Xử lý kỷ luật khi nhân viên đi muộn nhiều lần

Cơ sở pháp lý điều chỉnh hành vi đi muộn nhiều lần

Trong quan hệ lao động, việc đi muộn nhiều lần được xem là hành vi vi phạm kỷ luật lao động nếu nội quy lao động của doanh nghiệp đã quy định rõ về giờ làm việc, nghĩa vụ chấp hành thời giờ làm việc và hình thức xử lý tương ứng. Theo khoản 1 Điều 117 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động là căn cứ trực tiếp để xác định hành vi vi phạm và chế tài kỷ luật trong doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp không được xử lý kỷ luật tùy nghi mà phải dựa trên nội quy đã ban hành hợp pháp.

Nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động được xác lập tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, theo đó việc xử lý phải có căn cứ chứng minh được lỗi của người lao động, có sự tham gia của các chủ thể có liên quan và bảo đảm đúng trình tự, thủ tục. Đây là điểm then chốt để tránh việc áp dụng biện pháp kỷ luật trái luật đối với hành vi đi trễ. Khi không có chứng cứ hoặc không có quy định nội quy phù hợp, doanh nghiệp không thể coi việc đi muộn là căn cứ đủ để kỷ luật.

Doanh nghiệp được áp dụng hình thức kỷ luật nào?

Theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, các hình thức xử lý kỷ luật lao động gồm khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng, cách chức và sa thải. Với hành vi đi muộn nhiều lần, doanh nghiệp chỉ được áp dụng hình thức tương ứng với mức độ vi phạm đã được quy định trong nội quy lao động. Nếu nội quy chỉ xác định đây là vi phạm mức nhẹ, doanh nghiệp thường chỉ được áp dụng khiển trách hoặc hình thức kỷ luật ở mức độ phù hợp khác, nhưng phải đúng nội quy và đúng căn cứ pháp luật.

Sa thải không phải là hệ quả đương nhiên của việc đi muộn nhiều lần. Theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, sa thải chỉ được áp dụng trong những trường hợp luật định, như trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc, tiết lộ bí mật kinh doanh, hoặc tái phạm hành vi đã bị xử lý kỷ luật mà vẫn vi phạm trong thời hạn xóa kỷ luật, cùng một số trường hợp đặc biệt khác theo luật. Vì vậy, muốn sa thải vì đi muộn, doanh nghiệp phải chứng minh hành vi này rơi vào trường hợp pháp luật cho phép và nội quy lao động đã quy định rõ căn cứ áp dụng.

Không được phạt tiền hoặc cắt lương thay kỷ luật

Pháp luật lao động hiện hành không cho phép dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay cho kỷ luật lao động đối với hành vi đi muộn. Việc khấu trừ lương chỉ được thực hiện trong các trường hợp pháp luật cho phép và không được sử dụng như biện pháp trừng phạt hành chính nội bộ. Nếu doanh nghiệp tự ý trừ lương vì đi muộn, quyết định đó có nguy cơ bị coi là trái luật.

Điều kiện để xử lý kỷ luật hợp pháp

Trước hết, doanh nghiệp phải có nội quy lao động hợp lệ, trong đó quy định rõ thời giờ làm việc, hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật tương ứng. Nếu doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải được ban hành bằng văn bản theo quy định của Bộ luật Lao động 2019. Nội quy càng cụ thể, khả năng áp dụng kỷ luật càng bảo đảm tính hợp pháp và minh bạch.

Tiếp theo, doanh nghiệp phải chứng minh được lỗi của người lao động. Theo điểm a khoản 1 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, khi phát hiện hành vi vi phạm tại thời điểm xảy ra, người sử dụng lao động phải lập biên bản vi phạm và thông báo cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Trường hợp phát hiện sau đó, doanh nghiệp phải thu thập chứng cứ chứng minh lỗi. Đây là điều kiện bắt buộc để việc xử lý không bị vô hiệu do thiếu căn cứ.

Trình tự xử lý kỷ luật khi nhân viên đi muộn nhiều lần

Doanh nghiệp phải tuân thủ đúng thời hiệu xử lý kỷ luật lao động theo Điều 123 Bộ luật Lao động 2019. Trong thời hiệu này, người sử dụng lao động phải tổ chức họp xử lý kỷ luật theo đúng thành phần và thủ tục. Theo điểm a khoản 1 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp, doanh nghiệp phải thông báo nội dung, thời gian, địa điểm, họ tên người bị xử lý và hành vi vi phạm đến các thành phần tham dự.

Việc họp xử lý kỷ luật phải bảo đảm người lao động có cơ hội trình bày ý kiến, tự bào chữa hoặc nhờ người đại diện tham gia theo đúng quy định. Sau cuộc họp, người có thẩm quyền phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật trong thời hiệu luật định và gửi cho các thành phần phải tham dự theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Nếu thiếu một trong các bước này, quyết định kỷ luật có thể bị tranh chấp do vi phạm trình tự.

Lưu ý về một hành vi, một chế tài

Doanh nghiệp không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Nếu một người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm, chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất. Nguyên tắc này bảo đảm tính công bằng, tránh việc cộng dồn chế tài đối với cùng một lỗi đi muộn.

Doanh nghiệp nên quy định nội bộ thế nào để tránh tranh chấp

Nội quy lao động nên quy định cụ thể số lần đi muộn trong một khoảng thời gian nhất định, mức độ vi phạm và chế tài tương ứng. Cách quy định mơ hồ như “đi muộn nhiều lần sẽ bị xử lý” thường gây khó khăn khi áp dụng vì thiếu tiêu chí xác định. Doanh nghiệp cần gắn thời gian, số lần và hậu quả kỷ luật với từng mức vi phạm để bảo đảm tính dự đoán trước.

Việc ghi nhận giờ vào ca, bảng chấm công, dữ liệu kiểm soát ra vào và các thông báo nhắc nhở nội bộ cũng cần được lưu trữ đầy đủ. Đây là nguồn chứng cứ quan trọng khi doanh nghiệp xử lý kỷ luật hoặc giải quyết tranh chấp. Khi chứng cứ rõ ràng và thủ tục đúng luật, quyết định kỷ luật sẽ có độ bền pháp lý cao hơn.

Kết luận

Nhân viên đi muộn nhiều lần không đương nhiên bị sa thải; doanh nghiệp chỉ được xử lý trong phạm vi nội quy lao động và các hình thức kỷ luật mà Bộ luật Lao động 2019 cho phép. Muốn xử lý hợp pháp, doanh nghiệp phải có nội quy hợp lệ, chứng cứ rõ ràng, tuân thủ thời hiệu, họp đúng trình tự và ban hành quyết định đúng thẩm quyền. Trong thực tiễn, giải pháp an toàn nhất là thiết kế nội quy minh bạch và áp dụng chế tài tương xứng, tránh dùng biện pháp phạt tiền hoặc cắt lương trái luật.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động 2019.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
• Điều 117, Điều 122, Điều 123, Điều 124 và Điều 125 Bộ luật Lao động 2019.
• Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
• Văn bản hướng dẫn và cơ sở dữ liệu pháp luật hiện hành của Chính phủ.