Người thừa kế ở nước ngoài ủy quyền nhận di sản tại Việt Nam: hồ sơ cần chuẩn bị

Cơ sở pháp lý của việc ủy quyền nhận di sản từ nước ngoài

Người thừa kế ở nước ngoài có quyền lập văn bản ủy quyền để người khác thay mặt mình thực hiện thủ tục khai nhận hoặc phân chia di sản tại Việt Nam, nếu văn bản này được lập đúng hình thức và nội dung theo pháp luật hiện hành. Về nguyên tắc chung, giao dịch ủy quyền phải đáp ứng điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015.

Trường hợp ủy quyền liên quan đến việc thực hiện thủ tục thừa kế, văn bản ủy quyền có thể được công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài theo khoản 1 Điều 78 Luật Công chứng 2014. Quy định này tạo cơ sở pháp lý trực tiếp để người đang cư trú ở nước ngoài xác lập ủy quyền mà không bắt buộc phải về Việt Nam. Sau khi văn bản ủy quyền được lập hợp lệ, người được ủy quyền tại Việt Nam có thể sử dụng văn bản đó để làm thủ tục công chứng thừa kế theo quy định về công chứng và thừa kế.

Nguyên tắc lập hồ sơ ủy quyền nhận di sản

Hồ sơ cần chuẩn bị phải phục vụ đồng thời ba mục đích: xác định đúng người ủy quyền, xác định đúng quyền thừa kế, và chứng minh hợp pháp của việc ủy quyền. Trong thực tiễn công chứng, hồ sơ thường được yêu cầu theo hướng đầy đủ ngay từ đầu để tránh việc bổ sung nhiều lần, nhất là khi người ủy quyền đang cư trú ngoài lãnh thổ Việt Nam. Văn bản ủy quyền cũng cần nêu rõ phạm vi đại diện, thời hạn ủy quyền, thông tin về di sản và các quyền được thực hiện thay.

Nếu di sản là bất động sản, hồ sơ phải đặc biệt chú trọng giấy tờ về tài sản và căn cứ xác định quan hệ thừa kế. Nếu có di chúc, cần chuẩn bị cả di chúc và giấy tờ chứng minh hiệu lực của di chúc. Nếu thừa kế theo pháp luật, cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh hàng thừa kế và quan hệ nhân thân với người để lại di sản.

Giấy tờ người thừa kế ở nước ngoài cần chuẩn bị

1. Giấy tờ tùy thân của người ủy quyền

Người thừa kế ở nước ngoài cần xuất trình hộ chiếu còn giá trị sử dụng hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ khác theo yêu cầu của cơ quan thực hiện công chứng. Thông thường, bản sao hộ chiếu được sử dụng để đối chiếu và lưu hồ sơ, kèm theo thông tin cư trú hiện tại ở nước ngoài. Trường hợp có giấy tờ thể hiện tình trạng cư trú, visa, thẻ tạm trú hoặc giấy đăng ký cư trú tại nước sở tại thì nên chuẩn bị kèm theo để làm rõ nhân thân và nơi cư trú.

2. Giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế

Đây là nhóm giấy tờ có ý nghĩa quyết định để xác định người ủy quyền có phải người thừa kế hợp pháp hay không. Tùy từng quan hệ, hồ sơ có thể gồm giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, quyết định công nhận con nuôi, giấy tờ xác nhận quan hệ cha mẹ con, hoặc giấy tờ khác chứng minh quan hệ nhân thân với người để lại di sản. Nếu nhiều người cùng thuộc hàng thừa kế, nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ của từng người để xác định rõ phần quyền và phạm vi đại diện.

3. Giấy tờ về người để lại di sản

Người ủy quyền phải chuẩn bị giấy chứng tử của người để lại di sản hoặc giấy tờ pháp lý tương đương trong trường hợp đặc biệt. Nếu có di chúc, cần nộp kèm bản di chúc để xác định căn cứ thừa kế theo ý chí của người lập di chúc. Trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc có quyết định của tòa án liên quan đến tình trạng pháp lý của người để lại di sản, các giấy tờ đó cũng phải được đưa vào hồ sơ.

4. Giấy tờ về di sản

Hồ sơ phải có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc quyền khác đối với tài sản là di sản. Với nhà đất, đó thường là giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Với tài sản khác, cần chuẩn bị giấy đăng ký xe, sổ tiết kiệm, giấy tờ về cổ phần, phần vốn góp hoặc giấy tờ xác lập quyền sở hữu tương ứng.

5. Dự thảo hợp đồng ủy quyền

Dự thảo hợp đồng ủy quyền nên ghi rõ họ tên, số hộ chiếu, địa chỉ cư trú của bên ủy quyền và bên được ủy quyền; căn cứ phát sinh quyền thừa kế; phạm vi ủy quyền; quyền ký văn bản khai nhận hoặc thỏa thuận phân chia di sản; quyền nộp hồ sơ, nhận kết quả, ký biên bản làm việc và nhận bản chính giấy tờ liên quan. Dự thảo càng cụ thể thì việc công chứng và thực hiện tại Việt Nam càng thuận lợi. Nếu phạm vi ủy quyền có liên quan đến định đoạt tài sản, nội dung phải được mô tả chặt chẽ để tránh vượt quá ý chí của người ủy quyền.

6. Giấy tờ của người được ủy quyền tại Việt Nam

Người được ủy quyền cần chuẩn bị căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực để đối chiếu khi nhận ủy quyền và làm việc với tổ chức hành nghề công chứng. Nếu là người thân, nên kèm giấy tờ chứng minh quan hệ với người ủy quyền để hỗ trợ việc kiểm tra, xác minh. Trường hợp người được ủy quyền đại diện cho nhiều người thừa kế, phải có riêng văn bản ủy quyền của từng người hoặc một văn bản ủy quyền chung hợp lệ.

Yêu cầu về hình thức của văn bản ủy quyền từ nước ngoài

Văn bản ủy quyền có thể được lập tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài theo khoản 1 Điều 78 Luật Công chứng 2014. Khi văn bản được lập tại cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại, hồ sơ thường phải bảo đảm điều kiện về hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật theo quy định áp dụng tại Việt Nam. Bản dịch tiếng Việt nên được thực hiện bởi người dịch có năng lực phù hợp và được công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng nơi tiếp nhận hồ sơ.

Trong mọi trường hợp, văn bản ủy quyền phải thể hiện rõ chủ thể, nội dung, phạm vi, thời hạn ủy quyền và chữ ký hợp lệ của bên ủy quyền. Thiếu một trong các yếu tố này thường dẫn đến việc hồ sơ không được chấp nhận khi thực hiện thủ tục khai nhận hoặc phân chia di sản. Đối với di sản là bất động sản, yêu cầu về xác định phạm vi đại diện càng phải chặt chẽ để bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch.

Khuyến nghị thực tiễn khi chuẩn bị hồ sơ

Nên sắp xếp hồ sơ theo nhóm: giấy tờ nhân thân, giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế, giấy tờ về di sản, dự thảo ủy quyền và giấy tờ của người được ủy quyền. Các bản sao nên được scan rõ nét, thống nhất thông tin họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, địa chỉ và tình trạng hôn nhân. Nếu có giấy tờ được lập bằng ngôn ngữ nước ngoài, nên chuẩn bị bản dịch ngay từ đầu để tránh kéo dài thời gian tiếp nhận hồ sơ.

Người thừa kế ở nước ngoài cũng nên xác định trước thủ tục mà người được ủy quyền sẽ thực hiện tại Việt Nam là khai nhận di sản hay thỏa thuận phân chia di sản, vì phạm vi công việc này ảnh hưởng trực tiếp đến nội dung ủy quyền. Trường hợp di sản có nhiều đồng thừa kế, nên thống nhất trước nguyên tắc phân chia để hạn chế phát sinh sửa đổi văn bản. Khi hồ sơ đầy đủ và nội dung ủy quyền được soạn chính xác, việc công chứng và nhận di sản sẽ thuận lợi hơn đáng kể.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Dân sự 2015, Điều 117 về điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự.
• Luật Công chứng 2014, khoản 1 Điều 78 về công chứng của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
• Luật Đất đai 2024, các quy định về hồ sơ và giấy tờ liên quan đến quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.
• Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao, chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
• Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.