Quy đổi lương ngoại tệ để tính thuế TNCN

Cơ sở pháp lý về quy đổi thu nhập ngoại tệ

Thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân phát sinh bằng ngoại tệ không được sử dụng nguyên tệ để xác định nghĩa vụ thuế. Theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Thông tư 92/2015/TT-BTC, khi doanh thu hoặc thu nhập chịu thuế nhận được bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ra đồng Việt Nam để tính thuế. Quy định này được áp dụng thống nhất cho các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác. Về nguyên tắc, việc quy đổi phải gắn với thời điểm phát sinh thu nhập để phản ánh đúng giá trị thực tế của khoản thu nhập.

Trường hợp pháp luật chuyên ngành hoặc hướng dẫn thuế có nội dung liên quan đến xác định tỷ giá, cơ quan chi trả và người nộp thuế phải ưu tiên áp dụng đúng quy định hiện hành của pháp luật thuế thu nhập cá nhân. Trong thực tiễn kê khai, việc quy đổi là bước bắt buộc trước khi tính giảm trừ gia cảnh, các khoản bảo hiểm bắt buộc và số thuế phải nộp theo biểu thuế lũy tiến từng phần đối với cá nhân cư trú.

Tỷ giá nào được dùng để quy đổi lương ngoại tệ

Theo khoản 1 Điều 14 Thông tư 92/2015/TT-BTC, trường hợp thu nhập chịu thuế nhận được bằng ngoại tệ thì quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế mua vào của ngân hàng nơi cá nhân mở tài khoản giao dịch tại thời điểm phát sinh thu nhập. Đây là căn cứ chủ yếu đối với trường hợp tiền lương được trả qua tài khoản ngân hàng. Tỷ giá áp dụng là tỷ giá mua vào, không phải tỷ giá bán ra hay tỷ giá chuyển khoản theo cách hiểu thông thường trong giao dịch ngoại hối nếu không trùng với quy định của văn bản thuế.

Nếu người nộp thuế không mở tài khoản giao dịch tại Việt Nam, khoản ngoại tệ phải quy đổi theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam tại thời điểm phát sinh thu nhập, theo khoản 1 Điều 14 Thông tư 92/2015/TT-BTC. Đối với loại ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái trực tiếp với đồng Việt Nam, việc quy đổi thực hiện thông qua một loại ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam theo đúng hướng dẫn tại điều khoản này. Cách xác định này bảo đảm có một chuẩn tỷ giá thống nhất để áp dụng trong mọi trường hợp phát sinh nghĩa vụ thuế.

Thời điểm xác định thu nhập để quy đổi

Thời điểm phát sinh thu nhập là mốc quyết định việc chốt tỷ giá quy đổi. Với tiền lương, tiền công bằng ngoại tệ, thời điểm này thường được xác định theo thời điểm khoản tiền được trả, ghi có vào tài khoản hoặc thời điểm người lao động được quyền nhận khoản thu nhập theo thỏa thuận và chứng từ thanh toán. Khi cơ quan chi trả thực hiện khấu trừ thuế thay, tỷ giá phải được xác định tại đúng thời điểm phát sinh khoản trả lương tương ứng, không dồn sang thời điểm cuối kỳ nếu việc trả lương đã diễn ra nhiều đợt.

Quy định về thời điểm phát sinh có ý nghĩa đặc biệt quan trọng khi tỷ giá biến động. Chỉ cần khác thời điểm một ngày làm việc, số thu nhập quy đổi và số thuế TNCN có thể thay đổi đáng kể. Vì vậy, chứng từ kế toán, sao kê ngân hàng và bảng lương phải thể hiện rõ thời điểm thanh toán để làm căn cứ quy đổi và giải trình khi cần thiết.

Cách tính thuế TNCN khi nhận lương bằng ngoại tệ

Trình tự tính thuế đối với tiền lương bằng ngoại tệ gồm ba bước cơ bản. Trước hết, quy đổi toàn bộ khoản lương và các khoản thu nhập chịu thuế khác sang đồng Việt Nam theo đúng tỷ giá và thời điểm phát sinh. Sau đó, xác định thu nhập tính thuế bằng cách trừ các khoản giảm trừ hợp lệ, bao gồm giảm trừ gia cảnh, các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc và các khoản giảm trừ khác nếu có. Cuối cùng, áp dụng biểu thuế phù hợp để tính số thuế phải nộp.

Đối với cá nhân cư trú, thu nhập từ tiền lương, tiền công sau khi quy đổi sang đồng Việt Nam được tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần theo Điều 7 Thông tư 111/2013/TT-BTC. Đối với cá nhân không cư trú, thu nhập từ tiền lương, tiền công được tính thuế theo thuế suất toàn phần theo quy định của pháp luật thuế thu nhập cá nhân. Dù thuộc nhóm nào, bước quy đổi ngoại tệ sang đồng Việt Nam vẫn là điều kiện bắt buộc trước khi tính thuế.

Trách nhiệm của đơn vị trả thu nhập và người lao động

Đơn vị trả lương có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế theo đúng số thu nhập đã quy đổi. Việc không quy đổi đúng tỷ giá hoặc áp dụng sai thời điểm phát sinh sẽ dẫn đến sai sót trong khấu trừ, kéo theo rủi ro truy thu, tiền chậm nộp và xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Trên thực tế, bộ phận nhân sự và kế toán cần thống nhất một quy trình nội bộ về chốt tỷ giá, lưu chứng từ ngân hàng và đối chiếu bảng lương hằng kỳ.

Người lao động nhận lương bằng ngoại tệ cũng cần kiểm tra bảng lương, chứng từ khấu trừ và dữ liệu quyết toán cuối năm. Trường hợp tự quyết toán, người nộp thuế phải bảo đảm số liệu đã quy đổi trùng khớp với chứng từ thanh toán và tỷ giá theo đúng căn cứ pháp luật. Việc lưu giữ thông tin chi tiết về loại ngoại tệ, ngân hàng giao dịch và thời điểm phát sinh khoản lương là điều kiện cần để bảo vệ quyền lợi thuế của người lao động.

Những điểm cần lưu ý trong thực tiễn

Thứ nhất, không sử dụng tỷ giá nội bộ của doanh nghiệp nếu tỷ giá đó không phù hợp với căn cứ pháp lý nêu trong Thông tư 92/2015/TT-BTC. Thứ hai, không quy đổi theo tỷ giá bán ra nếu văn bản thuế yêu cầu tỷ giá mua vào. Thứ ba, cần tách bạch giữa thời điểm phát sinh thu nhập và thời điểm thực hiện hạch toán kế toán, vì hai mốc này không phải lúc nào cũng trùng nhau.

Thứ tư, với khoản thưởng, hoa hồng hoặc phụ cấp trả bằng ngoại tệ, nguyên tắc quy đổi vẫn áp dụng như đối với tiền lương, tiền công. Thứ năm, nếu hợp đồng lao động hoặc quy chế trả lương ghi bằng ngoại tệ, nội dung đó không làm thay đổi nghĩa vụ quy đổi sang đồng Việt Nam khi tính thuế TNCN. Pháp luật thuế xác định nghĩa vụ thuế bằng đồng Việt Nam, còn ngoại tệ chỉ là đơn vị thanh toán ban đầu.

Kết luận

Nhận lương bằng ngoại tệ không làm thay đổi bản chất của nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân. Khoản thu nhập này phải được quy đổi sang đồng Việt Nam theo đúng tỷ giá và đúng thời điểm phát sinh thu nhập trước khi tính thuế. Căn cứ hiện hành chủ yếu là khoản 1 Điều 14 Thông tư 92/2015/TT-BTC và các quy định về tính thuế thu nhập từ tiền lương, tiền công tại Điều 7 Thông tư 111/2013/TT-BTC. Việc áp dụng đúng quy đổi tỷ giá giúp bảo đảm tính hợp pháp của khấu trừ, kê khai và quyết toán thuế TNCN.

Tài liệu tham khảo

• Thông tư 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân.
• Thông tư 92/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung về thuế thu nhập cá nhân.
• Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12, đã được sửa đổi, bổ sung.
• Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân số 26/2012/QH13.
• Văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế về quy đổi thu nhập chịu thuế bằng ngoại tệ sang đồng Việt Nam.