Người Việt Nam ở nước ngoài xin xác nhận tình trạng hôn nhân

Khái quát về giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là văn bản hộ tịch dùng để chứng minh một người đang độc thân, đã ly hôn nhưng chưa kết hôn lại, hoặc đã góa vợ/chồng theo thời điểm được xác nhận. Theo khoản 2 Điều 21 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, giấy này được sử dụng để kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài hoặc dùng vào mục đích khác. Theo khoản 1 Điều 12 Thông tư 04/2020/TT-BTP, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị đến thời điểm thay đổi tình trạng hôn nhân hoặc 06 tháng kể từ ngày cấp, tùy thời điểm nào đến trước.

Đối với người Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài, thủ tục này không chỉ là vấn đề hộ tịch thuần túy mà còn liên quan trực tiếp đến nơi cư trú, nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây và mục đích sử dụng giấy tờ. Vì vậy, việc xác định đúng cơ quan tiếp nhận hồ sơ là bước quan trọng đầu tiên. Nếu xác định sai cơ quan, hồ sơ thường bị trả lại hoặc phải bổ sung qua nhiều vòng xử lý.

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết

Theo khoản 1 Điều 21 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú của công dân Việt Nam thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trường hợp công dân Việt Nam không có nơi thường trú nhưng có nơi tạm trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tạm trú thực hiện việc cấp giấy. Quy định này là nền tảng chung đối với hồ sơ trong nước.

Đối với công dân Việt Nam đang ở nước ngoài, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở khu vực lãnh sự nơi công dân cư trú thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp và hệ thống văn bản hộ tịch hiện hành. Cách thức này đặc biệt phù hợp khi người yêu cầu đang cư trú hợp pháp ở nước ngoài và cần giấy tờ để kết hôn hoặc hoàn thiện thủ tục tại nước sở tại. Trường hợp hồ sơ cần xác minh thông tin trong nước, cơ quan đại diện phối hợp với cơ quan trong nước theo cơ chế quản lý hộ tịch và ngoại giao lãnh sự.

Điều kiện và phạm vi áp dụng đối với người Việt Nam ở nước ngoài

Người Việt Nam ở nước ngoài có quyền yêu cầu cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nếu vẫn còn quốc tịch Việt Nam và có nhu cầu sử dụng giấy tờ đúng mục đích pháp luật cho phép. Việc cấp giấy không phụ thuộc vào việc người đó đang sinh sống tại Việt Nam hay đang cư trú dài hạn ở nước ngoài, mà phụ thuộc vào tư cách công dân Việt Nam và hồ sơ chứng minh tình trạng hôn nhân trong thời gian liên quan. Mục đích phổ biến nhất là để đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

Nếu người yêu cầu đã từng đăng ký thường trú tại Việt Nam trước khi ra nước ngoài, nội dung xác nhận thường bao gồm giai đoạn cư trú trong nước và giai đoạn cư trú ở nước ngoài. Trường hợp người yêu cầu đã thay đổi tình trạng hôn nhân ở nước ngoài, giấy tờ chứng minh thay đổi đó phải được xuất trình để cơ quan có thẩm quyền xem xét. Khi giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp, hồ sơ thường phải đáp ứng yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật theo quy định pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế có liên quan.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Theo khoản 1 Điều 21 Nghị định 123/2015/NĐ-CP và khoản 1, khoản 3 Điều 12 Thông tư 04/2020/TT-BTP, người yêu cầu nộp tờ khai theo mẫu và xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ. Trường hợp yêu cầu xác nhận để kết hôn, cơ quan có thẩm quyền chỉ cấp 01 bản và trong giấy phải ghi rõ họ tên, năm sinh, quốc tịch, giấy tờ tùy thân của người dự định kết hôn, nơi dự định đăng ký kết hôn. Đây là điểm cần lưu ý vì mục đích kết hôn có yêu cầu chặt chẽ hơn mục đích sử dụng thông thường.

Hồ sơ thường bao gồm: tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; hộ chiếu Việt Nam hoặc giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam còn giá trị; giấy tờ chứng minh nơi cư trú ở nước ngoài; giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân trước đây nếu đã ly hôn hoặc đã góa; và các giấy tờ có liên quan đến việc thay đổi hộ tịch trước đó nếu có. Nếu hồ sơ được nộp qua cơ quan đại diện, người yêu cầu cần chuẩn bị bản chính và bản sao các giấy tờ theo yêu cầu của từng cơ quan đại diện cụ thể. Khi giấy tờ do nước ngoài cấp, nội dung, hình thức chứng nhận và hợp pháp hóa phải phù hợp quy định về lãnh sự.

Trình tự thực hiện tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Người Việt Nam đang cư trú tại nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đại diện có chức năng lãnh sự nơi mình cư trú. Sau khi tiếp nhận, cơ quan này kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ, đối chiếu thông tin nhân thân, thời gian cư trú và mục đích xin giấy. Nếu cần xác minh thêm, cơ quan đại diện thực hiện trao đổi nghiệp vụ với cơ quan có thẩm quyền trong nước hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ chứng minh.

Trong trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu, giấy xác nhận được cấp theo đúng mục đích ghi trong tờ khai. Nếu xin để kết hôn, nội dung giấy xác nhận phải thể hiện rõ thông tin của người dự định kết hôn và nơi dự kiến đăng ký kết hôn theo khoản 3 Điều 12 Thông tư 04/2020/TT-BTP. Người yêu cầu cần kiểm tra kỹ thông tin trên giấy trước khi sử dụng vì sai sót nhỏ về họ tên, ngày sinh hoặc số giấy tờ tùy thân có thể làm hồ sơ kết hôn bị từ chối.

Giá trị sử dụng và thời hạn của giấy xác nhận

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không có giá trị vô thời hạn. Theo khoản 1 Điều 12 Thông tư 04/2020/TT-BTP, giấy có giá trị đến thời điểm thay đổi tình trạng hôn nhân hoặc 06 tháng kể từ ngày cấp, tùy thời điểm nào đến trước. Điều này có nghĩa là nếu người được cấp giấy kết hôn, ly hôn hoặc phát sinh thay đổi tình trạng hôn nhân khác thì giấy cũ hết giá trị ngay, dù chưa đủ 06 tháng.

Khi dùng để đăng ký kết hôn, cơ quan tiếp nhận thường yêu cầu giấy còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ. Vì vậy, người ở nước ngoài nên chủ động xin giấy gần thời điểm dự định thực hiện thủ tục kết hôn, tránh trường hợp giấy hết hạn do chậm hoàn thiện hồ sơ, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc đặt lịch tại cơ quan có thẩm quyền. Đây là lỗi thực tiễn xuất hiện khá thường xuyên trong hồ sơ có yếu tố nước ngoài.

Một số tình huống thường gặp

Trường hợp đã ly hôn ở nước ngoài, người yêu cầu phải nộp bản án hoặc quyết định ly hôn đã có hiệu lực pháp luật để chứng minh tình trạng hôn nhân hiện tại. Trường hợp người vợ hoặc chồng đã chết, phải nộp giấy chứng tử hoặc giấy tờ chứng minh đã chết theo quy định. Nếu các giấy tờ này được cấp ở nước ngoài, hồ sơ cần đáp ứng yêu cầu về chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt khi nộp tại Việt Nam hoặc cơ quan đại diện.

Trường hợp trước khi ra nước ngoài người yêu cầu chưa từng được cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, cơ quan có thẩm quyền sẽ căn cứ vào sổ hộ tịch, dữ liệu hộ tịch điện tử và giấy tờ cư trú để xác minh. Trường hợp người yêu cầu sinh sống ở nhiều nước, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu tài liệu chứng minh thời gian cư trú tại từng quốc gia để xác định đầy đủ tình trạng hôn nhân theo từng giai đoạn. Đối với người có nơi cư trú cuối cùng ở Việt Nam nhưng đang ở nước ngoài ngắn hạn, việc xác nhận thường vẫn gắn với nơi cư trú trước đây tại Việt Nam và nơi cư trú hiện tại ở nước ngoài.

Ý nghĩa pháp lý của việc chuẩn bị đúng hồ sơ

Thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân là thủ tục hộ tịch đơn giản về hình thức nhưng chặt chẽ về chứng cứ. Chỉ cần thiếu một giấy tờ nền tảng, cơ quan có thẩm quyền có thể chưa đủ cơ sở xác nhận. Vì vậy, người Việt Nam ở nước ngoài cần xác định đúng mục đích sử dụng, đúng cơ quan có thẩm quyền và đúng bộ giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân.

Trong thực tiễn, hồ sơ được chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ rút ngắn thời gian giải quyết đáng kể và giảm rủi ro phải đi lại nhiều lần. Đối với hồ sơ kết hôn, tính chính xác của giấy xác nhận còn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đăng ký kết hôn tại nước ngoài hoặc tại Việt Nam. Do đó, việc tuân thủ đầy đủ quy định về hộ tịch và lãnh sự là điều kiện cần để bảo đảm hiệu lực sử dụng của giấy tờ.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hộ tịch, đặc biệt Điều 21.
• Thông tư 04/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp, đặc biệt Điều 12.
• Luật Hộ tịch 2014.
• Hướng dẫn thủ tục hộ tịch của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
• Cơ sở dữ liệu văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ.