Người lao động quên chấm công có bị trừ lương không?

Người lao động quên chấm công có bị trừ lương không?

Người lao động quên chấm công không đương nhiên bị trừ lương. Theo quy định hiện hành, tiền lương là khoản người sử dụng lao động phải trả căn cứ vào thời gian làm việc, chức danh, thỏa thuận trong hợp đồng lao động và quy chế trả lương; việc quên chấm công chỉ là tình tiết ảnh hưởng đến việc ghi nhận công, không làm phát sinh quyền tự ý khấu trừ lương của người sử dụng lao động.

Trong thực tiễn, nếu người lao động thực tế đã làm việc đầy đủ nhưng quên chấm công, doanh nghiệp phải có cơ chế xác minh và điều chỉnh dữ liệu chấm công để bảo đảm trả lương đúng. Chỉ khi người lao động không làm việc trong thời gian tương ứng hoặc có căn cứ chứng minh không hoàn thành thời giờ làm việc thì tiền lương mới được tính giảm theo phần thời gian không làm việc, chứ không phải “trừ lương” như một chế tài.

Căn cứ pháp lý về khấu trừ tiền lương

Theo khoản 1 Điều 102 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương của người lao động để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của người sử dụng lao động theo quy định tại Điều 129 Bộ luật Lao động 2019. Như vậy, quên chấm công không thuộc trường hợp được khấu trừ tiền lương.

Khoản 2 Điều 102 Bộ luật Lao động 2019 còn xác định người lao động có quyền được biết lý do khấu trừ tiền lương của mình. Khoản 3 Điều 102 Bộ luật Lao động 2019 quy định mức khấu trừ tiền lương hằng tháng không được quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng của người lao động sau khi trích nộp các khoản bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và thuế thu nhập cá nhân.

Từ các quy định này có thể khẳng định: khấu trừ tiền lương là biện pháp pháp luật cho phép nhưng bị giới hạn chặt chẽ, không phải công cụ để xử lý mọi vi phạm nội quy lao động. Do đó, nếu doanh nghiệp tự ý trừ lương vì quên chấm công, hành vi đó không phù hợp với khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 102 Bộ luật Lao động 2019.

Phân biệt “trừ lương” với “không tính lương cho thời gian không làm việc”

Cần phân biệt rõ giữa việc khấu trừ tiền lương và việc chỉ trả lương cho thời gian làm việc thực tế. Nếu người lao động đi làm đầy đủ nhưng thiếu dữ liệu chấm công, doanh nghiệp không được lấy lý do đó để cắt giảm lương một cách máy móc. Khi có chứng cứ xác minh người lao động thực sự có mặt và làm việc, tiền lương phải được thanh toán tương ứng với thời giờ làm việc đã hoàn thành.

Ngược lại, nếu người lao động thực sự vắng mặt, đến muộn, về sớm hoặc không làm việc trong một khoảng thời gian xác định, doanh nghiệp có quyền không trả lương cho phần thời gian đó theo nguyên tắc trả lương theo thời giờ làm việc. Đây là cách tính tiền công lao động dựa trên công việc đã thực hiện, không phải hình thức trừ lương mang tính chế tài.

Công ty được xử lý thế nào khi người lao động quên chấm công?

Doanh nghiệp phải xây dựng nội quy lao động, quy chế chấm công và quy chế trả lương rõ ràng, công khai, áp dụng thống nhất. Khi phát sinh trường hợp quên chấm công, bộ phận nhân sự cần cho người lao động làm đơn xác nhận, đối chiếu camera, bảng phân ca, email công việc, dữ liệu ra vào hoặc xác nhận của quản lý trực tiếp. Cách xử lý này bảo đảm nguyên tắc khách quan và tránh tranh chấp về tiền lương.

Nếu người lao động vi phạm quy định chấm công nhiều lần, doanh nghiệp có thể xem xét xử lý kỷ luật lao động theo đúng trình tự pháp luật, nhưng không được biến kỷ luật thành việc tự động trừ lương. Theo quy định về kỷ luật lao động trong Bộ luật Lao động 2019, việc xử lý phải dựa trên nội quy lao động hợp pháp, tính chất vi phạm và trình tự xử lý kỷ luật tương ứng; tiền lương và kỷ luật là hai chế định độc lập.

Trong trường hợp nội quy doanh nghiệp quy định “quên chấm công bị trừ lương”, quy định đó không có giá trị nếu trái với khoản 1 Điều 102 Bộ luật Lao động 2019. Nội quy lao động chỉ có hiệu lực trong phạm vi không trái luật; doanh nghiệp không thể dùng nội quy để mở rộng căn cứ khấu trừ tiền lương ngoài những trường hợp pháp luật cho phép.

Người lao động cần làm gì để bảo vệ quyền lợi?

Khi phát hiện bảng lương bị trừ vì quên chấm công, người lao động nên yêu cầu doanh nghiệp nêu rõ căn cứ tính lương và căn cứ khấu trừ. Đồng thời, cần thu thập chứng cứ chứng minh đã làm việc thực tế như lịch làm việc, tin nhắn giao việc, biên bản họp, log hệ thống, camera hoặc xác nhận của quản lý trực tiếp.

Nếu doanh nghiệp vẫn giữ nguyên việc trừ lương không đúng căn cứ, người lao động có quyền khiếu nại nội bộ, đề nghị thương lượng điều chỉnh lương hoặc yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động theo trình tự pháp luật. Việc bảo vệ quyền lợi phải dựa trên chứng cứ về thời giờ làm việc thực tế và quy định trả lương đã được doanh nghiệp công bố.

Kết luận

Quên chấm công không phải là căn cứ pháp luật để người sử dụng lao động tự ý trừ lương. Theo khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 102 Bộ luật Lao động 2019, khấu trừ tiền lương chỉ được thực hiện trong trường hợp luật định và với giới hạn chặt chẽ.

Hướng xử lý đúng là xác minh thời giờ làm việc thực tế, điều chỉnh dữ liệu chấm công nếu có căn cứ, hoặc xử lý kỷ luật lao động nếu vi phạm nội quy, chứ không được trừ lương tùy tiện. Cách áp dụng đúng pháp luật vừa bảo vệ quyền lợi người lao động, vừa giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự minh bạch và hạn chế tranh chấp.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động 2019.
• Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
• Điều 102 Bộ luật Lao động 2019 về khấu trừ tiền lương.
• Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 về nội quy lao động.
• Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 về xử lý kỷ luật lao động.
• Điều 129 Bộ luật Lao động 2019 về trách nhiệm vật chất.