Nhân viên làm sai nhưng chưa có nội quy lao động: có được kỷ luật không?

Cơ sở pháp lý của kỷ luật lao động

Kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định, theo khoản 1 Điều 117 Bộ luật Lao động 2019. Đây là nền tảng xác định một hành vi của người lao động có bị xem là vi phạm kỷ luật hay không. Vì vậy, kỷ luật lao động không thể được áp dụng tùy nghi, mà phải dựa trên quy định hợp pháp, rõ ràng và có thể kiểm chứng.

Người sử dụng lao động có nghĩa vụ ban hành nội quy lao động; nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019. Nội quy phải có các nội dung chủ yếu như thời giờ làm việc, trật tự tại nơi làm việc, an toàn lao động, hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý kỷ luật, trách nhiệm vật chất, cùng người có thẩm quyền xử lý kỷ luật, theo khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019. Khi nội quy chưa được ban hành hoặc chưa hợp lệ, doanh nghiệp gặp giới hạn pháp lý đáng kể trong việc xử lý kỷ luật nhân viên.

Chưa có nội quy lao động thì có xử lý kỷ luật được không?

Không phải mọi trường hợp đều bị cấm tuyệt đối, nhưng doanh nghiệp không được xử lý kỷ luật đối với hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động, không được thỏa thuận trong hợp đồng lao động, hoặc pháp luật về lao động không có quy định, theo khoản 3 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019. Quy định này là rào chắn pháp lý trực tiếp bảo vệ người lao động khỏi các quyết định kỷ luật thiếu căn cứ. Do đó, nếu nhân viên “làm sai” nhưng hành vi đó chưa được xác định là vi phạm bằng một trong các căn cứ nói trên, việc kỷ luật là trái luật.

Trong thực tiễn, khi doanh nghiệp chưa có nội quy lao động, việc xử lý kỷ luật chỉ có thể đặt trên những hành vi đã được mô tả rõ trong hợp đồng lao động hoặc đã được pháp luật lao động quy định trực tiếp. Chẳng hạn, các hành vi thuộc nhóm vi phạm nghĩa vụ lao động, gây thiệt hại, vi phạm quy tắc an toàn, tiết lộ bí mật kinh doanh, hoặc các trường hợp pháp luật cho phép áp dụng hình thức kỷ luật tương ứng. Nếu không có căn cứ này, người sử dụng lao động không được “sáng tạo” ra lỗi để kỷ luật.

Những trường hợp có thể xử lý dù chưa ban hành nội quy

Nếu hành vi vi phạm đã được ghi nhận trong hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có thể xem xét xử lý theo phạm vi cam kết của các bên, miễn là cách xử lý không trái luật. Cùng với đó, nếu pháp luật lao động đã quy định trực tiếp về một hành vi và chế tài tương ứng, doanh nghiệp vẫn có cơ sở áp dụng. Tuy nhiên, việc xử lý vẫn phải đáp ứng đầy đủ điều kiện về chứng minh lỗi, trình tự họp xử lý kỷ luật và thời hiệu xử lý kỷ luật.

Các hình thức xử lý kỷ luật lao động hiện hành được quy định tại Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, gồm khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng, cách chức và sa thải. Riêng sa thải chỉ được áp dụng trong các trường hợp luật định tại Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, chứ không phụ thuộc hoàn toàn vào ý chí của doanh nghiệp. Vì vậy, thiếu nội quy lao động không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được quyền tùy nghi sa thải người lao động.

Những trường hợp không được xử lý kỷ luật

Doanh nghiệp không được xử lý kỷ luật nếu hành vi của nhân viên chưa được quy định trong nội quy lao động, chưa được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và pháp luật lao động cũng không dự liệu. Đây là giới hạn bắt buộc theo khoản 3 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019. Trường hợp này, dù người lao động có hành vi bị đánh giá là không phù hợp về mặt quản lý, doanh nghiệp vẫn không có căn cứ kỷ luật hợp pháp.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp chưa ban hành nội quy lao động nhưng vẫn áp dụng các biện pháp như khiển trách, kéo dài nâng lương, cách chức hoặc sa thải mà không có căn cứ pháp lý, quyết định đó có nguy cơ bị tuyên vô hiệu. Khi đó, doanh nghiệp còn đối mặt với trách nhiệm khôi phục quyền lợi cho người lao động, trả lương, bồi thường và khắc phục hậu quả theo quy định của pháp luật lao động và pháp luật xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

Điều kiện thủ tục nếu muốn kỷ luật hợp pháp

Ngay cả khi có căn cứ về hành vi vi phạm, người sử dụng lao động vẫn phải chứng minh lỗi của người lao động, theo điểm a khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019. Việc xử lý kỷ luật còn phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, theo điểm b khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019. Người lao động phải có mặt, có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa, theo điểm c khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019.

Việc xử lý kỷ luật phải được lập thành biên bản, theo điểm d khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019. Ngoài ra, người sử dụng lao động còn phải tuân thủ thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; đối với vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, bí mật công nghệ hoặc bí mật kinh doanh thì thời hiệu là 12 tháng, theo khoản 1 Điều 123 Bộ luật Lao động 2019. Thiếu một trong các điều kiện này, quyết định kỷ luật có thể bị xem là trái pháp luật.

Hệ quả pháp lý khi xử lý kỷ luật sai

Khi xử lý kỷ luật không có nội quy hoặc không có căn cứ pháp lý hợp lệ, doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro tranh chấp lao động và yêu cầu hủy quyết định kỷ luật. Trong trường hợp sa thải trái luật, người sử dụng lao động có thể phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả tiền lương, đóng các khoản bảo hiểm và bồi thường theo quy định liên quan của Bộ luật Lao động 2019. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi xử lý kỷ luật lao động sai quy định.

Về quản trị nội bộ, việc chưa có nội quy lao động cho thấy doanh nghiệp đang thiếu một công cụ pháp lý cốt lõi để quản lý kỷ luật. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến khả năng xử lý vi phạm mà còn làm giảm tính dự đoán, minh bạch và công bằng trong quan hệ lao động. Vì vậy, ban hành nội quy hợp lệ là biện pháp bắt buộc để bảo đảm kỷ luật lao động có căn cứ và có thể thực thi.

Kết luận pháp lý

Nhân viên làm sai nhưng doanh nghiệp chưa có nội quy lao động thì không đương nhiên được xử lý kỷ luật. Chỉ khi hành vi vi phạm đã được quy định trong hợp đồng lao động hoặc pháp luật lao động có quy định trực tiếp thì người sử dụng lao động mới có cơ sở xem xét kỷ luật, và vẫn phải tuân thủ đầy đủ trình tự, thủ tục luật định. Trong đa số trường hợp, thiếu nội quy lao động là căn cứ quan trọng để xác định việc xử lý kỷ luật là không hợp pháp.

Giải pháp đúng đắn là khẩn trương xây dựng, ban hành và đăng ký nội quy lao động theo đúng yêu cầu của Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn hiện hành. Đây là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp xử lý vi phạm đúng luật, đồng thời hạn chế tối đa tranh chấp lao động phát sinh.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động 2019.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động.
• Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
• Văn bản hướng dẫn, giải đáp pháp luật lao động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
• Hệ thống cơ sở dữ liệu pháp luật và các bản dịch, chú giải chính thức về Bộ luật Lao động 2019.