Người thừa kế ở nước ngoài có bắt buộc trực tiếp có mặt khi công chứng không?

Người thừa kế ở nước ngoài có phải trực tiếp có mặt khi công chứng không?

Không phải mọi trường hợp người thừa kế ở nước ngoài đều bắt buộc phải trực tiếp về Việt Nam để công chứng. Nếu người thừa kế tham gia trực tiếp vào việc ký văn bản khai nhận di sản hoặc văn bản thỏa thuận phân chia di sản, họ phải xuất trình giấy tờ tùy thân và ký trước mặt công chứng viên theo quy trình công chứng. Tuy nhiên, nếu không thể có mặt, người thừa kế có thể thực hiện thông qua người đại diện theo ủy quyền hợp pháp, với điều kiện văn bản ủy quyền được lập đúng hình thức và được sử dụng hợp lệ tại Việt Nam.

Trong thực tiễn, công chứng di sản có yếu tố nước ngoài thường được giải quyết theo hai cách: người thừa kế trực tiếp về Việt Nam ký văn bản; hoặc người thừa kế lập ủy quyền từ nước ngoài cho người khác thực hiện thủ tục thay mình. Vì vậy, câu hỏi trọng tâm không phải là “có bắt buộc về nước hay không”, mà là “người thừa kế sẽ tham gia thủ tục bằng cách trực tiếp ký hay bằng ủy quyền hợp pháp”.

Cơ sở pháp lý xác định phạm vi tham gia của người thừa kế

Về điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự, theo điểm a khoản 1 Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, chủ thể tham gia giao dịch phải có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp và việc xác lập giao dịch phải hoàn toàn tự nguyện. Quy định này là nền tảng để xác định người thừa kế chỉ có thể tự mình ký hoặc ủy quyền hợp pháp cho người khác.

Về đại diện, theo khoản 1 Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, cá nhân có thể xác lập, thực hiện giao dịch dân sự thông qua người đại diện. Cùng với đó, theo khoản 1 Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền. Do đó, người thừa kế ở nước ngoài không bắt buộc phải trực tiếp có mặt nếu đã lập ủy quyền đúng quy định.

Về công chứng di chúc, khai nhận di sản và thỏa thuận phân chia di sản, Luật Công chứng 2014 hiện vẫn là văn bản nền tảng đang có hiệu lực trong phạm vi quy định về thủ tục công chứng. Khi công chứng viên chứng nhận văn bản thừa kế, người tham gia ký tên phải xuất trình đầy đủ giấy tờ và thực hiện việc ký kết theo thủ tục công chứng. Nếu một người thừa kế không có mặt nhưng cũng không có văn bản ủy quyền hợp lệ, công chứng viên không có căn cứ để ghi nhận ý chí của người đó trong văn bản phân chia di sản.

Khi nào người thừa kế ở nước ngoài phải trực tiếp có mặt?

Trường hợp trực tiếp ký văn bản công chứng

Người thừa kế phải trực tiếp có mặt khi họ muốn tự mình ký vào văn bản khai nhận di sản hoặc văn bản thỏa thuận phân chia di sản tại tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam. Việc ký trực tiếp giúp công chứng viên xác minh ý chí, nhân thân và năng lực hành vi của người ký theo đúng quy trình. Đây là cách đơn giản và an toàn nhất về mặt chứng cứ và thủ tục.

Trường hợp không thể về Việt Nam

Nếu người thừa kế đang ở nước ngoài, họ không nhất thiết phải về Việt Nam nếu đã lập giấy ủy quyền hợp lệ cho người khác thay mặt thực hiện các thủ tục liên quan đến di sản. Văn bản ủy quyền nên được lập tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam ở nước sở tại, hoặc được chứng nhận theo hình thức pháp luật Việt Nam công nhận và sau đó hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật, chứng thực bản dịch khi cần. Khi đó, người được ủy quyền có thể tham gia làm việc với tổ chức công chứng, nộp hồ sơ và ký thay trong phạm vi ủy quyền.

Nếu người thừa kế ở nước ngoài không lập ủy quyền, việc công chứng văn bản chia di sản thường không thể hoàn tất đối với phần quyền của người đó. Trong trường hợp này, các đồng thừa kế còn lại không nên tự ý ký thay hoặc bỏ qua người vắng mặt, vì văn bản công chứng có nguy cơ bị vô hiệu hoặc bị từ chối công chứng do không bảo đảm ý chí của tất cả chủ thể có quyền.

Giá trị của văn bản ủy quyền đối với thủ tục thừa kế

Văn bản ủy quyền là giải pháp pháp lý trọng tâm để người thừa kế ở nước ngoài không phải trực tiếp về Việt Nam. Phạm vi ủy quyền phải được ghi rõ, bao gồm việc nộp hồ sơ, làm việc với công chứng viên, ký văn bản khai nhận di sản hoặc văn bản thỏa thuận phân chia di sản, nhận kết quả công chứng và thực hiện các thủ tục tiếp theo nếu cần. Nếu phạm vi ủy quyền không đủ rõ, tổ chức công chứng có thể yêu cầu bổ sung hoặc từ chối chấp nhận.

Về mặt kỹ thuật pháp lý, ủy quyền trong lĩnh vực thừa kế cần tuyệt đối thống nhất giữa nội dung ủy quyền và nội dung công chứng. Người được ủy quyền chỉ được thực hiện đúng phạm vi đã ghi nhận; vượt quá phạm vi đó thì phần việc vượt quá không có giá trị ràng buộc đối với người ủy quyền. Đây là điểm thường bị bỏ sót trong thực tiễn, đặc biệt khi người thừa kế ở nước ngoài ủy quyền cho người thân hoặc luật sư tại Việt Nam.

Hệ quả pháp lý nếu người thừa kế không trực tiếp có mặt và cũng không ủy quyền

Khi một người thừa kế ở nước ngoài không trực tiếp về Việt Nam và cũng không lập ủy quyền hợp lệ, tổ chức công chứng thường không thể hoàn tất việc công chứng văn bản khai nhận hoặc phân chia di sản liên quan đến người đó. Điều này không đồng nghĩa quyền thừa kế bị mất, mà chỉ có nghĩa thủ tục công chứng chưa thể hoàn thành do thiếu chủ thể tham gia hợp lệ. Các đồng thừa kế phải chờ người đó tham gia bằng một trong hai cách hợp pháp.

Nếu tiếp tục tự lập văn bản mà bỏ qua người thừa kế vắng mặt, văn bản đó tiềm ẩn rủi ro lớn về hiệu lực, đặc biệt khi có tranh chấp sau này. Trong thực tiễn xét xử và công chứng, ý chí của từng người thừa kế là yếu tố cốt lõi để xác lập sự thống nhất trong phân chia di sản. Vì vậy, phương án an toàn nhất là hoặc có mặt trực tiếp, hoặc ủy quyền hợp pháp.

Khuyến nghị thực tiễn khi xử lý hồ sơ thừa kế có yếu tố nước ngoài

Trước hết, cần xác định người thừa kế ở nước ngoài thuộc trường hợp nào: có thể về Việt Nam, hay không thể về nhưng có thể lập ủy quyền. Tiếp theo, phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ nhân thân, giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế, giấy chứng tử của người để lại di sản và giấy tờ về tài sản. Nếu giấy tờ được cấp ở nước ngoài, cần kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch theo quy định áp dụng.

Trong trường hợp có nhiều đồng thừa kế, nên thống nhất trước về việc một người được ủy quyền đại diện cho người ở nước ngoài để tránh kéo dài hồ sơ. Nội dung ủy quyền cần cụ thể, thời hạn ủy quyền rõ ràng, và phải phù hợp với loại giao dịch dự kiến thực hiện tại tổ chức công chứng. Cách chuẩn bị này giúp giảm rủi ro bị từ chối công chứng và hạn chế tranh chấp về sau.

Kết luận

Người thừa kế không ở Việt Nam không bắt buộc phải trực tiếp có mặt khi công chứng nếu họ lập ủy quyền hợp pháp cho người khác thay mặt thực hiện. Trường hợp họ muốn tự mình ký văn bản công chứng thì phải trực tiếp có mặt tại tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam. Do đó, giá trị pháp lý của thủ tục không nằm ở yếu tố “có về nước hay không”, mà nằm ở việc ý chí của người thừa kế được thể hiện đúng hình thức pháp luật công nhận.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Dân sự 2015.
• Luật Công chứng 2014.
• Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao, chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
• Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự.
• Luật Đất đai 2024 (nếu di sản là quyền sử dụng đất, nhà ở, tài sản gắn liền với đất).