục hành chính hiện nay, người dân không còn bị ràng buộc cứng nhắc bởi nơi cư trú đối với mọi hồ sơ. Theo quy định của Nghị định 118/2025/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, việc tiếp nhận hồ sơ được tổ chức theo hướng thuận lợi cho tổ chức, cá nhân và tăng khả năng tiếp cận dịch vụ công. Đây là bước phát triển rõ rệt so với mô hình tiếp nhận truyền thống chỉ giới hạn ở cơ quan có thẩm quyền theo địa bàn cư trú.

Về mặt thực tiễn, nhiều địa phương đã triển khai nguyên tắc “không phụ thuộc nơi cư trú” đối với một số nhóm thủ tục. Điều này đặc biệt rõ ở các Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh và một số Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã. Tuy vậy, không phải mọi thủ tục đều được tiếp nhận ở mọi nơi; điểm quyết định vẫn là thẩm quyền tiếp nhận và khả năng liên thông với cơ quan xử lý cuối cùng.

Cơ sở pháp lý hiện hành cho việc tiếp nhận ngoài nơi cư trú

Theo điểm a khoản 1 Điều 4 Nghị định 118/2025/NĐ-CP, cơ chế một cửa, một cửa liên thông được thiết kế để tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục hành chính. Theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 118/2025/NĐ-CP, Bộ phận Một cửa có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, hướng dẫn, số hóa và chuyển hồ sơ theo quy định. Đây là nền tảng pháp lý cho việc nộp hồ sơ tại nơi tiếp nhận khác với nơi cư trú nếu thủ tục đó được bố trí tiếp nhận theo mô hình liên thông.

Đối với Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã, khoản 1 Điều 18 Nghị định 118/2025/NĐ-CP xác định đây là tổ chức hành chính thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã, có con dấu và tài khoản riêng để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Cùng với đó, quy định về nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ, số hóa và trả kết quả tạo cơ sở để mở rộng điểm tiếp nhận ở cấp cơ sở.

Về khía cạnh tổ chức chính quyền địa phương, từ ngày 01/7/2025, hệ thống chính quyền địa phương chỉ còn 2 cấp theo luật hiện hành. Điều này tác động trực tiếp đến cách tổ chức các đầu mối tiếp nhận hồ sơ, vì không còn cấp huyện/quận/thị xã trong mô hình tổ chức chính quyền địa phương.

Nộp hồ sơ khác nơi cư trú được trong những trường hợp nào?

Người dân được nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công khác nơi cư trú khi thủ tục hành chính đó thuộc danh mục được tiếp nhận theo cơ chế một cửa và được trung tâm đó bố trí tiếp nhận. Thực tế áp dụng hiện nay cho thấy các thủ tục thuộc thẩm quyền cấp tỉnh hoặc thủ tục liên thông thường là nhóm có khả năng nộp tại nhiều điểm tiếp nhận hơn so với các thủ tục yêu cầu xác minh chuyên sâu tại địa bàn cư trú.

Đối với các địa phương đã tổ chức trung tâm theo mô hình đa điểm, người dân có thể chọn điểm nộp thuận tiện nhất trong phạm vi được công bố. Cách làm này phù hợp với định hướng cải cách thủ tục hành chính, giảm chi phí đi lại và hạn chế tình trạng công dân phải quay về nơi đăng ký cư trú để nộp hồ sơ. Mô hình này đang được triển khai mạnh ở một số tỉnh, thành phố lớn, trong đó có các địa phương áp dụng cơ chế tiếp nhận tại nhiều điểm trong cùng địa bàn tỉnh.

Ngược lại, nếu thủ tục có yêu cầu đặc thù về xác minh cư trú, quản lý hồ sơ gốc hoặc thẩm quyền tiếp nhận chỉ thuộc một cơ quan chuyên ngành cụ thể, việc nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công khác nơi cư trú sẽ không được chấp nhận. Khi đó, người dân phải nộp đúng nơi được pháp luật hoặc quy trình nội bộ của thủ tục quy định.

Giới hạn pháp lý cần lưu ý

Việc được nộp hồ sơ khác nơi cư trú không đồng nghĩa với việc mọi trung tâm đều có thẩm quyền tiếp nhận mọi thủ tục. Thẩm quyền tiếp nhận phải được xác định từ quyết định công bố thủ tục hành chính, quy trình nội bộ của cơ quan có thẩm quyền và danh mục thủ tục được phân cấp, ủy quyền. Nếu hồ sơ nộp sai điểm tiếp nhận, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm hướng dẫn hoặc chuyển đến nơi có thẩm quyền theo quy định, nhưng người nộp không nên hiểu đây là quyền tuyệt đối.

Đối với các thủ tục gắn với dữ liệu cư trú, hộ tịch, đất đai, đăng ký kinh doanh hoặc hồ sơ chuyên ngành, phạm vi tiếp nhận thường được thiết kế khác nhau. Một số thủ tục cho phép nộp ở nhiều điểm, trong khi một số thủ tục vẫn đòi hỏi nộp đúng cơ quan chuyên trách. Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, cần xác định chính xác loại thủ tục, cơ quan giải quyết và danh mục nơi tiếp nhận được công bố.

Cũng cần phân biệt giữa nơi nộp hồ sơ và nơi giải quyết hồ sơ. Người dân có thể nộp tại một trung tâm thuận tiện, nhưng hồ sơ vẫn được chuyển đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định chuyên ngành. Đây là bản chất của cơ chế một cửa và một cửa liên thông.

Ý nghĩa thực tiễn của cơ chế nộp hồ sơ không phụ thuộc nơi cư trú

Cơ chế này làm giảm rõ rệt chi phí tuân thủ cho người dân và doanh nghiệp, nhất là trong bối cảnh di chuyển liên tỉnh, thay đổi chỗ ở, hoặc làm việc xa nơi đăng ký cư trú. Nó cũng góp phần chuẩn hóa quy trình số hóa hồ sơ, tăng khả năng theo dõi trạng thái xử lý và nâng cao trách nhiệm giải trình của cơ quan hành chính. Trên phương diện quản trị công, đây là một bước tiến từ tiếp nhận hành chính theo địa bàn sang tiếp nhận theo nhu cầu phục vụ.

Tuy nhiên, hiệu quả của cơ chế này phụ thuộc vào mức độ liên thông dữ liệu và năng lực tổ chức tại từng địa phương. Nơi nào đã công bố danh mục thủ tục tiếp nhận rộng, người dân sẽ được hưởng lợi nhiều hơn. Nơi nào chưa hoàn thiện hạ tầng hoặc chưa phân cấp đầy đủ, việc nộp hồ sơ ngoài nơi cư trú vẫn bị giới hạn ở một số nhóm thủ tục nhất định.

Hướng xử lý khi muốn nộp hồ sơ ở nơi khác nơi cư trú

Trước khi đến Trung tâm Phục vụ hành chính công, cần tra cứu đúng tên thủ tục, thành phần hồ sơ, cơ quan giải quyết và địa điểm tiếp nhận được công bố. Nếu thủ tục thuộc nhóm được tiếp nhận tại nhiều điểm, người nộp chỉ cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và chọn điểm phù hợp. Nếu thủ tục chưa được mở rộng phạm vi tiếp nhận, nên nộp đúng nơi có thẩm quyền để tránh mất thời gian bổ sung hoặc chuyển hồ sơ.

Trong trường hợp cơ quan tiếp nhận từ chối vì không đúng địa điểm, cần yêu cầu họ nêu rõ căn cứ pháp lý và hướng dẫn nơi nộp đúng thẩm quyền. Cách làm này giúp bảo đảm quyền tiếp cận dịch vụ công của người dân, đồng thời tránh tình trạng hiểu nhầm rằng mọi trung tâm đều có thể giải quyết mọi thủ tục.

Kết luận

Về nguyên tắc, có, người dân có thể nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công khác nơi cư trú nếu thủ tục đó thuộc phạm vi tiếp nhận của trung tâm và được pháp luật, hoặc quy trình công bố, cho phép. Cơ sở pháp lý hiện hành theo Nghị định 118/2025/NĐ-CP đã mở rộng đáng kể khả năng tiếp nhận hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Dù vậy, quyền nộp hồ sơ ngoài nơi cư trú không phải là quyền tuyệt đối; nó luôn gắn với từng loại thủ tục và thẩm quyền tiếp nhận cụ thể.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 118/2025/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia.
• Nghị định 367/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến Nghị định 118/2025/NĐ-CP.
• Cổng văn bản Chính phủ, hồ sơ văn bản Nghị định 118/2025/NĐ-CP.
• Cổng thông tin và bài hướng dẫn chuyên đề về nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã.
• Các thông tin công bố của địa phương về mô hình tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh/cấp xã.