Người đại diện theo pháp luật bị tạm giam: cơ chế ký kết của công ty

Khung pháp lý điều chỉnh khi người đại diện theo pháp luật bị tạm giam

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp và đại diện doanh nghiệp trong tố tụng, theo khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020. Khi người này bị tạm giam, vấn đề pháp lý trọng tâm không phải là sự chấm dứt ngay lập tức tư cách đại diện, mà là cơ chế thay thế để doanh nghiệp duy trì hoạt động hợp pháp. Pháp luật doanh nghiệp đã đặt ra quy tắc riêng cho từng loại hình công ty để tránh gián đoạn ký kết và điều hành.

Về nguyên tắc chung của đại diện, theo Điều 134 và Điều 135 Bộ luật Dân sự 2015, đại diện có thể là đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền; giao dịch do người đại diện xác lập trong phạm vi đại diện làm phát sinh quyền, nghĩa vụ trực tiếp đối với người được đại diện. Tuy nhiên, khi người đại diện theo pháp luật đang bị tạm giam, việc thực hiện quyền đại diện bị đặt trong giới hạn thực tế và pháp lý, nên thẩm quyền ký kết của công ty phải được xác định theo cơ chế luật chuyên ngành của doanh nghiệp. Đây là điểm cần phân biệt giữa tư cách đại diện và khả năng thực thi quyền đại diện trên thực tế.

Nguyên tắc xử lý quyền ký kết khi người đại diện bị tạm giam

Pháp luật hiện hành không cho phép doanh nghiệp “để trống” thẩm quyền đại diện trong thời gian dài. Theo khoản 5 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, nếu công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật, hoặc chỉ còn một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam và người này bị tạm giam, chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị phải cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty. Quy định này bảo đảm tính liên tục trong giao kết hợp đồng, đại diện làm việc với cơ quan nhà nước và tham gia tố tụng.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, theo khoản 6 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, nếu một thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật bị tạm giam thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi Hội đồng thành viên quyết định người đại diện mới. Với công ty cổ phần, cơ chế tương ứng được áp dụng theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020: Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật khi công ty chỉ còn một người đại diện theo pháp luật bị tạm giam hoặc trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải thay thế để bảo đảm hoạt động bình thường. Từ đó, quyền ký kết không bị đình trệ, mà chuyển sang người đại diện hợp pháp được xác lập đúng thẩm quyền.

Ai được ký hợp đồng trong thời gian tạm giam?

Trong giai đoạn chưa hoàn tất việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, chỉ người đang có thẩm quyền đại diện hợp pháp theo Điều lệ và theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền mới được ký kết nhân danh công ty. Nếu công ty đã có người đại diện khác hợp pháp, người này có quyền ký các giao dịch trong phạm vi đại diện của mình theo khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 và theo nguyên tắc đại diện của Bộ luật Dân sự 2015. Ngược lại, nếu doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện bị tạm giam mà chưa kịp cử người thay thế, các giao dịch có nguy cơ bị tranh chấp về thẩm quyền ký.

Trong thực tiễn quản trị, công ty cần kiểm tra Điều lệ để xác định mô hình đại diện, số lượng người đại diện theo pháp luật và cơ chế phân quyền nội bộ. Nếu Điều lệ quy định có nhiều người đại diện, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục ký kết thông qua người còn lại, miễn là giao dịch nằm trong phạm vi quyền được giao. Nếu Điều lệ quy định một người đại diện duy nhất, việc chậm cử người thay thế sẽ làm gia tăng rủi ro đối với hiệu lực giao dịch và trách nhiệm nội bộ của người quản lý công ty.

Hiệu lực giao dịch do người bị tạm giam ký

Về nguyên tắc, giao dịch dân sự có hiệu lực khi chủ thể có năng lực pháp luật, năng lực hành vi và người ký có thẩm quyền đại diện phù hợp với quy định của pháp luật, theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015. Nếu người đại diện theo pháp luật vẫn còn tư cách đại diện theo quyết định nội bộ nhưng việc ký kết vượt quá giới hạn thẩm quyền hoặc trái với cơ chế thay thế bắt buộc của Luật Doanh nghiệp 2020, giao dịch sẽ phát sinh tranh chấp về hiệu lực và trách nhiệm bồi thường. Do đó, công ty không được mặc nhiên coi mọi văn bản do người bị tạm giam ký là hợp lệ.

Trường hợp người đại diện bị tạm giam đã được thay thế hợp pháp, mọi hợp đồng tiếp theo phải do người mới hoặc người đại diện còn lại ký nhân danh công ty. Các hợp đồng đã ký trước thời điểm thay thế vẫn được xem xét theo quy tắc hiệu lực tại thời điểm giao kết, trừ khi có căn cứ khác làm vô hiệu theo Bộ luật Dân sự 2015. Vì vậy, mốc thời gian ban hành nghị quyết, quyết định thay thế người đại diện có ý nghĩa then chốt trong đánh giá hiệu lực của từng hợp đồng.

Trình tự nội bộ cần thực hiện ngay

Khi phát hiện người đại diện theo pháp luật bị tạm giam, doanh nghiệp cần triệu tập ngay cơ quan có thẩm quyền theo Điều lệ để ra quyết định cử người đại diện mới hoặc xác nhận người đại diện đương nhiên theo luật. Quyết định này phải thể hiện rõ họ tên, chức danh, phạm vi đại diện, thời điểm có hiệu lực và căn cứ pháp lý. Sau đó, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và văn bản hướng dẫn có liên quan.

Song song với thủ tục đăng ký, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ hợp đồng đang đàm phán, thông báo cho đối tác về đầu mối ký kết mới và cập nhật mẫu chữ ký, con dấu, quy trình phê duyệt nội bộ. Việc này không chỉ giảm nguy cơ đối tác viện dẫn thẩm quyền ký không đúng, mà còn hạn chế trách nhiệm của thành viên, hội đồng quản trị hoặc người quản lý khi chậm tổ chức lại bộ máy đại diện. Trong các hợp đồng quan trọng, nên ban hành nghị quyết riêng về ủy quyền ký kết cho người có thẩm quyền mới để bảo đảm tính minh bạch.

Những điểm cần phân biệt để tránh nhầm lẫn

Thứ nhất, tạm giam không đồng nghĩa với chấm dứt tư cách pháp lý của người đại diện theo pháp luật; hệ quả pháp lý trực tiếp là phát sinh căn cứ để thay thế người đại diện theo Luật Doanh nghiệp 2020. Thứ hai, quyền ký kết của công ty không tự động chuyển cho bất kỳ nhân sự nào nếu chưa có quyết định đúng thẩm quyền hoặc cơ chế đương nhiên theo luật. Thứ ba, đại diện theo ủy quyền chỉ hình thành khi có văn bản ủy quyền hợp lệ theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015 và phải đúng phạm vi được giao.

Trong quản trị doanh nghiệp, sự nhầm lẫn giữa “người điều hành thực tế” và “người đại diện theo pháp luật” thường dẫn đến rủi ro vô hiệu giao dịch và trách nhiệm cá nhân. Vì vậy, việc xử lý tình huống người đại diện bị tạm giam phải được tiến hành như một thủ tục pháp lý khẩn cấp, không chỉ là giải pháp hành chính nội bộ. Doanh nghiệp cần ưu tiên xác lập ngay người ký hợp pháp trước khi tiếp tục đàm phán hoặc ban hành cam kết mới.

Kết luận

Người đại diện theo pháp luật bị tạm giam là tình huống pháp lý đã được Luật Doanh nghiệp 2020 dự liệu bằng cơ chế thay thế người đại diện, bảo đảm doanh nghiệp không bị gián đoạn quyền ký kết. Thẩm quyền ký trong thời gian này chỉ thuộc về người đại diện hợp pháp còn lại hoặc người được cử thay thế đúng trình tự. Để bảo vệ hiệu lực giao dịch và hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp phải xử lý ngay việc thay đổi đại diện, cập nhật đăng ký và chuẩn hóa quy trình ký kết.

Tài liệu tham khảo

• Luật Doanh nghiệp 2020.
• Bộ luật Dân sự 2015.
• Bộ luật Tố tụng hình sự 2015.
• Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
• Văn bản hợp nhất và hướng dẫn chuyên ngành về đại diện doanh nghiệp, đăng ký doanh nghiệp.