Người mua trả lại hàng: hóa đơn điều chỉnh hay biên bản hoàn trả?

Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc người mua trả lại hàng

Chế định xử lý hàng trả lại hiện được đặt trọng tâm trong quy định về hóa đơn điện tử. Theo điểm c.1 khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua, thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh; trừ trường hợp các bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán. Cùng quy định này cũng khẳng định người bán và người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.

Đối với hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo pháp luật chuyên ngành và đã được đăng ký theo tên người mua, điểm c.2 khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, xác lập cơ chế riêng: nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán. Quy định này bảo đảm chứng từ phản ánh đúng chủ thể đang đứng tên tài sản tại thời điểm phát sinh hoàn trả.

Khi nào phải lập hóa đơn điều chỉnh?

Hóa đơn điều chỉnh là chứng từ bắt buộc trong phần lớn trường hợp hàng bị trả lại. Cách xử lý này áp dụng khi người mua trả lại toàn bộ hoặc chỉ một phần hàng hóa, kể cả trường hợp đổi hàng khiến giá trị giao dịch ban đầu thay đổi. Mục đích của hóa đơn điều chỉnh là ghi nhận sự giảm trừ so với hóa đơn đã lập trước đó, từ đó làm căn cứ điều chỉnh doanh thu, thuế giá trị gia tăng và các chỉ tiêu kế toán liên quan.

Trong thực tiễn, trường hợp trả lại một phần hàng hóa thường dẫn đến điều chỉnh giảm theo đúng giá trị hàng thực nhận lại. Trường hợp trả lại toàn bộ hàng hóa thì hóa đơn điều chỉnh phản ánh việc hủy bỏ giá trị giao dịch tương ứng với hóa đơn gốc. Đây là phương án được pháp luật ưu tiên, vì nó gắn trực tiếp với hóa đơn đã phát hành và bảo đảm chuỗi dữ liệu hóa đơn điện tử liền mạch.

Biên bản hoàn trả có vai trò gì?

Biên bản hoàn trả không thay thế hóa đơn điều chỉnh trong đa số trường hợp, mà là chứng cứ nghiệp vụ để xác định việc trả hàng đã thực sự diễn ra. Biên bản thường ghi nhận chủng loại hàng, số lượng, giá trị, lý do trả hàng, số và ký hiệu hóa đơn gốc, thời điểm hoàn trả và thỏa thuận của các bên. Khi hồ sơ đầy đủ, biên bản giúp giải trình giao dịch, đối chiếu công nợ và hỗ trợ cơ quan thuế kiểm tra tính hợp lý của hóa đơn điều chỉnh.

Nói cách khác, biên bản hoàn trả là căn cứ thực tế của việc trả hàng, còn hóa đơn điều chỉnh là chứng từ thuế bắt buộc để điều chỉnh giao dịch. Hai loại giấy tờ này không đối lập nhau mà thường đi cùng nhau trong cùng một quy trình nghiệp vụ. Nếu doanh nghiệp chỉ lập biên bản mà không điều chỉnh hóa đơn trong trường hợp pháp luật yêu cầu, hồ sơ giao dịch vẫn chưa hoàn tất về mặt hóa đơn, chứng từ.

Trường hợp nào người mua lập hóa đơn trả lại hàng?

Pháp luật hiện hành không mặc định mọi trường hợp trả hàng đều do người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Theo điểm c.1 khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các bên có thể thỏa thuận để người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán khi trả lại hàng hóa. Đây là ngoại lệ hợp pháp, phù hợp với những mô hình giao dịch mà người mua có điều kiện phát hành hóa đơn và các bên muốn chủ động quy trình chứng từ.

Riêng với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng và đã đăng ký theo tên người mua, điểm c.2 khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, xác định người mua lập hóa đơn trả lại hàng nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử. Quy tắc này phản ánh đúng thực tế pháp lý của tài sản đã đăng ký sang tên, đồng thời tránh tình trạng chứng từ không tương thích với chủ thể sở hữu, sử dụng tại thời điểm hoàn trả.

Phân biệt rõ: hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn trả lại và biên bản hoàn trả

Hóa đơn điều chỉnh được dùng khi cần sửa giảm giá trị giao dịch đã phát sinh từ hóa đơn gốc. Hóa đơn trả lại hàng là cách gọi thường dùng trong thực tiễn khi người mua hoặc người bán phát hành hóa đơn điện tử để ghi nhận việc hoàn trả theo quy định. Biên bản hoàn trả là văn bản ghi nhận sự kiện thực tế và thỏa thuận giữa các bên, nhưng không tự mình làm phát sinh hiệu lực điều chỉnh thuế nếu không đi kèm hóa đơn phù hợp.

Vì vậy, câu trả lời pháp lý chuẩn xác là: đa số trường hợp người mua trả lại hàng thì phải lập hóa đơn điều chỉnh; biên bản hoàn trả chỉ là chứng từ kèm theo. Chỉ khi pháp luật cho phép hoặc các bên có thỏa thuận hợp lệ thì người mua mới lập hóa đơn điện tử giao cho người bán. Với tài sản đăng ký sang tên, quy tắc riêng của pháp luật hóa đơn điện tử phải được ưu tiên áp dụng.

Khuyến nghị áp dụng trong thực tiễn doanh nghiệp

Khi phát sinh trả hàng, doanh nghiệp cần xác định ngay ba yếu tố: hàng trả lại là toàn bộ hay một phần, có thỏa thuận ai lập hóa đơn hay không, và hàng hóa có thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng hay không. Từ đó mới chọn đúng loại chứng từ: hóa đơn điều chỉnh do người bán lập, hóa đơn trả lại do người mua lập, hoặc hồ sơ riêng đối với tài sản đăng ký. Cách xử lý đúng ngay từ đầu giúp hạn chế sai lệch doanh thu, thuế và công nợ.

Doanh nghiệp cũng nên lập biên bản hoàn trả đồng thời với việc phát hành hóa đơn, trong đó ghi rõ nguyên nhân trả hàng, giá trị điều chỉnh, hóa đơn gốc và thời điểm nhận lại hàng. Việc chuẩn hóa mẫu biên bản và quy trình nội bộ sẽ bảo đảm tính nhất quán giữa bộ phận bán hàng, kế toán và thuế. Trong các giao dịch có giá trị lớn hoặc liên quan đến tài sản đăng ký, hồ sơ hoàn trả cần được kiểm tra chặt chẽ hơn để tránh tranh chấp về sau.

Kết luận

Pháp luật hiện hành đặt nguyên tắc chung là người bán lập hóa đơn điều chỉnh khi người mua trả lại hàng, còn biên bản hoàn trả chỉ đóng vai trò chứng cứ nghiệp vụ. Trường hợp các bên có thỏa thuận hợp lệ hoặc hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng và đã sang tên người mua thì người mua có thể là chủ thể lập hóa đơn trả lại theo quy định riêng. Do đó, khi xử lý hàng bị trả lại, cần ưu tiên xác định đúng chủ thể lập hóa đơn và bảo đảm biên bản hoàn trả đi kèm đầy đủ thông tin để hồ sơ pháp lý hoàn chỉnh.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn hóa đơn điện tử.
• Luật Quản lý thuế 2019.