Người lao động nghỉ việc giữa năm và tự quyết toán thuế TNCN

Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc tự quyết toán thuế TNCN

Việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công được xác định chủ yếu theo Luật Quản lý thuế, Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 80/2021/TT-BTC. Đây là ba văn bản trung tâm để nhận diện thời hạn, chủ thể quyết toán, hồ sơ và thẩm quyền tiếp nhận. Đối với người lao động nghỉ việc giữa năm, điểm mấu chốt là xác định có còn đủ điều kiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hay phải tự thực hiện quyết toán với cơ quan thuế.

Về phạm vi nghĩa vụ thuế, thu nhập từ tiền lương, tiền công vẫn được tính theo kỳ tính thuế năm, dù người lao động chỉ làm việc một phần năm. Do đó, việc chấm dứt hợp đồng lao động giữa năm không làm mất nghĩa vụ quyết toán nếu trong năm đã phát sinh thu nhập thuộc diện phải khai quyết toán hoặc có nhu cầu hoàn thuế. Cách tiếp cận này bảo đảm nguyên tắc tính thuế theo tổng thu nhập của cả năm dương lịch.

Khi nào người lao động nghỉ việc giữa năm phải tự quyết toán

Theo khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên trong năm thì thuộc trường hợp trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế, trừ các trường hợp được ủy quyền theo quy định. Quy định này đặc biệt quan trọng đối với người lao động đã nghỉ việc tại công ty cũ rồi nhận thu nhập tại đơn vị khác trong cùng năm. Chỉ cần phát sinh thu nhập từ hai tổ chức trả thu nhập trong năm, nghĩa vụ tự quyết toán đã được đặt ra theo nguyên tắc chung.

Ngoài trường hợp có từ hai nguồn thu nhập, người lao động còn phải tự quyết toán khi có số thuế phải nộp thêm sau đối chiếu cuối năm hoặc có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn. Trường hợp đã bị khấu trừ thuế trong năm nhưng tổng nghĩa vụ thuế thực tế thấp hơn số đã nộp là tình huống rất phổ biến khi người lao động nghỉ việc giữa năm. Khi đó, tự quyết toán là căn cứ để xác định số tiền hoàn hoặc bù trừ nghĩa vụ thuế còn thiếu.

Ngược lại, nếu chỉ có duy nhất một nơi trả thu nhập trong năm, người lao động có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay nếu đáp ứng điều kiện ủy quyền theo quy định. Tuy nhiên, khi đã nghỉ việc tại thời điểm quyết toán, việc ủy quyền thường không còn phù hợp vì người lao động không còn quan hệ lao động thực tế với đơn vị cũ. Trong thực tiễn, đây là lý do phổ biến khiến người lao động phải tự thực hiện hồ sơ quyết toán.

Điều kiện để được ủy quyền và vì sao nghỉ việc giữa năm thường phải tự làm

Cơ chế ủy quyền quyết toán chỉ đặt ra khi cá nhân đủ điều kiện và tổ chức trả thu nhập còn có thể thực hiện thay. Khi người lao động đã nghỉ việc trước thời điểm quyết toán, đơn vị cũ không còn là nơi trả thu nhập chính tại thời điểm lập hồ sơ, nên việc ủy quyền thường không thực hiện được. Vì vậy, nghỉ việc giữa năm là tình huống thực tế làm phát sinh nhu cầu tự quyết toán nhiều nhất.

Trong trường hợp người lao động chuyển sang làm tại đơn vị khác trong cùng năm, việc có nhiều nguồn thu nhập khiến cá nhân không còn thuộc nhóm được ủy quyền đơn giản. Cơ quan thuế yêu cầu cá nhân tổng hợp toàn bộ thu nhập, tiền thuế đã khấu trừ, các khoản giảm trừ và người phụ thuộc trong cả năm để xác định số thuế cuối cùng. Điều này nhằm bảo đảm tính đúng và tính đủ nghĩa vụ thuế theo kỳ tính thuế năm.

Hồ sơ tự quyết toán thuế TNCN

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công được lập theo mẫu quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC. Thành phần cơ bản gồm tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 02/QTT-TNCN và phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN nếu có đăng ký người phụ thuộc. Trường hợp có phát sinh thuế đã khấu trừ trong năm, người lao động cần kèm chứng từ khấu trừ thuế do tổ chức trả thu nhập cấp.

Nếu người lao động có số thuế đã tạm nộp hoặc đã khấu trừ tại nhiều nơi, hồ sơ nên được chuẩn bị đầy đủ để đối chiếu chính xác. Các chứng từ này là căn cứ xác định số thuế đã nộp, số thuế còn phải nộp hoặc số thuế nộp thừa cần hoàn. Thiếu chứng từ khấu trừ thuế thường làm kéo dài thời gian xử lý hồ sơ và phát sinh yêu cầu bổ sung từ cơ quan thuế.

Nơi nộp hồ sơ quyết toán

Người lao động nghỉ việc giữa năm và tự quyết toán thuế nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý nơi cư trú theo quy định áp dụng cho cá nhân trực tiếp quyết toán. Nơi cư trú được xác định theo đăng ký thường trú hoặc tạm trú hợp lệ. Trong trường hợp cá nhân không còn làm việc tại tổ chức trả thu nhập cuối cùng, việc nộp tại cơ quan thuế nơi cư trú giúp bảo đảm đúng thẩm quyền tiếp nhận.

Với cá nhân có thay đổi nơi làm việc trong năm, nơi nộp hồ sơ không phụ thuộc vào nơi đã nghỉ việc trước đó mà phụ thuộc vào quy định về nơi cư trú của cá nhân tại thời điểm quyết toán. Cách xác định này đặc biệt hữu ích cho người lao động chuyển tỉnh, chuyển chỗ ở hoặc chấm dứt hợp đồng rồi trở về nơi cư trú ban đầu. Khi thông tin cư trú và chứng từ thuế được chuẩn bị thống nhất, việc xử lý hồ sơ thường thuận lợi hơn.

Thời hạn tự quyết toán và hậu quả nếu nộp muộn

Thời hạn quyết toán thuế TNCN theo năm được thực hiện theo quy định của Luật Quản lý thuế hiện hành và các văn bản hướng dẫn. Với cá nhân trực tiếp quyết toán, thời hạn thường gắn với ngày cuối cùng của tháng thứ tư kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Nếu ngày cuối cùng trùng ngày nghỉ thì thời hạn được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo theo quy tắc chung về thời hạn hành chính.

Việc nộp muộn làm phát sinh rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và chậm được hoàn thuế nếu có số thuế nộp thừa. Vì vậy, người lao động đã nghỉ việc giữa năm cần chủ động thu thập chứng từ ngay khi chấm dứt hợp đồng, không chờ đến sát hạn quyết toán. Trong thực tiễn, đây là khâu thường bị bỏ sót khi người lao động chuyển việc hoặc tạm ngừng lao động.

Cách xác định số thuế phải nộp thêm hoặc số thuế được hoàn

Nguyên tắc tính quyết toán là cộng toàn bộ thu nhập chịu thuế trong năm, trừ các khoản giảm trừ hợp lệ, sau đó tính lại số thuế phải nộp theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Nếu số thuế đã khấu trừ trong năm lớn hơn số thuế phải nộp theo quyết toán, người lao động có quyền đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ sau theo quy định. Nếu số đã khấu trừ thấp hơn số phải nộp, cá nhân phải nộp bổ sung phần chênh lệch.

Người nghỉ việc giữa năm thường phát sinh hoàn thuế do thu nhập thực nhận chỉ kéo dài trong một phần năm nhưng thuế đã bị khấu trừ theo tháng. Khi đã có đầy đủ chứng từ và dữ liệu người phụ thuộc, việc xác định số thuế hoàn thường rõ ràng và ít tranh chấp. Trường hợp có thu nhập ở nhiều nơi nhưng một số nơi chưa khấu trừ đúng, cơ quan thuế sẽ căn cứ hồ sơ tổng hợp để xử lý theo số liệu cuối cùng.

Những lưu ý thực tiễn khi tự quyết toán

Thứ nhất, cần yêu cầu tổ chức trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế ngay khi nghỉ việc hoặc ngay sau khi kết thúc năm. Thứ hai, phải kiểm tra lại thông tin cá nhân, mã số thuế, người phụ thuộc và khoản giảm trừ gia cảnh để tránh sai sót khi điền tờ khai. Thứ ba, nếu có thu nhập từ nhiều nơi trong năm, cần tổng hợp đủ toàn bộ chứng từ trước khi nộp hồ sơ.

Thứ tư, người lao động nên đối chiếu thời gian tính giảm trừ bản thân và giảm trừ người phụ thuộc giữa các nơi trả thu nhập để tránh tính trùng hoặc bỏ sót. Thứ năm, nếu đã nghỉ việc nhưng công ty cũ còn lưu dữ liệu thu nhập và thuế khấu trừ, người lao động vẫn có quyền đề nghị cấp lại bản sao chứng từ theo đúng quy trình nội bộ. Việc chủ động này giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại do thiếu căn cứ xác minh.

Kết luận

Người lao động nghỉ việc giữa năm không đương nhiên được miễn nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN. Khi đã có thu nhập từ hai nơi trở lên, có thuế nộp thừa hoặc phải nộp bổ sung, cá nhân phải tự quyết toán với cơ quan thuế theo đúng hồ sơ, nơi nộp và thời hạn luật định. Tính chủ động trong việc thu thập chứng từ và kê khai chính xác là yếu tố quyết định để bảo đảm quyền hoàn thuế, đồng thời tránh rủi ro vi phạm về thuế.

Tài liệu tham khảo

• Luật Quản lý thuế 2019.
• Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế.
• Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế.
• Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022 về quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
• Cổng thông tin Hỏi đáp chính sách thuế của Bộ Tài chính.